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¿Qué inconvenientes se pueden mitigar con la implementación de un Software de gestión de activos fijos?
Uno de los activos más difíciles de controlar por parte de las empresas son los Activos Fijos, pues en ellos se realiza una gran inversión esperando algún usufructo futuro. Sin embargo, en muchas ocasiones, las empresas no tienen un correcto manejo de los mismos, lo que puede representar en problemas que a continuación se abordarán y darán una perspectiva de que problemas se mitigan.
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Mejor control de los responsables del área
Cuando se adquiere un Software de gestión de activos fijos es posible mejorar el control y la trazabilidad que ha tenido un activo durante su vida útil, esto porque en muchas ocasiones es posible evidenciar la falta de trazabilidad que existe en las empresas sobre los mismos. Un ejemplo muy común es cuando un activo sigue en cabeza de alguna persona que ya no labora en la empresa o cuando aún se conservan activos en el registro que ya fueron debidamente dados de baja por la circunstancia que fuese. Por ello, el adquirir un Software de gestión de activos fijos asegurará que estos riesgos serán mitigados a través de:
- La posibilidad de matricular sus activos fijos y clasificarlos en ítems como: responsable, ubicación, centro de costos y/o división (según como lo administre cada empresa) y otros para así tener la mayor cantidad de información disponible.
Posibilidad de generar actas que validen la entrega del responsable del activo, así como su acta de devolución según aplique. Así se tiene trazabilidad total en la hoja de vida del activo, garantizando un mejor control para la empresa.
Flexibilidad con diferentes procedimientos
Una de las grandes limitantes que se encuentran en los sistemas actuales, es que no es posible manejar diferentes métodos de depreciación según las necesidades. Esto es que, en muchas ocasiones, las empresas optan por llevar una depreciación bajo un método fiscal, que en vez del método corporativo o el que bien a su conocimiento sea el más fiable que deba ejecutarse en el activo. Cuando se adquiere un Software de gestión de activos fijos es posible que sobre el mismo activo se ejecuten diferentes métodos de depreciación permitiendo así:
- Tener una visión de las diferencias que existen entre los métodos fiscales, corporativos u otros según las necesidades de información. Pudiendo así reestructurar políticas y/o procedimientos que sean del mejor provecho para la empresa y que pueden aplicarse en el futuro.
- Permitir a la administración reportar la información según lo requiere, sin dejar de cumplir otros requerimientos, evitando así errores de reportería.
Mitigar la labor del área contable en cuanto a conciliación y/o ajustes según la necesidad de la información, reduciendo así el tiempo de trabajo manual y liberándose para otras tareas que generan valor a la empresa.
Adaptable a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Con la llegada de las Normas Internacionales de Información Financiera, los métodos de depreciación tuvieron cambios a los que usualmente las empresas no estaban preparadas. Sin embargo, esta falta de preparación no exime el deber de poder seguir los lineamientos de las NIIF para así cumplir a cabalidad lo que estas Normas exigen en términos de reportes. Es por ello, que con la adquisición de un Software de Gestión de activos fijos se logra evitar ese inconveniente de las pocas bondades de poder reportar este tipo de activos con las exigencias de esos estándares. Por ello un Software de gestión de activos fijos le debe permitir a las empresas:
- Poder registrar de manera fácil las transacciones que puede tener los activos fijos en su ciclo de vida, tales como: costos agregados, retiros, adquisición del activo, depreciación y desactivaciones temporales. Todo esto acorde a los Estándares Internacionales y con la posibilidad de ser adaptado de acuerdo a otras políticas, como de carácter fiscal y corporativo, por citar algunos ejemplos. Así mismo, que use el concepto de componentización, que no es más que diferenciar por componentes un activo fijo y asignarles a cada uno la vida útil y método de depreciación de acuerdo a la realidad de cada activo.
- Acorde con los estándares internacionales, también es importante que el Software de gestión de activos fijos esté en capacidad de abordar los métodos de depreciación de línea recta, reducción de saldos, saldos decrecientes, suma digitos años. Todos ellos con las implicaciones de los estándares internacionales, que permite aplicar a los gestores de la información el método más acorde de acuerdo a la realidad económica y no a las fiscales. Un ejemplo muy común, es que se suele utilizar un método de depreciación en línea recta para propósitos fiscales, pero para efectos de la realidad del negocio se adopta otro para poder realizar una mejor valoración del activo y así mismo calcular los rendimientos que se esperan sobre el mismo.
- Aunado con los estándares, también el Software de gestión de activos fijos debe estar en la capacidad de abordar el deterioro de los activos (que es totalmente diferente a la depreciación a la luz de los Estándares Internacionales) y poder realizar una medición por su importe recuperable. Esto ayudará a que las empresas puedan tener esos conceptos dentro del Software ERP y no fuera del mismo a través de una hoja de control externa que sea más costosa y dispendiosa de administrar. Sumado a ello, poder también manejar el concepto que siempre ha estado vigente, pero que tomó fuerza con los Estándares Internacionales y es la definición del valor residual o salvamento de los activos y que estos estén disponibles para cualquiera de los métodos que la empresa haya seleccionado para el activo en particular.
- Un Software de gestión de activos fijos, también ayudará a realizar una clasificación mucho más amplia más allá del activo per sé, sino también de la naturaleza del mismo; esto es que un activo puede ser en efecto Propiedad, Planta y Equipo, para la Venta, de Inversión o en Leasing, así ayudará a los gestores de la información a validar mejor la participación de los activos y sus propósitos sobre los mismos que la Gerencia ha definido.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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