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Con seguridad todos como empresarios en algún momento hemos tenido algún problema liquidando la nómina, como retrasos, errores con las condiciones legales, fallas manuales, cálculos mal hechos, pérdida de información, etc. Si esto te ha pasado alguna vez sabes entonces que la nómina es un tema al que debes prestarle atención.
Por todo esto es importante que cuentes con un software de nómina, pero aún más importante es que sepas cuáles son las principales características en las que deberías fijarte a la hora de contratar un servicio de nómina para tu empresa.
Características principales de un Software de nómina
El buen control de la nómina de tus empleados es uno de los aspectos que puedes garantizar con un sistema de nómina, porque te brinda estabilidad y seguridad en las finanzas y en la legalidad de tu empresa.
Es importante que cuentes con una nómina precisa, sin errores, con datos confiables, con un buen funcionamiento y con las siguientes cualidades o características que solo te ofrecen sistemas modernos de liquidación de nómina.
Aquí es importante que te olvides de los métodos tradicionales para calcular la nómina, como las plantillas de Excel, o las páginas de Internet que liquidan nómina de forma gratuita. Usar este tipo de herramientas podría ponerte en riesgo, ya que:
- Es posible que no estén alineadas con la legislación colombiana.
- Podrían estar desactualizadas, debido.
- Su parametrización depende de un tercero que desconoces.
- No tienes garantía de que su funcionamiento es correcto.
1. Convierte las tareas de nómina complejas en sencillas
Todos sabemos que realizar la relación de pagos de los empleados es un trabajo difícil; esto se debe a los cálculos que hay que realizar, la integración de aspectos legales, la relación de novedades, entre otras.
Todo esto implica que debes estar actualizado, tanto con los aspectos legales que traen consigo el pago de la nómina, como con la relación de las cuentas correctas de las novedades de tus trabajadores, con el fin de que la nómina de tu empresa tenga la cantidad correcta.
Puedes estar al día con aspectos legales y de tus colaboradores
Con tu software de nómina de Loggro vas a poder estar al día con todas las actualizaciones legales, los porcentajes que debes pagar y demás; además puedes tener el control de las novedades laborales que presentan tus colaboradores al momento de liquidar la nómina.
Esto lo puedes lograr con un software de nómina que además te puede ayudar con recordatorios para que nunca olvides las tareas pendientes de tu nómina. Otra de las características importantes que debes tener en cuenta a la hora de adquirir un software de nómina es que te permite automatizar todos tus procesos y esto sin duda alguna facilita muchas de las tareas que están relacionadas con la nómina cumpliendo con su promesa de convertir tareas complejas en sencillas.
2. Reduces considerablemente el tiempo en que realizas tu nómina
Terminar tu nómina de forma manual toma mucho tiempo, esto se debe a que los procesos de recolección y actualización de datos, la realización de cálculos, el alistamiento de la plantilla y la revisión final son pasos cambiantes, aunque el proceso siga siendo el mismo. Esto implica tener mucho cuidado para evitar problemas a la hora de consignar salarios y emitir desprendibles de pago. Gracias a la automatización de los procesos, propia de un software de nómina, puedes reducir el tiempo que necesitan estas tareas y con seguridad te enfocarás en todo lo que requiere tu esfuerzo estratégico.
También puedes tener informes de forma rápida
Con tu software de nómina, puedes tener informes relacionados con esta tareaque son de gran importancia para la toma de decisiones trascendentales en tu empresa. Con un par de clics puedes generarlos en cuestión de minutos desde el lugar que desees.
En conclusión, tendrás un mayor aprovechamiento de tu tiempo y un gran conocimiento global del estado general de tu empresa y tus colaboradores.
3. Un Software de nómina minimiza los errores
De seguro la elaboración de la nómina de tu empresa ha presentado errores, en especial cuando la realizas de manera manual; sin embargo, es importante que tengas presente que esto puede deberse a la cantidad de información y de cálculos que debes realizar.
Con un software de nómina, y gracias a la automatización de los procesos, el esfuerzo de registrar datos será mínimo. Para que tu proceso de liquidación de nómina sea exitoso, solamente necesitarás tener una buena parametrización de tu software y saber cómo funciona.
En este punto es muy importante que tengas una demo previa de tu software de nómina para que sepas cómo se usa y que te asegures de que es intuitivo; es decir que su lenguaje, la terminología, sus atajos, enlaces, colores y, en general, su navegación sea fácil.
