A partir de julio 13 de 2022 todos los compradores de bienes o servicios a crédito, sin importar si son o no facturadores electrónicos, están en la obligación de enviar mensajes electrónicos de confirmación a los vendedores según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN ha determinado. Si aún no lo sabías, en este artículo de Loggro te contamos todos los detalles.
Obligación de enviar mensajes electrónicos de confirmación según la DIAN
¿De qué se trata este nuevo requerimiento de la DIAN?
Según la Ley 2155 de 2021 que modifica el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, reglamentado en la Resolución 000085 de 2022, los contribuyentes del impuesto de renta y responsables de IVA, ya sean personas jurídicas o personas naturales que adquieran bienes y servicios a crédito, o cuando les sea otorgado un plazo para realizar los pagos, deberán confirmar el acuse de recibido de la factura electrónica de venta y el recibo del bien o servicio mediante mensaje electrónico remitido al emisor, de lo contrario, estos costos y gastos no pueden ser imputados en las declaraciones de renta como un gasto deducible ni se podrá tener el IVA como impuesto descontable.
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¿Cuáles son las tres actividades que se suman en la recepción de facturas electrónicas a partir del 13 de julio?
Los tres eventos o avisos que se deben realizar con las facturas electrónicas emitidas por compras a crédito son:
- Acuse de recibo de la factura (obligatorio)
- Acuse de recibo de la mercancía o la prestación del servicio (obligatorio)
- Aceptación o rechazo de la factura electrónica (opcional)
¿Por qué se deben cumplir los eventos obligatorios cuando se recibe una factura?
Para el Adquirente: Que se pueda restar en las declaraciones tributarias dichos costos/gastos e impuestos descontables; de no hacerlo la consecuencia es que debe pagar mayores impuestos.
Para el Vendedor: desde el punto de vista del emisor, el tema toma especial relevancia ya que estos avisos son requeridos para que la factura electrónica se constituya como título valor y con ello pueda circular en el RADIAN y si éste si lo desea la pueda negociar en el mercado a través de operaciones de factoring con el fin de obtener recursos financieros para su negocio.
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Ventajas y consideraciones en la recepción de Facturas Electrónicas por compras a crédito
| Aspecto | Descripción |
|---|---|
| Automatización del proceso | Facilita la recepción y registro automático de facturas electrónicas, reduciendo errores humanos y tiempos de procesamiento. |
| Cumplimiento legal | Asegura el cumplimiento de normativas fiscales al recibir y archivar facturas electrónicas de acuerdo con los requisitos legales. |
| Control financiero | Mejora el control financiero al tener un registro preciso y actualizado de todas las facturas y compras a crédito. |
| Optimización del flujo de caja | Permite una mejor planificación y gestión del flujo de caja, al tener visibilidad de los créditos y plazos de pago pendientes. |
| Integración con sistemas ERP | Facilita la integración con otros sistemas ERP para una gestión contable y financiera más eficiente y sincronizada. |
Qué aspectos se deben tener en cuenta en la recepción de facturas electrónicas a crédito
Como es un trámite nuevo aún existen muchas preguntas e interrogantes alrededor de este proceso, es por eso por lo que se resaltan los siguientes aspectos para tener en cuenta:
- Es importante destacar que la obligatoriedad recae sobre el comprador, es decir, el adquirente o pagador de la factura de venta, este debe ser el responsable de dar la confirmación de recibido de la factura, así como de recepción del bien o servicio prestado; lo anterior, será obligatorio para quien quiera soportar costos, deducciones e impuestos descontables.
- Para aquellos individuos o sujetos no obligados a expedir factura, pero que requieran soportar costos, deducciones e impuestos descontables deberán cumplir con la misma obligación descrita en el anterior ítem.
- También es muy importante resaltar, que no se considera mensaje electrónico la simple respuesta mediante correo, en su lugar, estos mensajes deben ser firmados y transmitidos a la DIAN o un aliado proveedor tecnológico.
- La factura será título valor cuando cuente con los tres ventos o mensajes a saber: Acuse de los bienes o prestación del servicio y uno de los siguientes Aceptación expresa o Aceptación tácita. De esta manera la factura ya es título valor y si el emisor lo estima conveniente la puede registrar en el RADIAN para ponerla en circulación.
- Desde el punto de vista del emisor de la factura de venta, la implementación de los eventos de acuse de recibo y de recepción de venta de bienes y de servicios, deberá realizarse a partir del 13 de julio del presente año, a través de software propio, del proporcionado por el proveedor tecnológico o la solución gratuita de la DIAN.
- Algo clave en este nuevo requerimiento, es que el no cumplimiento de la totalidad de los requisitos que otorgan a la factura el carácter de título valor no afectará la validez del negocio jurídico que le dio origen a la factura, aunque no podrá ser inscrita en el RADIAN ni ser utilizada como soporte para costos, deducciones e impuestos descontables.
- Como resultado de todo lo anterior, si el adquirente o comprador no envía el mensaje electrónico de confirmación cuando se trata de una factura de venta a crédito, no podrá ser utilizada en materia fiscal como costo o deducción, así como tampoco la recuperación del IVA pagado por las adquisiciones de esos bienes o servicios.
¿Se puede emitir una nota crédito sobre una factura electrónica de un proveedor después de que recibió la aceptación expresa?
Esta es una pregunta muy frecuente, debes tener en cuenta que, si un comprador generó el evento de aceptación expresa, ya no puede hacer reclamaciones sobre ella, de igual manera el emisor no puede realizar notas asociadas a dicha factura.
Es de aclarar que si el comprador luego de haber generado el evento de recibo de bienes o aceptación del servicio transcurren tres días hábiles, el emisor de la factura está en la potestad de generar el evento de Aceptación Tácita.
En conclusión luego de una aceptación ya sea expresa o tácita no se pueden generar notas crédito sobre facturas con vocación de título valor que ya tienen los tres eventos o mensajes electrónicos.
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¿Qué debo hacer si no estoy de acuerdo con la factura que me envió un proveedor?
Lo que menciona la Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales -DIAN, es que si el comprador no está de acuerdo con el contenido de la factura electrónica que le envió el proveedor debe realizar el evento de reclamación el cual debe ser precedido por el acuse de recibo de la factura y el recibo de los bienes o aceptación del servicio; no se puede reclamar sobre algo que no se ha recibido.
¿Hay un tiempo máximo para enviar el acuse de recibo de una factura electrónica?
Dentro de la Ley emitida no existe un plazo para realizar los eventos de la factura como título valor, sin embargo, se debe tener en cuenta que estos eventos sí son obligatorios para utilizar la factura como soporte de deducciones tributarias por compras y para el IVA descontable. Si no se facilita la generación de los eventos de la factura electrónica, podría entrar la Superintendencia de Industria y Comercio a investigar al establecimiento por no facilitar la libre circulación de las facturas, corriendo el riesgo de ser multada.
Sabemos que tienes más dudas, por eso nuestro equipo de Loggro está listo para resolver todas tus inquietudes y que puedas emitir este nuevo trámite por medio de nuestro software.
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