¿Qué es un sistema de nómina y cómo funciona?

Tiempo de lectura: 10 min

​Los sistemas de nómina son útiles para realizar la nómina de cualquier empresa. Este tipo de sistemas son indispensables para que la liquidación de la nómina no deje de ser una de las tareas más importantes de tu empresa, pero que a su vez, no te implique demasiado tiempo.

Si no cuentas con un sistema de nómina es importante que tengas presente cómo funciona, de modo que evalúes posteriormente si debes o no implementar uno. En este artículo te contamos todo lo que debes saber para entender qué es y cómo funciona.

Si trabajas en una Pyme y has tenido que liquidar una nómina en Colombia sabrás que es un proceso que toma tiempo, que es de alta atención al detalle, que genera mucho estrés y es recurrente cometer errores teniendo grandes riesgos contractuales como empleador. Ejemplo de esto son las ya miles de empresas las que han sido sancionados en los últimos años por la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), entidad encargada de vigilar el cumplimiento de estos pagos.

Las Pymes según cifras del DANE (Departamento Administrativo Nacional de Estadística), representan más de 90% del sector productivo nacional que generan el 80% del empleo de toda Colombia y son principalmente las que más sufren con este tipo de sanciones e incumplimientos ya que son las que en su mayoría liquidan nómina de forma tradicional en Excel. La percepción de un alto costo en la adquisición, la resistencia al cambio y el miedo a la curva de aprendizaje son algunas de las excusas más comunes para no decidirse a obtener un software de nómina.

¿Qué es un sistema de nómina? 

Un sistema de nómina es útil para llevar esta tarea de optimización del proceso de nómina, su funcionamiento correcto y demás aspectos que ejecutan las personas encargadas de esta tarea. Aquí puedes revisar nuestro artículo sobre los procesos que se auditan dentro de la liquidación de una nómina. Un software o sistema de nómina reduce las cargas laborales, disminuye los errores y se actualiza constantemente con la legislación que esté vigente bien sea fiscal o laboral, teniendo en cuenta los cálculos de los impuestos y sus respectivas retenciones.

Función de un sistema de nómina 

La nómina es un procedimiento que cuenta con varias funciones, si aún no las tienes claras te las contamos a continuación para que puedas ver todos los beneficios que un software de nómina le puede ofrecer a tu negocio. 

Si gestionas nómina de forma habitual y repetitiva y debes procesar una importante cantidad de información de los empleados manualmente, no lo dudes, esta es definitivamente una opción para ti o tu empresa.

Automatizar la gestión de la nómina se convierte en un elemento clave para cualquier PYME moderna. No sólo te despreocuparás de tener que realizar el proceso a mano y cometer errores, también tú y tu equipo ahorrarán tiempo y tendrán acceso rápido y desde cualquier ligar a la información e informes que requieran en tiempo real.

Un software de nómina será una solución eficiente ante los retos que este proceso propone y aumentará la competitividad de la organización que lo implemente. Lo mejor es que no importa el tipo de negocio que tengas, o la cantidad de empleados que liquides, éste se adaptará a tus requerimientos y necesidades en el trascurso del tiempo cuando lo requieras. 

Recopila información  

Los software de nómina son herramientas muy potentes que pueden ser capaces de almacenar mucha información, estos en una etapa inicial del proceso recopilan información muy importante de los empleados para la realización de la nómina como la información personal, formularios, certificaciones, proceso de ingreso, entre otros. 

Manejan los tiempos de empleados y de procesos

Con un sistema o software de nómina puedes registrar el horario y el tiempo laborado por tus empleados, de esta forma el sistema realiza los respectivos cálculos para hacer el pago de la nómina bien sea de forma mensual o quincenal. 

Automatiza los procesos de nómina 

Una vez cuentes con toda la información necesaria para la realización de tu nómina, el software automatiza sus procesos para que puedas contar con la elaboración de tu nómina en el justo momento que lo necesitas, lo único que debes hacer para esto es actualizar la información, verificar que todo esté como debes ser y aprobar tu nómina. 

Control de Impuestos y retenciones 

Es importante que tengas en cuenta que el pago neto de un trabajador se debe calcular sobre la base de los ingresos brutos, descontando el monto total de deducciones estipuladas por ley; este es un tema complejo y que genera muchos errores cuando la nómina se realiza de forma manual, por eso queremos invitarte a que leas nuestro artículo sobre el software de nómina: cuánto cuesta y qué debería tener. Con la implementación de un software de nómina no tendrás estos problemas debido a que se actualizan en el momento indicado acogiendo los nuevos lineamientos para la nómina de tu negocio. 

Realiza los pagos respectivos 

Dependiendo del modo de pago tu software de nómina, se enviará a cada entidad los montos de nómina calculados; es decir que los software de nómina están vinculados con las entidades bancarias para vincular tu sistema contable a tu nómina.