4. Sistema de nómina fácil de usar
Si tu software de nómina es fácil de usar, reducirás al mínimo tu nivel de errores; además, la plataforma actualizada de Loggro te ayuda a verificar que los valores sean correctos y que los porcentajes de liquidez de aspectos específicos, como los descuentos parafiscales, vacaciones, entre otros, estén consignados de manera correcta para continuar con la elaboración de la nómina; esto quiere decir que gracias a la operación del software sabrás donde están los errores para que los puedas arreglar.
Con respecto a los lineamientos legales debes saber que con Loggro puedes contar con un software que se ajuste a la legislación de Colombia y a parte de esto podrás contar con las últimas actualizaciones que se presenten para que no tengas errores relacionados con este tema.
5. Con un Software de nómina aseguras tu información
Una de las características más importantes es la seguridad. Es normal que muchos empresarios piensen que con un software de nómina la información puede pasar de persona en persona; sin embargo, sabemos que la información de tu empresa es valiosa y necesita ser protegida; por esta razón te contamos que con un software puedes asignar usuarios con permisos diferentes o tareas específicas, esto quiere decir que cada colaborador tendrá tareas y el acceso a su información será limitado en caso de que así lo desees.
La seguridad constituye una prioridad, tener tu información a salvo y confidencial es un factor esencial al escoger tu software contable. Elije un software con un robusto módulo de seguridad para controlar el tipo de información a la que acceden las diferentes personas.
Además que cuente con protocolos que garanticen que la información viaja encriptada y se encuentra respaldada en múltiples copias de seguridad, una plataforma especializada, te dará seguridad y confianza al proteger tus datos con herramientas actualizadas y los estándares de seguridad al día. Además de todo lo anterior, es evidente que un software de nómina debe ayudarte a crecer.
No sólo debe ser una herramienta que agilice tareas administrativas haciendo que el día a día de tu empresa sea más productivo, o ayudar a llevar de principio a fin procesos y actividades importantes que se hacían manualmente y a verificar que estén bien hechos, no, no sólo eso. El software de nómina ser un pilar que haga que tu empresa en su totalidad avance conduciéndola al éxito.
6. Un sistema de nómina te permite ahorrar
Otra de las características importantes de un software de nómina es que te permite ahorrar en muchos aspectos; por ejemplo, el tiempo que debes invertir, dinero en procesos administrativos y operativos, en espacio y hasta en el uso del papel. Ten presente que esto se puede realizar siempre y cuando hagas un uso eficiente de todas las funciones que te ofrece.
Como lo puedes notar, un software de nómina te brinda flexibilidad y la posibilidad de aumentar la productividad de tu negocio, gracias a que cuentas con todas las características que te mencionamos. Lo mejor de todo es que para utilizar este sistema no necesitas de personal altamente calificado; por el contrario, al ser un sistema tan intuitivo, cualquiera en tu empresa lo puede utilizar, lo único que debe saber son los aspectos principales de una nómina.
Con nuestro software de nómina, tu negocio será más eficiente, vas a poder revisar tu información en el lugar que desees porque manejamos toda la información en La Nube y además estamos en constante actualización. Es un software con escalabilidad y flexibilidad, por lo que puedes crecer tu empresa sin limitaciones.de administración técnica.
7. Acceso a la información en tiempo real
Elige un software de nómina 100% en la nube que pueda darte la información que necesites en tiempo real, desde donde sea que estés. El tiempo es oro, así que la posibilidad de obtener informes, cálculos y datos en cuestión de minutos teniendo sólo acceso a un computador y a conexión de internet se traduce no sólo en ahorro de tiempo sino en un aumento considerable en la productividad de todos los involucrados en este proceso. Además, poder ver posibles errores o realizar cambios inesperados al instante es sin duda una característica que debe ser prioritaria en la selección de tu herramienta.
8. Que sea intuitivo y fácil de manejar. Pide una prueba gratuita.
No tiene sentido automatizar tus procesos si para hacerlo debes gastar horas de capacitación y entrenamiento. Un software de nómina debe ser fácil de usar, es ahí donde una prueba gratuita puede ayudarte a identificar si la interacción del usuario con el sistema es auto explicativo y evidente. Comprueba que con pocos clics tú y tu equipo pueden operar el sistema sin tener largas instrucciones y manuales de usuario. No seas tímido, solicita una prueba gratuita, explora la solución en vivo, así resolverás tus dudas y experimentarás de primera mano qué tan intuitivo es el sistema.
