A pesar de que la masificación de la factura electrónica es una realidad, es frecuente escuchar dudas relacionadas respecto a proveedores o empresas que prestan el servicio de facturación electrónica bien sea para Mipyme o para Grandes Contribuyentes;
En este artículo resolvemos todas tus dudas al respecto y te contamos de qué manera puedes contratar el servicio de facturación electrónica.
Los proveedores de facturación electrónica
Sin importar cuál sea el proveedor de facturación electrónica que elijas, es necesario que contrates uno que sea avalado y para ello te invitamos a que consultes periódicamente el listado de proveedores autorizados por la DIAN para facturar electrónicamente que se actualiza periódicamente.
A continuación te contamos cuáles son las formas de proveedores que existen actualmente y que podrían prestarte el servicio de facturación electrónica como proveedor.
La DIAN como prestador del servicio de Facturación Electrónica
La DIAN ha desarrollado su propio sistema de facturación electrónica y para hacerlo retomó las mejores prácticas de facturación electrónica que deben tener las Mipyme.
Esta plataforma tiene la ventaja de ser gratuita y, hasta la fecha está otorgando algunos certificados, también gratuitos, para todas las Micro, pequeñas y medianas empresas que quieran facturar electrónicamente mediante esta plataforma, siempre que las empresas estén registradas en la plataforma de facturación electrónica de la DIAN, que opera solamente para Colombia.
Proveedores electrónicos que solamente de facturación
Dentro del listado de proveedores que ha publicado la DIAN hay varias empresas que se dedican a prestar el servicio de facturación; sim embargo, su experiencia está orientada solamente a la provisión de facturas y todos los demás documentos electrónicos.
Este tipo de proveedores:
- no te ofrecen un sistema que se vincule con tu Terminal Punto de Venta (TPV);
- está aparte de tu operación contable;
- cobra cifras adicionales por implementación, CUFE, certificado electrónico, etc.
tiene soporte limitado.
Empresas de Software de gestión o administrativas que prestan el servicio de facturación
En tercer lugar están los software administrativos, de gestión o también llamados ERP que están registrados en los listados de la DIAN, pero que prestan un servicio más integral, en comparación con los sistemas de facturación on-line que te describimos más arriba.
4 Funcionalidades imprescindibles que tienes con un sistema de gestión que factura electrónicamente
Algunas características principales que tiene este tipo de software de facturación, además de ayudarte a cumplir tu obligación electrónica son:
1. TPV (Terminal Punto de Venta) o POS (Point of Sales)
Esta funcionalidad te permite atender mucho mejor a tus clientes por medio de la administración de la operación comercial de forma electrónica y con alojamiento en la Nube.
Loggro tiene la particularidad de ser el único TPV que tiene integración con los Datáfonos de Credibanco, lo que te permite cobrar con tarjetas débito o crédito, además de todos los métodos de pago tradicionales.
También puedes manejar promociones y descuentos de forma controlada, con fechas específicas y bonos de descuento para que sea automático el manejo contable de tu información a la vez que realizas transacciones en tu TPV, pero además puedes saber qué tienes en tu inventario a la hora de facturar en tu TPV para saber qué ofrecerles a tus clientes.
2. Inventarios y bodegas
El sistema te permite manejar varios puntos de almacenamiento de mercancía, lo que te permite rotar mejor tus productos con herramientas para administrar mínimos, máximos y puntos de reorden. Además, el sistema te permite entiender la rentabilidad de tus productos en tiempo real a medida que vas facturando para qe sepas, por ejemplo, cuál producto te genera más ganancia o cuál se vende más fácil.
3. Contabilidad
A medida que facturas, tu operación contable se actualiza en tiempo real o bien, si eres contador, podrás operar tu negocio de asesorías a terceros con un módulo especializado de Gestión para Oficinas de Contabilidad y hazte partner de Loggro. Revisa aquí más información.
El módulo contable de Loggro te permite reflejar tus transacciones en tu contabilidad sin importar si son comras o ventas; además te facilita reconocer y contabilizar las transacciones con base en los estándares técnicos de la normativa vigente en Colombia; en el caso de la facturación electrónica, por ejemplo, puedes estar tranquilo porque Loggro, por ser un proveedor autorizado por la DIAN te permite cumplir con todas las especificaciones legales que necesitas para evitar todo tipo de sanciones referentes a la facturación electrónica.
Recuperación y cartera
Mantén tus cobros al día y gestiona tus deudores en tiempo real a través de Internet. Esto es posible por medio del envío automático de recordatorios de pago a tus clientes morosos, lo que te permite recuperar capital a través del explorador Cuentas por Cobrar (CxC) Además de gestionar tu cartera, también puedes saber qué dinero debes a qué proveedor, los mismos registros de cartera te pueden ayudar a Manten tu cartera al día y gestiona tus deudores en tiempo real a través de internet. Usa los potentes y fáciles exploradores de Loggro para saber con todo el detalle que debes y que te deben, factura por factura.
Precios asociados a los servicios de facturación electrónica
Puede parecer incoherente, pero es evidente que los software de gestión que vinculan toda la operación de tu empresa ofrecen precios más competitivos debido a que:
- tienen más experiencia en trámites administrativos con la DIAN;
- tienen un equipo que ha trabajado previamente en desarrollo de software;
- han probado en varias ocasiones, diferentes herramientas para sus clientes;
- ya tienen clientes;
- es solo una funcionalidad más
Los elevados precios de las empresas que solamente pueden prestar su servicios referentes a facturación electrónica se debe a que deben cubrir altos costos para iniciar su operación, desde el momento en que la DIAN anunció la masificación de la factura electrónica, mientras que los ERP o software de gestión administrativa, como Loggro llevan mucho tiempo gestionando este tipo de operaciones y por lo tanto ofrecen precios competitivos y sobre todo experiencia.
Finalmente, nuestra recomendación es que optes por una solución que te ofrezca vincularte a una plataforma de facturación de fácil manejo, de modo que cumplir tu obligación legal no se convierta en un problema o que debas revertir muchas operaciones porque tu softwre puede resultar de manejo engorroso; además es importante que preguntes a tus asesores por dos aspectos puntuales: el primero hace referencia al acompañamiento que pueda brindarte, teniendo cuenta que en muchos casos pueden cobrarte altas sumas de dinero por soporte. Nuestra segunda observación es que te asegures de que está autorizado por la DIAN y de que te van a prestar un servicio directo de facturación electrónica; pues algunos software de gestión subcontratan al proveedor de facturación y, en ocasiones, esto limita su buen funcionamiento, debido a todas las integraciones tecnológicas que deben realizarse.
La desatención de soporte también es otro limitante, pues si hay fallas puede que sean del prestador del servicio de facturación o bien del software administrativo, por lo que contratar un software sin subcontratantes de facturación es una ventaja ganada a la hora de contratar un software de facturación electrónica.
Te invitamos a conocer Loggro, un software en la nube integral.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
