El proceso de Facturación Electrónica aplica para las compañías que a la fecha tienen el RUT actualizado con la responsabilidad 37 o 38. Proceso en el cual se genera la factura de venta y de manera simultánea este documento se le hace llegar a la DIAN y al cliente. Además, en este artículo de Loggro te contamos lo que debes saber para proteger tus archivos digitales.
Facturación Electrónica para compañías con RUT actualizado
Los pasos para iniciar este proceso son los siguientes: Es importante que este proceso lo realice el contador de la compañía ingresando al portal web de la DIAN en la sección de Servicios a su alcance y luego en Usuario Registrado diligencia los datos requeridos.
En la nueva ventana de las actividades debes ingresar a la opción Numeración de Facturación y despliegas la sección de Facturación Electrónica para continuar con el proceso.
6 pasos: Proceso de Facturación Electrónica con Validación Previa
Paso 1. Asociar proveedor tecnológico
Para iniciar debes asociar tanto el Proveedor Tecnológico como el Software para facturar electrónicamente. En este caso debes elegir Proveedor: Productora De Software S.A.S y Software: iPSL.
Luego de esto la DIAN informa a PSL a través de correo electrónico que fue elegido como proveedor tecnológico para que proceda a aprobar o rechazar.
Paso 2. Actualización de RUT – Responsabilidades y Proveedor Tecnológico
Actualmente la DIAN no se encuentra actualizando el Rut por medio de solicitud. Cada compañía debe estar pendiente de la nueva resolución, en la cual se va a actualizar la responsabilidad 37 Facturación Electrónica por medio de la Actividad Económica.
Adicional a esto el Facturador Electrónico debe actualizar el RUT indicando cuál es su Proveedor Tecnológico.
Esto para dar cumplimiento al Artículo 14 de la Resolución 000019 de 2016 – Numeral 1.2.2.2
Paso 3: Autorización de numeración de facturación
Una vez se tenga el Rut actualizado con la responsabilidad fiscal 37 o 38, se debe solicitar la autorización de numeración de facturación.
Autorización de Numeración de Facturación ➔ Tipo Electrónica.
Para ver como es el proceso de solicitar esta numeración, la DIAN publicó en YouTube el video: “Paso a paso para habilitación de rangos de numeración de facturación”. Puedes acceder a este desde el siguiente link: https://www.youtube.com/embed/2yOk9YgNjWI?wmode=transparent
Paso 4: Asociar Prefijos
Debes asociar los consecutivos o numeración de Facturación solicitada en el Paso 3. En la pagina de la DIAN puedes encontrar la asociación de los prefijos en el paso número 17 de Facturación Electrónica.
Paso 5: Envío de Rut y Resolución de Facturación Electrónica
Debes enviar el Rut actualizado y la Resolución de Facturacion Electronica al correo: soporte@loggro.com con los datos de contacto del facturador electrónico indicando que ya han cumplido con los pasos anteriores y solicitando la autorización de Loggro. Esta solicitud tiene (2) días hábiles para su respuesta.
Ciberseguridad: clave en la implementación
La ciberseguridad es un conjunto de herramientas, acciones, políticas, directrices, prácticas, métodos, y mecanismos tecnológicos que se utilizan para proteger tanto a los usuarios como los activos de información que sus empresas procesan, transportan por sistemas que están interconectados y que almacenan a diario.
Es decir que los activos en información tienen que ver con los datos y/o conocimientos de gran valor para una organización porque se necesitan para que esta funcione u obtenga objetivos que plantean sus directivos, en otras palabras, con los activos en información es más fácil tomar decisiones para cambiar el rumbo de una empresa y por esta razón es tan importante cuidarlos de cualquier ataque cibernético.
Funcionamiento de la ciberseguridad en la facturación y nómina electrónica
La seguridad de la información para la nómina y facturas electrónicas es posible porque cuentan con mecanismos que están integrados a sus documentos como una parte fundamental de su composición; además esos mecanismos son un requisito que exige la DIAN para que puedan ser validados.
Los mecanismos que garantizan la seguridad de la información y que podemos encontrar, tanto en la nómina como en la facturación electrónica son:
- El Código CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) para el caso de la facturación electrónica.
- El Código CUNE (Código Único de Nómina Electrónica) para el caso de la nómina electrónica.
- El formato XML (Extensive Markup Language).
- La firma digital de cada emisor.
Todos los mecanismos individuales que mencionamos se caracterizan por responder a diferentes lógicas que al trabajar en conjunto brindan una mayor seguridad cuando envías y recibes facturas y documentos soporte de nómina electrónica.
Trabaja en la Nube tus documentos electrónicos
Otro mecanismo que debes conocer para garantizar la ciberseguridad de tus documentos electrónicos es trabajar en la Nube, ya son muchos los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN que almacenan y gestionan los documentos de sus clientes utilizando este método.
Utilizándolo podrás tener sistemas de seguridad específicos para evitar la pérdida o modificación de tus archivos. Tendrás opciones avanzadas para que des accesos a cierta información y a ciertos empleados. Es más fácil encontrar tus datos y podrás acceder desde el dispositivo que quieras siempre y cuando tengas conexión a internet.
Cumplir con todos los requisitos asegura que tu proceso sea transparente y reduce de forma significativa los riesgos para tus facturas y documentos de nómina electrónica, así que si aún trabajas tus archivos en papel o sin ningún tipo de protección y quieres comenzar a cumplir con la facturación y nómina electrónica de tu empresa, te invitamos a conocer nuestro software de nómina y facturación. Con ellos tendrás la ciberseguridad que necesitas y cumplirás con todos los requisitos que exige l
Paso 6: Configuración en compañía de un consultor de Loggro
Un consultor de Loggro se comunicará para configurar el sistema con facturación electrónica. Se realiza acompañamiento para activar el check de Facturación electrónica (es importante tener en cuenta que solo se debe activar con el consultor, cuando este lo indique).
Se actualiza en el sistema la resolución y se explica notificación a la DIAN.
Es importante tener en cuenta que para comenzar Facturación Electrónica se deben actualizar los correos de los clientes activando el check por la siguiente Ruta: Contactos/Relación de contactos/clientes: Al ingresar a cada cliente en la parte inferior se encuentra el check de enviar archivo XML.
a DIAN para ser validados.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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