La mayoría de los minoristas o empresas que los usan te dirán que su sistema POS es el componente central de su negocio, el epicentro donde todo se reúne. Pero primero veamos qué es un sistema POS.
Un sistema POS por sus siglas en inglés o también llamado punto de venta es un software informático que administra las transacciones y operaciones comerciales de un establecimiento, se trata del hardware y el software utilizado para registrar las transacciones financieras de una tienda o retail. Permite almacenar información sobre productos, analizar intuitivamente la composición de una factura, capturar los datos de una operación y completar el pago mediante tarjeta de débito, crédito o dispositivos móviles. En pocas palabras, se puede afirmar que son la evolución natural de las cajas registradoras del pasado, siendo de acuerdo con la opinión de los gerentes de tiendas, la mejor herramienta para administrar y evaluar su negocio.
Debido a la importancia de un sistema POS en este artículo hemos seleccionado algunas características indispensables que se deben tener cuenta al momento de elegir esta herramienta, las cuales son funcionalidades básicas que te permitirán administrar tu negocio de forma más rápida y ordenada con el objetivo que le dediques más tiempo a tareas relevantes que te permitan hacer crecer tu negocio. Esto es lo que debe tener un sistema POS:
Facilidad de uso, interfaz intuitiva
Evidentemente un sistema POS debe ser una herramienta enriquecedora para tu punto de venta, este sistema debe generar un valor agregado para el negocio y apoyar tanto a los usuarios como a los clientes a realizar sus transacciones de forma inmediata, en el menor tiempo posible. Es por ello que el principal requisito que debe cumplir un sistema POS es tener una interfaz intuitiva, fácil de manejar y amigable para todos los involucrados.
Encuentra un proveedor que te permita tener una prueba gratuita, de esta forma te ayudará a identificar si la interacción del usuario con el sistema es auto explicativo e intuitivo, sencillo y entendible para cualquiera que lo use. Comprueba que con pocos clics puedas operar el software sin necesidad de seguir complejos manuales o difíciles instrucciones de uso, ¿ya has pedido una prueba gratis?, ¡anímate!, explora el sistema por ti mismo y así saldrás de las dudas que tengas.
Debe ser integral
Sin duda encontrarás en el mercado numerosas soluciones, unas más o menos competas que otras, la recomendación de cualquier empresario que ya haya implementado este tipo de herramientas en su negocio será: encuentra un sistema POS integral, esto significa que tu proveedor de software te pueda dar los módulos o segmentos especiales que necesite tu negocio, tales como: módulo de gestión de clientes, manejo de inventarios, módulos de contabilidad, reportes para gerencia entre otros.
De esta forma podrás armar el paquete perfecto para tus necesidades sin tener que pagar más por otras que no necesites, o si en el futuro quieres complementar el que ya tienes puedas hacerlo con facilidad.
Debe estar en la nube
En el pasado quedó el miedo de tener la información en la nube, es un hecho que hoy en día la nube brinda mejor productividad y movilidad a los negocios. Ahora más que nunca se hace vital que puedas administrar tu negocio desde cualquier parte en la que estés, no importa que realices un viaje de negocios o estés haciendo teletrabajo, solo necesitas tener acceso a internet puedes saber que está ocurriendo en tu negocio en tu ausencia. Imagina el siguiente escenario, sin salir de casa podrás tener el poder y control de tus cajas registradoras, desde tu sala tienes la opción de abrirlas o cerrarlas remotamente desde internet. ¿suena interesante? En este artículo podrás conocer más acerca de cómo funciona un sistema POS en la nube.
Módulo de clientes
Indudablemente el cliente de hoy es mucho más demandante y está mejor informado, por ello es esencial que puedas conocerlo también, saber qué te compra y desde hace cuánto, se convierte en información clave que te ayudará a tener una relación más duradera y generar mayor satisfacción y lealtad con él. Datos como: teléfono, correo electrónico, historial de compra, entre otros que el cliente quiera darte serán ítems que harán parte de tu planeación estratégica, por medio de los cuales podrás microsegmentar y generar promociones, descuentos o combos únicos para cada uno de esos nichos.
Módulo de inventarios
Para el dueño de un negocio tener acceso a la información de ventas e inventarios en tiempo real es vital para tomar decisiones en el momento oportuno, tomemos como ejemplo un supermercado o una tienda, imagina la cantidad de referencias y productos que puede tener, cientos o incluso miles. Para cualquiera que administre este negocio se vuelve imposible mantener al día el control de su inventario, saber si se te agotó un producto oportunamente o conocer si tienes faltantes o si sufriste algún robo, esto verdaderamente es un dolor de cabeza para los negocios.
Como propietario es muy importante tener visibilidad de lo que está ocurriendo en tu negocio, en cada sucursal si las tienes, información como qué productos se están moviendo más que otros, niveles de inventarios, ventas diarias, semanales o en el periodo que lo requieras, valor del inventario entre otros, debe estar a la mano en todo momento para poder reaccionar oportunamente ante cualquier imprevisto.
Facilitar descuentos y devoluciones
Hablando de estrategias para la recompra y aumento de ventas, está comprobado que los descuentos y las rebajas es la estrategia favorita por los negocios y a su vez, para los clientes, todos queremos gastar menos dinero y sentir que obtuvimos una “ganga”.
Esta estrategia de rebajar el valor de un producto se usa para atraer más clientes e impulsar y acelerar las ventas en tu negocio, también es usada para mover aquellos productos que llevan mucho tiempo en el inventario y no logras vender. Un sistema POS debe permitirte aplicar estos descuentos sin complicaciones ya sea que necesites hacerlo a nivel de cada producto o servicio o a toda la factura.
Además, debe facilitar la devolución parcial o total de mercancía, reversando la transacción de lo devuelto de manera automática y generando los asientos contables necesarios de manera transparente para el usuario, lo cual agiliza el servicio que prestas en tu punto de venta.
Si tener tiempo para las actividades estratégicas que sean más relevantes para tu negocio es tu mundo soñado, obtener un sistema POS es la solución perfecta para ti, en el mercado ya existen muchas opciones que no generan un costo importante, incluso este dependerá del tamaño de tu facturación para que con esta herramienta puedas gestionar las operaciones de tu empresa.
Adicionalmente tus clientes recibirán un mejor servicio, más eficiente y veloz, brindándole una mejor experiencia de compra y haciendo que la recompra aumente significativamente.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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