Debes tener presente que como empleador respondes por una parte de los impuestos de la nómina por tal razón debes estar pendiente de este aspecto legal, con el fin de evitar posibles multas o sanciones por parte de las entidades competentes.

Un software se actualiza constantemente con base en la normatividad legal, algo que no ocurre cuando realizas tu nómina en Excel o en otro tipo de métodos obsoletos. En estos casos dependes 100 % del conocimiento y actualización de la persona que lleve a cabo el proceso de liquidación de tu nómina. 

Elabora informes de nómina 

Con un sistema de nómina, en comparación con la elaboración de la nómina manual, es más fácil tener la información que necesitas relacionada con la nómina, estos informes los puedes tener en cuestión de minutos y justo en el momento que necesitas conocer la información para tomar decisiones de vital importancia para tu compañía.

Registra y almacena tu nómina​ 

Otro de los aspectos importantes de un software de nómina es la facilidad con la que se registra y se almacena tu nómina, esto se debe a que muchos alojan su información en la nube, que es uno de los servicios más confiables y seguros, pero otros utilizan el sistema de almacenamiento de tu computador, lo que puede generar que la información sea más vulnerable y que no puedas acceder a ella en el momento que lo desees. El almacenamiento físico de la nómina es un proceso obsoleto, debido a que es más costoso, en términos de procesos, espacio y tiempos. 

¿Cuáles procesos puedo manejar con un Software de Nómina? 

Estos son algunos de los procesos que podrás manejar con un software de nómina:

  • Reporte y Liquidación de Nómina en el periodo deseado (quincenal, mensual, etc)
  • Generación y envío de comprobantes de pago vía correo electrónico
  • Liquidación de prestaciones sociales
  • Liquidación y actualización de novedades de cada periodo tales como licencias, incapacidades, entre otros
  • Liquidación laboral de empleados retirado
  • Historial de pagos
  • Cálculo y liquidación de vacaciones, cesantías etc.
  • Consultas de información
  • Almacenamiento de información de cada empleado
  • Avisos y alertas de vencimientos
  • Cálculo de impuestos 

Herramienta en la nube 

Una característica importante que se debe analizar es el de elegir una herramienta local o en la nube, el software local generalmente requiere de una alta inversión inicial, en contraste, la solución en la nube es más sencilla y económica ya que no tiene la necesidad de un sistema de servidores locales ni sistemas complejos y robustos de copias de seguridad o personal técnico interno para instalar y mantener el sistema, es por ello que cada vez más las empresas apuestan por esta opción debido a la gran cantidad de ventajas que ofrece: Desembolso inicial bajo, actualizaciones constantes, bajo mantenimiento, con la información y copias de seguridad disponibles en todo momento.

Parametrización y personalización 

Como cada organización es diferente, quizá el paso más importante es el de parametrizar el software con las características particulares de tu nómina. Características como periodicidad (Semanal, quincenal, mensual, etc), informes requeridos, usuarios y permisos, necesidades especiales deben ser identificadas en la implementación de esta herramienta. En esta etapa es clave contar con el apoyo y la asesoría de tu proveedor de software quién te guiará en encontrar esos ítems claves que harán que sientas que este sistema fue hecho para ti y que realmente responde a simplificar las labores diarias y cotidianas de tu proceso.  

Posibilidad de integración con otros Software 

Algo realmente beneficioso y que debes tener en cuenta, es la integración de varias herramientas que tengas o vayas a obtener en el futuro, la recomendación al momento de adquirir un software de nómina es asegurarse que se pueda integrar con otros fácilmente o incluso que el mismo proveedor tenga también otros módulos que se puedan adicionar, tales como: software contable, de inventarios etc. Estas integraciones permitirán una configuración y experiencia de usuario mucho mejor así como una reducción importante en el tiempo de implementación, además permitirá que el proceso de automatización de procesos siga avanzando en el futuro cada vez que así lo requieras.

Lo cierto es que los software de nómina han llegado para quedarse y han renovado por completo a millones de Pymes que estaban acostumbradas a realizar estos procesos de gestión humana manualmente haciéndolos engorrosos y susceptibles a errores humanos. Está comprobado que estas herramientas de gestión de nómina maximizan la productividad del personal y son protagonistas en el avance y mejoramiento de la competitividad de estas empresas que día a día se enfrentan con el reto de un mercado cada vez más digital y automatizado.

¿Por qué debes adoptar un sistema de nómina para tu negocio? 

La nómina es uno de los procesos más importantes y complejos de una empresa, esto se debe a que, si cometes algún error en los lineamientos legales establecidos, puedes incurrir en problemas legales. Por esta y muchas razones más las empresas están acogiendo las soluciones administrativas para la realización de sus procesos y de esta manera garantizan el cumplimiento, ahorran tiempo y reducen el riesgo de cometer errores en estos procesos tan vitales de las compañías. En 2020 existen muchas empresas que aún no cuentan con los beneficios que la tecnología les puede brindar a sus procesos administrativos, esto sin duda las pone en desventaja competitiva en comparación con su competencia y entre más se demoren en adoptar estas nuevas prácticas más difícil va a ser alcanzar los ritmos de producción y resultados que demanda el mercado. 

