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Cuando se habla de nómina electrónica, hablamos del “documento soporte de pago de nómina”, que, aunque para muchos puede prestarse a confusión, es lo mismo. En este artículo analizaremos de qué se trata y cuál es la periodicidad en la que se debe transmitir.

Sin duda alguna la tecnología ha revolucionado la sociedad actual, cada uno de nosotros ha visto cómo hace parte cada vez más de nuestro día a día y nos hemos visto obligados queramos o no a aprender a usarla. Así mismo las empresas han vivido este proceso por cuenta propia o bien dando cumplimiento a requisitos del gobierno local.

Después de la facturación electrónica, la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), hizo reglamentaria la activación de nómina electrónica Colombia por parte de todos aquellos que generen empleo en Colombia. A partir de ello surgieron muchas preguntas y una de ellas tiene que ver puntualmente con la elaboración del documento soporte de pago de nómina electrónica.

¿Qué es la Nómina Electrónica?

La Resolución DIAN No. 000013 de 2021 define que la Nómina electrónica es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA) cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria. Se debe tener claro que la nómina electrónica no solo es exclusiva de las empresas, si una persona natural tiene un empleado al cual le paga prestaciones sociales, debe presentar los pagos que realiza a estas personas a través de nómina electrónica a la Dian.

¿Qué es el documento soporte de pago de nómina?

El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es un archivo digital que se emite por separado de la liquidación de Nómina y que forma parte de un paso clave que dispuso la DIAN para seguir avanzando en el proceso de la modernización tributaria.

Es importante mencionar que este proceso es muy similar al de la facturación electrónica, si ya tienes implementada este proceso en tu empresa, probablemente se te hará mucho más fácil entender e implementar la nómina electrónica.

¿Qué son las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica?

Según el Artículo 17 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, las notas de ajuste son documentos electrónicos que tienen como objetivo corregir los errores que se hayan enviado. También te puede interesar: Todo lo que debes saber de las notas de ajuste para la nómina electrónica

¿Quiénes están obligados a generar una nómina electrónica?

Según lo indica el Artículo 4 de la resolución, los sujetos obligados a generar y trasmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando aplique.

Periodicidad de emisión del documento soporte de pago de nómina

  • De forma mensual, independientemente de la periodicidad con la cual el sujeto obligado realice los pagos de nómina.
  • El sujeto obligado deberá acumular la información con los valores devengados, deducidos de nómina y el valor total de la diferencia.
  • El documento soporte de pago nómina electrónica y las notas de ajuste se debe realizar los primeros 10 días calendario del mes siguiente.

Ten en cuenta, que el período de conservación de los documentos de soporte de nómina y las notas de ajustes, será mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.

El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica está asociado a la plataforma del sistema de Factura Electrónica, y es posible consultarlo a través del código único de nómina -CUNE en el siguiente enlace: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/SearchDocument.

¿Cuándo se debe cumplir con el requisito de transmisión de nómina electrónica?

En febrero 28 de 2022 a través de la Resolución No. 000028 la DIAN, modificó el plazo de implementación para la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para los responsables que tienen entre uno y diez empleados, al igual que para los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta.

Entonces, se debe realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así:

Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, de forma independiente, dentro de los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022, de forma independiente, dentro de los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.

Es importante destacar que la modificación no aplica para los empleadores que hayan realizado la implementación de forma anticipada del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los empleadores que deseen podrán optar por realizar la implementación anticipada cumpliendo con las disposiciones que regulan la funcionalidad del documento previstas en la Resolución No. 000013 de 2021.

Así mismo, mediante la misma resolución, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, estableció que los sujetos NO obligados a expedir factura electrónica que requieran soportar sus costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes de junio de 2022, en el mes de julio de 2022.

Como ya debes saber al ser un documento electrónico debes contar con un software para poder transmitirla a la Dian ya sea a opción gratuita que ofrece la Dian, con un sistema propio o con u proveedor tecnológico. Lo importante es que no dejes para último momento este proceso y que te enteres de todo lo que debes saber acerca de este tema.

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