Actualmente, y por regla general, todas las operaciones económicas que se realicen en el territorio nacional colombiano deben tener factura electrónica; sin embargo, existen casos en los que algunas personas no se encuentran obligadas a expedir facturas, en este artículo de Loggro te contamos cuáles son estas personas y los casos en que les aplica esta norma.
¿Cuáles son los contribuyentes que no están obligados a emitir facturas?
Según las leyes colombianas, existen algunas excepciones frente a la obligación de expedir facturas, y de manera explícita indica cuáles son los casos en los que no es necesario que se expidan; para este fin se debe tener en cuenta el Artículo 1.6.1.4.3 que se encuentra en el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria 1625 de octubre 11 de 2016, que por su parte lo modificó el Decreto 358 de marzo 5 de 2020.
Listado de los no obligados a emitir facturas
Teniendo en cuenta las normas que señalamos anteriormente, las personas que no se encuentran obligadas a emitir facturas son:
- las entidades bancarias;
- las cooperativas;
- las personas naturales (revisar excepciones);
- empresas de Transporte público, urbano o metropolitano de pasajeros;
- empresas prestadoras de servicios desde el exterior, y
- los responsables del IVA.
Entidades bancarias
Según lo establece el Artículo 616-2 del Estatuto Tributario (ET), no están obligados a expedir facturas los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones para el ahorro y vivienda, las compañías dedicadas al financiamiento comercial ni las empresas que hacen parte del Régimen Simplificado del IVA.
Cooperativas
Las cooperativas dedicadas al ahorro y crédito, los organismos cooperativos con grado superior, las instituciones de carácter auxiliar del cooperativismo, las cooperativas integrales y multiactivas y los fondos de empleados que se encuentran relacionados con las operaciones financieras.
Personas naturales
Las personas naturales que se encuentran relacionadas en los parágrafos 3 y 5 del Artículo 437 del ET no están obligadas a facturar de manera electrónica, si cumplen todos los requisitos para los no responsables del IVA
Por otro lado, también aplica para las personas naturales que relaciona el Artículo 5112-13 del estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan en su totalidad con los lineamientos que establece el Artículo en mención, para no ser responsable del INC (Impuesto Nacional al Consumo).
A esto se suman las personas naturales que se encuentran vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y quienes se encuentren pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
Las personas naturales que:
- vendan bienes catalogados como excluidos
- que presten servicios que no están gravados con IVA,
- que hayan obtenido ingresos brutos totales y que provengan de estas actividades en el año inmediatamente anterior o en el año en curso inferiores a 3.500 UVT (Unidad de Valor Tributario).
Cabe destacar que, dentro de los ingresos brutos, no se deben incluir los que se deriven de una relación laboral o reglamentaria, pensión y ganancia ocasional.
Empresas de transporte
Al listado también se suman las empresas que se encuentren constituidas como personas jurídicas o naturales que se encarguen de prestar servicios de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.
Prestadores de servicios desde el exterior
Los prestadores de servicios que se encuentren en el exterior y que no cuenten con una residencia fiscal en Colombia porque la prestación de sus servicios es de carácter electrónico o digital también se encuentran excluidos de emitir facturas.
Régimen Simplificado del INC e IVA
Por otro lado, el Artículo 512-14 del ET menciona que los catalogados como responsables del Régimen simplificado del Impuesto Nacional al Consumo deben cumplir las mismas obligaciones de quienes hacen parte del Régimen Simplificado del IVA; estas obligaciones se encuentran en el Artículo 506 del ET; bajo este criterio, la DIAN señaló que estos tampoco se encuentran obligados a emitir facturas.
Cabe destacar que con la Ley 1943 de diciembre 28 de 2018 se cambió el nombre del Régimen simplificado, estos ahora se denominan no responsables del IVA, es decir que se debe entender la norma de no emisión de facturas con este cambio. Consulta nuestro artículo: ¿Cuáles son los requisitos para generar una factura de régimen simplificado?
¿Qué debes hacer si quieres emitir facturas de manera voluntaria?
Si eres parte del grupo de empresarios que pueden ser facturadores electrónicos de manera voluntaria, te recomendamos revisar el parágrafo primero del Artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016.