Si gestionas nómina de forma habitual y repetitiva y debes procesar una importante cantidad de información de los empleados manualmente, no lo dudes, esta es definitivamente una opción para ti o tu empresa.

Automatizar la gestión de la nómina se convierte en un elemento clave para cualquier PYME moderna. No sólo te despreocuparás de tener que realizar el proceso a mano y cometer errores, también tú y tu equipo ahorrarán tiempo y tendrán acceso rápido y desde cualquier ligar a la información e informes que requieran en tiempo real.

Un software de nómina será una solución eficiente ante los retos que este proceso propone y aumentará la competitividad de la organización que lo implemente. Lo mejor es que no importa el tipo de negocio que tengas, o la cantidad de empleados que liquides, éste se adaptará a tus requerimientos y necesidades en el trascurso del tiempo cuando lo requieras. 

¿En qué momento debes utilizar un software de nómina? 

La administración de la nómina es un proceso que trae beneficios si se elabora de la manera adecuada, pero puede traer un sinfín de problemas si no se realiza de la manera correcta y en el justo momento. Esto se debe a que tanto los trabajadores como los retenedores de impuestos esperan un pago puntual, pero las consecuencias son muchas, y no solo económicas, cuando este proceso no está debidamente atendido. 

Ventajas de tener un Software de Nómina  

Sin lugar a dudas, son numerosas las ventajas de implementar un software de nómina en tu empresa, esto dependerá de la cantidad y complejidad de procesos que tengas en la gestión de la nómina, sin embargo acá te listamos algunas de las ventajas más relevantes que obtendrá tu Pyme al adquirir uno:

  • Mayor eficacia y control en los procesos relacionados a la gestión de nómina
  • Mayor precisión en la gestión y cálculo de la nómina
  • Maximización de la productividad de las personas encargadas de estos procesos en la compañía
  • Reducción de tiempo, traducido en gastos de personal administrativo
  • Disminución significativa de errores
  • Mayor protección y seguridad de la información de los empleados
  • Transparencia en el proceso de liquidación y gestión
  • Manejo sencillo e intuitivo, menor curva de aprendizaje y optimización de procesos
  • Actualización legal permanente
  • Facilita la comunicación con los empelados y mejora el ambiente laboral

Algo realmente importante es que actualmente los software que se especializan en nómina, tienen la posibilidad de estarse actualizando y mejorando continuamente, lo que les permite personalizar informes y generar soluciones particulares para cada necesidad, haciéndolo clave en el avance y crecimiento de una organización.Un software de nómina puede ser escalable, es decir, soportará y resistirá el paso del tiempo y se adaptará a tu ritmo de crecimiento, por eso se debe pensar más allá del corto plazo y anticiparse a las necesidades futuras tales como crecimiento de usuarios, empleados, crecimiento de sucursales etc.

Aprende sobre ¿Qué debes pagar en la liquidación de un contrato?

Consecuencias de implementar a destiempo, un software de nómina 

Es decir que, si te enfrentas a más de uno de los problemas que te vamos a mencionar a continuación, tu empresa está pidiendo que adaptes un sistema de nómina con el fin de mejorar en este aspecto.

  • Cambios constantes en las leyes y regulaciones de la nómina e impuestos.
  • Necesitas más tiempo para atender las dudas que tienen tus empleados con respecto a la nómina.
  • Errores constantes en los cálculos manuales de tu nómina.
  • Cuando no puedes obtener la información de tu nómina de manera fácil y rápida.
  • La tecnología que utiliza no te brinda muchas opciones o está desactualizada.
  • Cuando tu proceso o el sistema que utilizas no soporta el ritmo de crecimiento que presenta tu empresa.
  • Si no puedes acceder por medio de dispositivos móviles.
  • Cuando los datos que tienes no son seguros ni confiables. 

Conclusión 

Con la incorporación de soluciones tecnológica es más fácil hacer que las empresas crezcan y la forma de hacer negocios. La automatización de tu sistema para procesar la nómina hace más fáciles y eficientes las tareas, lo que significa que podrás invertir el tiempo que antes te ocupaba la realización de tu nómina en otras tareas de vital importancia para tu negocio. Ya conoces cómo funciona un sistema de nómina y todas las ventajas que te puede brindar así que con Loggro puedes tener el software que más se ajuste a tu empresa, ten presente que estamos para ayudarte en el proceso de implementación y puedes contar con la asesoría que necesites en el momento necesario, no esperes más para acceder a todas las ventajas que un software te puede dar. 


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