¿Cómo un Software contable puede habilitarse como proveedor tecnológico de la Dian?

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Como ya debes estar enterado uno de los requisitos para empezar a facturar electrónicamente es elegir un software contable que te permita generar todas tus facturas.

Saber cómo elegir entre las opciones puede parecer una tarea completamente desafiante, así hayas leído todo acerca del tema, es por eso por lo que te traemos este artículo en el cual te ayudaremos a entender las opciones que tienes y saber cómo un Software contable puede habilitarse como proveedor tecnológico de la Dian.

Lo primero que debes tener en cuenta como empresario es que puedes obtener tu solución por una o varias de las siguientes 3 opciones:

• El servicio de facturación gratuito DIAN.
• Los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

Puede desarrollar un software propio.

¿Qué es un proveedor tecnológico?

Se entiende como proveedor tecnológico a la persona jurídica que cumple con las condiciones y requisitos establecidos en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, habilitada por la DIAN, para prestar a los facturadores electrónicos, entre otros, los servicios de generación, transmisión, entrega y/o expedición, recepción y conservación de las facturas electrónicas de venta.

¿Qué es el proceso de habilitación de un Proveedor Tecnológico?

El procedo de habilitación de un proveedor tecnológico está establecido en la Resolución 0042 de 2020 a través del cual la DIAN comprueba si se cumplen los requisitos de un aspirante a ser Proveedor Tecnológico, es decir, para que una persona jurídica pueda ofrecer los servicios de facturación electrónica a los obligados de expedir factura electrónica. Si la verificación de los requisitos del aspirante es satisfactoria, la DIAN expide la resolución habilitándolo como proveedor tecnológico. Si quieres conocer cuáles son los proveedores vigentes aprobados por la Dian, puedes consultarlos en el siguiente enlace.

¿Para ser Proveedor Tecnológico debo ser Facturador Electrónico?

Esta pregunta es una de las más frecuentes, la respuesta es que todo proveedor Tecnológico debe ser facturador electrónico, como lo estipula el artículo 51 de la Resolución 0042 de 2020, en el cual se encuentran descritos los requisitos adicionales que deben cumplir los aspirantes a ser habilitados como Proveedores Tecnológicos.

¿Cuáles son los requisitos para poder habilitarse como proveedor tecnológico?

Adicional a ser facturador electrónico estos son los requisitos para poder habilitarse como proveedor tecnológico:

• Debes estar Inscrito en el Registro Único Tributario -RUT.
• Debes presentar una carta de solicitud para habilitación como Proveedor Tecnológico.
• Debes contar con la Certificación ISO 27001, o carta compromiso para adquirirla máximo en 18 meses desde el momento de la habilitación DIAN.
• Debes presentar los estados de situación financiera donde se acredite un patrimonio superior a 20.000UVT.
• Debes mostrar los estados de situación financiera donde se demuestre propiedad, planta y equipo superior a 10.000UVT.

Ten en cuenta que todos estos documentos deben ir firmados por el representante legal de la compañía. (Está lista de requisitos estuvi vigente hasta 30 de octubre de 2020).

A partir del 31 de octubre de 2020 los requisitos que se deberán adjuntar están descritos en el artículo 51 de la Resolución 0042 de 2020:

• Estar constituido como sociedad en Colombia o como sucursal de sociedad extranjera.
• Registrar en el objeto social las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades económicas. Este requisito debe conservarse hasta que se mantenga la calidad de proveedor tecnológico.
• Acreditar el plan de contingencia para garantizar la continuidad del proceso
• Acreditar infraestructura física, tecnológica y de seguridad; para ello, el solicitante a través del representante legal suscribirá un documento con sus respectivos soportes.
• El proveedor tecnológico debe garantizar a sus clientes para la prestación de sus servicios, contar con personal formado en servicio al cliente y un canal de servicio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencia y Felicitaciones PQRSF.
• Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML, XSD y demás documentos electrónicos, derivados de la factura electrónica de venta y otros documentos electrónicos
• Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria -NIT y correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos, de la página WEB de la DIAN.
• Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos
• Realizar satisfactoriamente las pruebas tecnológicas del software de facturación electrónica que demuestren el adecuado funcionamiento de los servicios que presta como proveedor tecnológico.

¿Cómo es el proceso de Habilitación como Proveedor Tecnológico y cómo me notifica la DIAN?

Luego de que hayas realizado la solicitud cargando los documentos que acreditan los requisitos que hemos mencionado anteriormente en el servicio informático de factura electrónica de la DIAN, se programa una visita por parte del equipo especializado de la DIAN para la verificación de requisitos.

Posteriormente se analiza la información obtenida en la visita y se emite la resolución dando respuesta a la solicitud. La DIAN dispone de dos (2) meses desde la recepción de la solicitud de habilitación para resolverla.

¿Durante cuánto tiempo es vigente la habilitación de la DIAN para los Proveedores Tecnológicos?

Es importante tener en cuenta que la vigencia de la habilitación de la DIAN para los proveedores tecnológicos es por 5 años. Tiempo después del cual se debe realizar nuevamente el proceso de renovación de la habilitación.

¿Cuál es el proceso para la renovación de la habilitación de Proveedor Tecnológico?

Después que pasen los 5 años de habilitación debes solicitar la renovación como proveedor tecnológico, este proceso deberá ser solicitado en servicio el informático electrónico de validación previa, como mínimo con tres (3) meses de anticipación al vencimiento de la habilitación y/o renovación que fue aprobada.

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¿Se puede cancelar la habilitación a un Proveedor Tecnológico?

La cancelación de la habilitación de un proveedor tecnológico puede presentarse de manera voluntaria o puede estar ocasionado por un proceso sancionatorio por parte de la DIAN según lo establecido en el artículo 684-4 del Estatuto Tributario.

Como ves, todos los proveedores autorizados de facturación electrónica están reglamentados y deben cumplir los requisitos estipulados por la DIAN, te invitamos a conocer LOGGRO, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura.

Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.