En Colombia, el Código de Comercio obliga a llevar contabilidad a los comerciantes que venden bienes, prestan servicios y que hacen parte del Régimen Común en el Impuesto a las Ventas. En este artículo de Loggro, te contamos todo para que sepas si debes cumplir o no con esta tarea para que evites sanciones fiscales y legales.
Obligaciones contables en Colombia: Cómo evitar sanciones fiscales y legales
¿Quiénes deben llevar contabilidad según el Código de Comercio?
Según lo indica el Artículo 19 del Código de comercio, todos los comerciantes se encuentran obligados a llevar la contabilidad regular de sus empresas teniendo en cuenta todas las prescripciones legales.
¿Quién no se encuentra obligado a llevar la contabilidad de sus empresas?
Quienes hagan parte del Régimen Simple no deben llevar la contabilidad de sus empresas, pero sí ejercen el rol de comerciantes y hacen parte de este régimen, sí deben llevarla según las indicaciones del Código de Comercio.
Personas naturales que no deben llevar contabilidad
Las personas naturales no se encuentran obligadas a llevar su contabilidad, tampoco los asalariados ni los contribuyentes que ejercen profesiones liberales a pesar de que sean responsables del Impuesto de Renta. Cabe destacar que estos últimos deben llevar su contabilidad si son comerciantes.
¿Cuándo los agricultores y ganaderos deben llevar su contabilidad?
Los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural no deben llevar contabilidad, en el único caso que deben hacerlo es cuando transforman y comercializan sus productos por medio de una empresa.
¿Puedo llevar mi contabilidad a pesar de no estar obligado?
A pesar de que no te encuentres obligado a llevar tu contabilidad puedes hacerlo, pero para que esta sirva como una prueba debes llevarla cumpliendo todos los requisitos que exige la Ley, si no cumples no te servirá como una prueba en procesos contra terceros y tampoco tendrás beneficios al declarar tus impuestos.
¿Cómo hago para saber si soy comerciante obligado?
El Código de Comercio cataloga a los comerciantes como todas aquellas personas que su profesión o actividad sea considerada legalmente como mercantil, cabe destacar que cuando se hace referencia a personas, deben tenerse en cuenta tanto las personas naturales como las jurídicas.
En conclusión, los comerciantes son las personas naturales y jurídicas que realizan actividades mercantiles como vender bienes o prestar servicios valorados con dinero con el fin de obtener una ganancia o lucro.
Conoce los principales actores que deben llevar contabilidad en Colombia
| Obligados a llevar contabilidad | Descripción |
|---|---|
| Personas jurídicas | Todas las empresas registradas en Colombia, incluyendo sociedades anónimas, limitadas y SAS, están obligadas a llevar contabilidad. |
| Personas naturales comerciantes | Individuos que realizan actividades comerciales o empresariales de manera habitual deben llevar contabilidad. |
| Entidades sin ánimo de lucro | Fundaciones y organizaciones que operan sin fines de lucro, pero manejan recursos, están obligadas a llevar contabilidad formal. |
| Contribuyentes de régimen común | Aquellos inscritos en el Régimen Común deben llevar libros contables que reflejen su situación económica y financiera. |
| Personas extranjeras con actividad económica | Extranjeros que realicen actividades económicas en Colombia están obligados a llevar contabilidad bajo las normas locales. |
¿Qué debes tener en cuenta para llevar la contabilidad de tu empresa?
La contabilidad, además de ser un registro detallado de las operaciones que realiza la empresa, es el medio para probar cualquier asunto fiscal y legal a un tercero, siempre y cuando la realices siguiendo las normas contables que la cobijan.
Documentación importante en la contabilidad de una empresa
Los que mencionaremos son algunos de los documentos más importantes que se deben tener al realizar la contabilidad de una empresa, ten en cuenta cada uno de ellos para que no tengas problemas al realizar la tuya.
Libros contables
Un aspecto importante es que las personas que están obligadas a llevar la contabilidad para sus empresas deben registrar ante la Cámara de Comercio sus libros de contabilidad y cualquier otro que considere necesarios, los demás los mencionaremos a continuación.
Libro mayor y balances
El libro mayor se caracteriza por ser un resumen de los movimientos mensuales de las cuentas. Su principal función es poder extraer los balances generales y de prueba o los estados de los resultados.
Libro de inventarios
El libro de Inventarios se reglamenta con el Artículo 52 del Código de Comercio. Indica que todos los comerciantes que inicien un negocio y por lo menos una vez al año deben realizar un inventario y balance para poder conocer la situación de su negocio, el cumplimiento de este requisito debe quedar registrado en este libro.
Libro diario
Con el libro diario podrás detallar los comprobantes diarios cronológicamente con el fin de tener datos resumidos que se registrarán en el libro mayor y balances.
Libros auxiliares
Los libros auxiliares no necesitan registro y se deben llevar de forma permanente y detallada por cada cuenta contable que tengas; un ejemplo es el libro de bancos, libro de caja, libro de cuenta por cobrar, etc.
Soportes contables
La información que se encuentra consignada en los libros contables se debe soportar por medio de comprobantes externos o internos. Cabe destacar que los libros de contabilidad por sí mismos no son una prueba si no se encuentran soportados con los documentos idóneos que respalden fielmente las cifras que se incluyen en ellos.
También se debe tener presente que la legislación tributaria en Colombia indica que los valores que se registren en los libros contables no deben diferir de los valores que contienen los comprobantes y soportes contables, por esta razón es muy importante conservar todos los documentos que dan origen a los valores registrados en los libros.
Otros libros que debes tener en cuenta
Aparte de los que mencionamos anteriormente, también debes tener en cuenta los libros de actas de asambleas generales de socios y el libro de registro de los socios o accionistas.
Sanciones por no llevar la contabilidad
Los obligados a llevar su contabilidad que incumplan este requisito podrán tener varias consecuencias, como no poder probar para defenderse ante un litigio con terceros o en relación con la declaración de impuestos. Tampoco podrán deducir sus costos y gastos correspondientes, además se exponen a ser sancionados por irregularidades contables.
¿Cuál es la mejor forma para llevar la contabilidad en una empresa?
En la actualidad, la mejor forma para llevar la contabilidad de una empresa es utilizando un software contable para que te resulte más fácil registrar los comprobantes diarios para luego realizar los informes generales que deben aparecer en tus libros contables. También podrás tener más orden en los procesos de tu empresa y podrás enfocar el recurso humano en tareas más estratégicas que ayuden en el crecimiento de tu empresa.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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