En este Artículo se especifican las personas que no se encuentren obligadas a emitir facturas o documentos equivalentes, pero que decidan emitirlos por voluntad propia o porque el caso así lo requiere. Deben cumplir con cada uno de los requisitos y condiciones señalados para cada sistema de facturación y por tal motivo serán considerados como sujetos obligados a facturar.
Te recomendamos leer: personas naturales que están obligadas a facturar electrónicamente
Sanciones por no emitir factura cuando debas hacerlo
Ten presente que tanto las personas como las entidades que no se encuentran expresamente excluidas de la obligación de emitir facturas, deben expedirlas, en caso de que no lo hagan pueden acarrear las respectivas sanciones por no facturar que se encuentran previstas en el Estatuto Tributario.
Para concluir, ten presente que si quieres emitir una factura de forma voluntaria, lo debes hacer siguiendo la reglamentación necesaria, con la excepción de que no estás en la obligación de cumplir fechas específicas, pues en los calendarios para facturar electrónicamente no existe una disposición para los voluntarios.
También debes seguir el proceso de habilitación electrónica y elegir un proveedor de facturación autorizado para que puedas cumplir a cabalidad con tu intención de facturar electrónicamente.
¿Qué pasa si compras a un proveedor que no está obligado a facturar?
Si bien estos contribuyentes no están obligados a expedir factura electrónica, sus compradores sí deben cumplir con las exigencias de la DIAN para efectos tributarios. Por eso, cuando una empresa realiza compras a personas no obligadas a facturar, debe generar un documento soporte en adquisiciones.
Requisitos para los documentos soporte de los no obligados a facturar
Lo anterior deja claro quiénes son los sujetos que no se encuentran obligados a facturar o a generar documentos equivalentes a las facturas de venta, los costos y gastos que sean originados por sus actividades comerciales, estos últimos deben ser soportados por medio de un documento que se encargue de probar dicha transacción. Para esto el Artículo 1.6.1.4.12 del DUT (Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria) 1625 de 2016 establece para probar dichas transacciones el documento soporte en adquisiciones que efectúen los no obligados a facturar, este documento debe cumplir con los siguientes requisitos.
Debe estar denominado
El documento soporte para los no obligados a facturar debe estar denominado como “Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas a No Obligados a Facturar”.
Fecha de generación
Debe incluir la fecha de la operación que debe ser correspondiente a la fecha en que se generó el documento.
Incluir información personal o de tu empresa
También debe incluir los apellidos y nombre o la razón social y el número de NIT (Número de Identificación Tributaria) de quien sea el vendedor o el prestador del servicio.
Debe incluir la información del adquiriente
El documento soporte debe incluir los apellidos y nombre o la razón social y el número de NIT de quien sea el adquiriente en la transacción.
Incluir el sistema de numeración autorizado por la DIAN
Es importante que el documento soporte de los no obligados a facturar cuente con el sistema de numeración consecutivo autorizado por la DIAN. También debe indicar el rango autorizado, la fecha de autorización y la vigencia que tiene la solicitud.
Descripción de la transacción
El documento debe incluir una descripción específica del bien o servicio prestado.
Incluir los valores
Otro aspecto que debe incluir el documento soporte es detallar el valor total que tuvo la operación.
¿Qué hacer en el caso que el adquiriente sea facturador electrónico?
En el caso en que el adquiriente sea facturador electrónico, el documento soporte debe ser generado de manera electrónica, cumpliendo con todos los lineamientos, términos y mecanismos que establezca la DIAN, de lo contrario el documento puede ser generado de forma física cumpliendo todos los requisitos que describimos anteriormente.
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¿Cuándo es obligatorio emitir documentos equivalentes electrónicos para los no obligados?
Los no obligados a facturar serán obligados a presentar sus documentos equivalentes de manera electrónica cuando la DIAN establezca cuáles deben ser las condiciones y los mecanismos para la emisión de dichos documentos.
Los requisitos establecidos por la norma son similares a los de un documento equivalente a la factura de venta, con la identificación de las partes que realizan la operación, y con la denominación del documento como “documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
Finalmente, la invitación es a que contrates para tu empresa una solución que te permita tener al día todas tus obligaciones legales. En Loggro te garantizamos la atención que necesitas para implementar tu proceso de facturación electrónica o bien, para facturar como voluntario, en caso de que no estés obligado, pero quieras adelantarte a la siguiente fase de masificación de la facturación en Colombia.
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