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La habilitación de la nómina electrónica es una tarea que se realiza en el servicio informático electrónico de la nómina electrónica de la DIAN.
Para hacerlo, debes tener un usuario y contraseña, un software de nómina electrónica o de un proveedor tecnológico autorizado para que en el portal de la DIAN realices el registro de tu proveedor y envíes las pruebas de los documentos soporte y de sus notas de ajuste. Todos los pasos te los contamos en este artículo con más detalle.
Habilitación de la nómina electrónica en la DIAN
La habilitación en el servicio informático electrónico de la nómina electrónica cuenta con varios pasos que debes seguir antes de que puedas generar y transmitir documentos soporte de nómina electrónica a la DIAN para que sean validados. Todos los mencionamos a continuación para que los tengas presentes.
Habilitación en el servicio informático electrónico de la nómina electrónica
Habilitarte en el servicio informático electrónico de la nómina electrónica es ingresar al sitio web de la DIAN. Identificar el módulo de facturación electrónica y seleccionar la opción “Habilitación”. Luego va a aparecer una ventana en donde debes ingresar los datos de tu empresa.
Ten presente que en este paso debes estar habilitado para emitir facturas electrónicas, para que puedas ver en tu menú de participantes la opción de “Otros documentos electrónicos”. Después debes hacer clic en la casilla de Nómina electrónica y Nómina de ajuste.
Ingreso de la información de tu software de nómina electrónica
Luego de ingresar en la opción de “Nómina electrónica y Nómina de ajuste” aparecerá una ventana en donde debes registrar la información del software de nómina electrónica que elegiste. La información que pide la plataforma varía dependiendo de si es un software propio o el de un proveedor especializado que presta sus servicios.
Ten presente que acá debes escoger el nombre del proveedor, luego debes seleccionar el software de tu proveedor de servicios y por último haz clic en el botón de “Adicionar” para que te aparezca asociado el software con el que realizarás tus pruebas.
Pruebas para el envío de la nómina electrónica
El siguiente paso es iniciar tus pruebas de envío de tus documentos soporte de pago de la nómina electrónica, con el fin de que el sistema informático de la DIAN haga la revisión y apruebe tus documentos, luego de que sean aprobados podrás pasar a producirlos.
Este paso se realiza para demostrar que el software que estás utilizando cumple con todas las condiciones, términos y mecanismos tecnológicos para generar, transmitir y validar la nómina electrónica de tu empresa.
¿Cuántas pruebas debo enviar?
En este paso la DIAN exige que envíes cuatro documentos soporte de nómina electrónica y cuatro notas de ajuste del documento soporte de pago de la nómina electrónica. Para hacerlo debes ingresar en “TestSetID” de pruebas e “Iniciar prueba”. Cuando las envíes el sistema te indicará que te encuentras habilitado y podrás finalizar.
¿Por qué se deben enviar las pruebas de la nómina electrónica?
Con las pruebas le demuestras a la DIAN que el software, los documentos soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste cumplen con todos los requisitos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para generar, transmitir y validar la nómina electrónica de tu empresa, según las especificaciones del anexo técnico de la nómina electrónica que se encuentra en la Resolución 000013 de 2021.
Numeración de los documentos soporte de la nómina electrónica
Luego de realizar las pruebas de los documentos soporte de pago de la nómina electrónica y sus notas de ajuste, debes crear la numeración con la que se emitirán los documentos y las notas de ajuste. Este es un paso que también debes hacer en el sistema informático de la DIAN en la casilla de “datos de modo de operación”.
Firma electrónica para los documentos soporte de tu nómina
También debes tener presente que tu nómina debe tener la firma electrónica para validar su autenticidad. Si ya facturas electrónicamente y te interesa utilizar el mismo proveedor de servicios para emitir tu nómina electrónica podrás utilizar la firma de tu proveedor sin ningún problema.
¿Qué debes hacer si eres nuevo en el tema y no tienes un proveedor de servicios?
Si eres nuevo en el tema y hasta ahora contratarás los servicios de un proveedor tecnológico autorizado para emitir tu nómina electrónica, te recomendamos que preste este servicio, de lo contrario tendrás que comprar tu propia firma digital y será un gasto más para tu empresa.
Generación de los documentos soporte de la nómina electrónica
Cuando termines el proceso de habilitación en el servicio informático de la nómina electrónica podrás generar y transmitir tus documentos soporte de pago de la nómina electrónica y sus notas de ajuste para ser validados por la DIAN. En este paso te recomendamos que conozcas muy bien la operación de tu software para que evites errores en tu nómina y por consiguiente no vayan a ser rechazados en el momento de validarlos.
Sanciones por no generar tu nómina electrónica
También es importante que sepas que existen sanciones por no enviar la información o por no enviarla en los tiempos establecidos así que envía tu nómina de forma mensual y las notas de ajuste dentro del tiempo que indica la Resolución 000013 para que evites las sanciones de la nómina electrónica por parte de la DIAN.
Si aún no cuentas con un proveedor de servicios tecnológicos para emitir tu nómina electrónica, te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica en la Nube con el que podrás generar tus documentos de nómina y sus notas ajuste cumpliendo todos los requisitos legales y tecnológicos; además contamos con planes muy cómodos que se ajustan a las necesidades de tu empresa para que no tengas que pagar por servicios que no vas a utilizar.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
