Gestionar de forma errónea la nómina de tu empresa puede desencadenar diferentes sanciones; sin embargo, más allá de los problemas que puedas tener; es necesario que consideres la liquidación de la nómina como un proceso imprescindible en tu empresa y que requiere de mucho cuidado, debido a que están en juego:
- los salarios, que siempre será un tema sensible para tus colaboradores;
- la información de tus colaboradores;
- la credibilidad interna y externa de tu empresa;
- el respaldo y la confianza que les das a tus trabajadores
- entre otras variables.
en este artículo te contamos cuáles son las sanciones relacionadas, la entidad que se encarga de realizar todo el proceso de verificación y auditoría y cómo puedes evitar para que tengas problemas a la hora de liquidar tu nómina.
Cómo afecta una mala gestión de la nómina en los negocios colombianos
La caducidad de las empresas en Colombia es un tema que preocupa. Se calcula que, de cada 10 empresas, 8 no alcanzan a cumplir sus primeros 5 años de operación.
Dentro de las principales causas por las que se cierran las empresas están:
- desconocimiento del negocio y su entorno económico
- gestión administrativa errónea
- falta de posicionamiento en el mercado
Te invitamos a leer: Software de nómina, cuánto cuesta y qué debería tener
¿Qué es la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal (UGPP)?
La UGPP es la entidad que se encarga, en Colombia, de comprobar que tanto las empresas como los trabajadores que operan como independientes estén cumpliendo con los aportes obligatorios a los sistemas de pensión, salud y parafiscales.
Por esta razón es muy importante que cumplas con estas obligaciones ya que evadirlas significa que tendrás sanciones que te afectarán de manera económica.
Artículos que regulan la UGPP
Tanto las empresas como los trabajadores independientes se encuentran en la obligación de cumplir con los aportes a parafiscales y seguridad social.
Cualquier tipo de omisión en el pago, los errores y no cumplir con las debidas afiliaciones pueden causar sanciones por parte de esta entidad, teniendo en cuenta los lineamientos del Artículo 314 de la Ley 1819 de 2016 que se encargó de modificar al Artículo 179 de la Ley 1607 de 2012
Siempre será una buena opción que contrates un software de nómina y en este artículo te contamos todos los tipos de software de que hay en Colombia para que elijas el mejor para tu empresa.
Sanciones de la UGPP
Como ya te contamos la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal se encarga de verificar el cumplimiento de los aportes a los sistemas de salud, pensión y parafiscales, pero también se encarga de sancionar a quienes no lo hacen, a continuación, vas a poder conocer estos tipos de sanciones para que lo tengas en cuenta.
Sanción por mora y omisión en los pagos
En el caso en que no realices el pago que te corresponde, la UGPP se encargará de asignarte una sanción por mora u omisión; esta sanción se caracteriza porque varía en dos situaciones que te contamos a continuación:
Requerimiento para declarar
En esta situación, la UGPP se encarga de notificarte si no realizaste el pago correspondiente, esto quiere decir que si debías pagar y no lo hiciste tendrás una sanción correspondiente al 5% sobre el valor que no pagaste por cada mes o fracción de mes de retraso, a esto debes sumarle también los intereses de mora.
En el caso que incumplas el requerimiento para declarar
En el caso que incumplas con el tiempo, de 3 meses, que te da el requerimiento de la UGPP, el valor que debes pagar aumentará en un 10% sobre el valor que no pagaste por cada mes o fracción de mes de retraso, sumándole a esto los intereses por mora.
Sanción por inexactitud o error en el pago
Otro de los aspectos que se encarga de sancionar la UGPP son los errores en el pago o las inexactitudes, esta sanción se caracteriza por tener un porcentaje más alto en comparación con la sanción por omisión, en este caso también se cumplen las dos situaciones que mencionamos anteriormente.
Soluciona fácil tus errores con un software de nómina, aquí te contamos qué es un sistema de nómina,cómo funciona y por qué es tu mano derecha a la hora de liquidar tu nómina.
Requerimiento para declarar
En este caso la UGPP te informará si encuentra algún error en el pago que te corresponde realizar. En esta situación la sanción es del 35% por la diferencia entre el valor real que debías pagar y el que pagaste en un inicio.