9. Pagos en línea en tu banca local
Elegir un software que esté integrado con la banca local del país en el que te encuentres se convierte en un factor prioritario para que puedas generar pagos automáticos sin tener problemas o demoras en el proceso. La rapidez en los pagos es clave! Pregunta siempre por este tipo de integraciones.
10. Reportes e indicadores para diferentes tipos de usuarios
Un software de nómina es realmente útil cuando agiliza y optimiza la toma de decisiones en todos los niveles, por ello debe generar reportes de valor con información relevante para diferentes tipos de usuarios. Para el contador, para el gerente o áreas involucradas. Revisa atentamente los reportes que te ofrezca cada proveedor y escoge lo más útiles para ti.
11. Atención al cliente personalizado
Incluso si ya has comprobado que el software cuenta con un alto grado de facilidad de uso, siempre vas a tener preguntas y obstáculos al usar un software, es parte del proceso de aprendizaje del usuario. Opta por una compañía que proporcione un buen soporte, que te ofrezca ayuda rápida y fácil, hoy en día tenemos la posibilidad de contactar a los equipos de soporte al cliente a través de diversos canales como chats, videoconferencias, mensajería instantánea, etc. Asegúrate de escoger un software que te ofrezca atención al cliente personalizada, entrenamientos gratuitos y soporte multicanal, esto te asegurará una resolución de problemas rápida e individualizada.
12. Que siempre esté actualizado con la normatividad local, que te evite sanciones
Si eres uno de los miles desafortunados que ha sufrido la espantosa experiencia de ser multado o sancionado por la UGPP, sabrás la importancia que tiene estar siempre al día con el pago de la nómina y con la legislación actual, por eso siempre infórmate y elije un software que cumpla y realice todos los cálculos conforme a la ley y a los requerimientos de la UGPP, además, que responda rápidamente a los cambios que la normativa tenga en el transcurso del tiempo.
13. Que sea confiable, con trayectoria, respaldo y solidez
Cuando empieces tu búsqueda, te sorprenderá la enorme cantidad de oferta actual de software de nómina, día a día nuevos sistemas te tentarán con promesas y precios casi irresistibles, sin embargo, debes tener mucho cuidado, elije una empresa con trayectoria, que tenga experiencia comprobada durante no menos de 10 -20 años, preferiblemente con testimoniales y cientos de clientes satisfechos. Una compañía que tenga la solidez para garantizar que te acompañará constantemente durante el crecimiento de tu negocio dándote las soluciones que necesites a lo largo del tiempo. Adicionalmente, que cuente con respaldo y un equipo robusto, así tendrá un personal entrenado y capacitado de soporte que sabrá cómo resolver eficientemente las dudas o requerimientos que puedas tener en este camino.
14. Que te ofrezca soluciones integrales
El crecimiento trae consigo retos de competitividad y eficacia, es muy probable que una vez seas testigo de los beneficios que trae implementar un software de nómina en tu empresa, quieras hacer lo mismo con otros procesos administrativos tales como el control de inventarios, generación de facturación electrónica, procesos contables, entre muchos otros. Por ello, te recomendamos que escojas un proveedor de software especializado con la capacidad de brindarte módulos multidisciplinarios que te den una solución integral en la administración de tu negocio, así en el futuro no sufrirás cuando quieras sumar a tu sistema otros software, ahorrarás tiempo y dinero.
15. Adaptable y flexible
El futuro es incierto y debes estar preparado para diferentes escenarios que se puedan presentar, es por eso que debes elegir una solución que se adapte al tamaño y necesidades de tu negocio. La pregunta que debes hacerte es: ¿Esta herramienta tiene la capacidad de evolucionar tu empresa y responder a necesidades en constante cambio? Asegúrate que el software pueda respaldar tu crecimiento y el de tu fuerza laboral en un entorno cambiante. Asimismo, que te permita flexibilidad, en la complejidad que necesites, en la forma de pago, similar a un plan de telefonía móvil, que puedas elegir un plan e incluso que puedas pagar mensualmente por usar el servicio, así mismo que puedas cancelarlo en cualquier momento.
Como ves, elegir tu software de nómina no debe ser una tarea difícil, debe ser cuestión de analizar sus funcionalidades y necesidades para que inviertas en la solución más acertada para ti. Anímate a incorporar lo mejor de la tecnología en tu compañía y comienza a obtener beneficios de una solución de nómina en la nube, ofrecida con seguridad, respaldo, escalabilidad y flexibilidad.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