En el caso que incumplas el requerimiento para declarar
Si incumples en tu pago y haces caso omiso a la notificación de la UGPP, tu sanción aumentará en un 60% sobre la diferencia entre el valor que debías pagar y el que pagaste en un inicio.
Sanción por no suministrar tu información
El manejo de información es otro mundo aparte que tiene legislación específica; sin embargo, te recomendamos leer nuestro artículo sobre cómo elegir un software adecuado para tu empresa.
La UGPP tiene el derecho de solicitarte las pruebas o información relacionada con los aportes que realizas; en el caso en que no suministres esta información a tiempo o si lo haces de forma incompleta, tendrás una sanción por cada mes o fracción de mes que pase.
Para la sanción en este caso se debe tener en cuenta la siguiente tabla.
¿Cómo reducir la sanción?
Esta sanción solo la podrás reducir en un 10% de la suma causada entregándola en el plazo establecido por la UGPP, esto quiere decir a más tardar 4 meses. Si la entregas después del cuarto mes la reducción de la sanción será de un 20% y en el caso de que la entrega se realice después del octavo mes la reducción será del 30%.
Consejos para evitar las sanciones de la UGPP
Como pudiste ver son varias las sanciones que tiene la UGPP por omisión, por errores o inexactitudes y por no suministrar la información de los aportes que realizas en los tiempos establecidos; a continuación, te damos varios consejos prácticos y fáciles de realizar para que evites este tipo de sanciones.
Te invitamos a leer: programa de auditoría para la ejecución de todo el proceso de tu nómina.
Ten cuidado con los contratos laborales
Verifica si los contratos de tus trabajadores están siendo elaborados de la mejor manera, esto se debe a que, dependiendo del tipo de contrato, con el que cuentan tus colaboradores, bien sea a término fijo, indefinido, por prestación de servicios o por obra labor vas a contemplar el salario base exacto sobre el que harás los aportes a salud, pensión y parafiscales. Facilita todas tus funciones con un software de nómina que se integre con los módulos de contabilidad y producción para monitorizar en tiempo real cuánto dinero tienes.
Pon mucha atención a las afiliaciones y los pagos que realizas
Es muy importante que tengas a todos tus trabajadores al día con todas sus afiliaciones, con el fin de realizar los debidos pagos por salud, pensión y parafiscales. Para que evites sanciones es importante que cumplas con estos aspectos de forma mensual, ya que si no lo haces, la UGPP está en la facultad para investigarte.
Ten cuidado con la nómina de tu negocio
Una buena gestión de la nómina de tu negocio es muy importante, no solo para estar al día con el pago de tus empleados, sino que también te puede evitar inconvenientes o sanciones con la UGPP, en caso de que la UGPP te solicite información. Si tu nómina tiene una adecuada gestión te va a ser más fácil cumplir con los requerimientos en el menor tiempo posible, esto con seguridad va a hacer que ahorres costos por sanciones.
Proceso de auditoria y verificación por parte de la UGPP
La Resolución 922 de 2018 establece los lineamientos técnicos que tienes que cumplir en el caso de que la UGPP te haga un requerimiento de la información. Este formato debe ser presentado en formato Excel y debe contener los siguientes ítems.
- El reporte de la nómina detallada por cada trabajador activo o retirado con sus respectivas novedades.
- Balance de comprobación.
- Los archivos auxiliares contables.
Consulta aquí nuestro artículo: programa de auditoría para el ciclo de nómina.
El proceso de auditoría y verificación por parte de la UGPP es conocido como proceso de fiscalización y se debe realizar cuando esta entidad recibe denuncias de terceros o encuentra indicios de evasión de los aportes parafiscales de la protección social en cualquier empresa.
Utiliza un software de nómina para evitar sanciones
Una de las mejores alternativas para gestionar adecuadamente y controlar la información de los empleados que pertenecen a tu nómina es utilizando un software de nómina, con este es más sencillo tener diferentes tipos de reportes para verificar que todo lo relacionado con esta tarea se encuentra en orden y al día.
Estos son los principales aspectos que debes tener en cuenta para evitar una gestión errónea de tu nómina.
Ten presente los consejos que te dimos y si aún no cuentas con un software de nómina, en Loggro podemos ayudarte, ya que contamos con un software de nómina robusto y estamos seguros de que las funcionalidades pueden ayudarle a tu Mipyme para que evites cualquier tipo de sanción.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
