¿Qué contiene el documento soporte de pago de nómina electrónica?

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La DIAN expidió el pasado 11 de febrero de 2021 la Resolución 000013 con la que implementó y desarrolló dentro del sistema de facturación electrónica, la función del documento soporte de pago de nómina electrónica, en este artículo te contamos qué es este nuevo documento y qué debe tener para que sea validado por la DIAN.

Debes generar un documento soporte de pago de nómina por cada colaborador que tengas en tu empresa. Este proceso debes realizarlo mensualmente, incluso si los acuerdos con tus colaboradores son quincenales o catorcenales. Revisa los detalles sobre el contenido del documento soporte en este artículo.

¿Qué es el documento soporte de pago de nómina electrónica?

El documento soporte de pago de nómina electrónica es un documento electrónico que constituye el soporte para los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontable en el IVA. Estos pagos o abonos a las cuentas bancarias de tus trabajadores se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria. Este se compone de los valores devengados de la nómina, los valores deducidos y el valor total que resulta de la diferencia entre estos, todo su contenido lo veremos con más detalle a continuación.

¿Qué información debe tener el documento soporte de pago de nómina?

En el Artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021 se encuentra relacionada la información mínima que debe tener el documento soporte de pago de nómina electrónica para que pueda ser validado por la DIAN:

  • Debe tener la denominación de “Documento soporte de pago de nómina electrónica”.
  • Incluir los apellidos y nombre o la razón social y el NIT del obligado a emitir la nómina electrónica.
  • Los apellidos y nombres de quien cumpla el rol de beneficiario del pago.
  • Debe incluir su respectivo código CUNE (Código Único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica), este es similar al código CUFE que se emite con las facturas electrónicas de venta.
  • Incluir el número que corresponda a su sistema interno de numeración consecutiva, este se lo debe asignar el obligado a emitir la nómina electrónica.
  • El contenido y los valores de los conceptos que correspondan al valor devengado de nómina. Debes presentar esta información conforme lo establece el anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica que se encuentra en la Resolución 000013 de febrero de 2021.
  • Debe incluir los valores por los conceptos que correspondan a las deducciones de la nómina.
  • Incluir el valor total de diferencia. Este corresponde a la diferencia que existe entre el valor total devengado de la nómina menos el valor total que se le deduce a esta misma.
  • Medio de pago que se utiliza para realizar la entrega de la contraprestación económica de los servicios que prestó el beneficiario del pago.
  • La fecha y hora en que fue generada.
  • La firma digital del obligado a emitir la nómina electrónica, teniendo en cuenta las normas vigentes y la política de firma que establezca la DIAN.
  • Debe incluir el NIT del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación de su software.

Información que debe contener las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica

Otro aspecto importante para la elaboración de la nómina electrónica son las notas de ajuste para el documento soporte de pago de nómina electrónica; también debe ser generado y transmitido para que la DIAN lo valide:

  • Tener el título de “nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica”.
  • Incluir el número que corresponde al sistema de numeración consecutivo interno de quien genera la nómina electrónica. 
  • El número junto con la fecha en que se generó el código CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica, al que hace referencia la nota de ajuste.
  • El contenido y los valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de la nómina.
  • Debe incluir el contenido y los valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de la nómina electrónica.
  • Incluir el valor total de diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de la nómina menos el valor deducido.
  • El código CUNE para la nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Debe incluir el tipo de nota de ajuste según sea el caso.
  • La fecha junto con la hora en que se generó.
  • Los apellidos y nombre o la razón social y el NIT del obligado a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Debe incluir los apellidos y nombre o la razón social y el NIT de quien cumpla el rol de beneficiario del pago.
  • Incluir la firma digital del obligado a emitir la nómina electrónica, teniendo en cuenta las normas vigentes y la política de firma que establezca la DIAN, al momento de ser generada como un elemento que garantice la autenticidad, integridad y no repudio del documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • El código CUNE, del documento de nómina electrónica que se pretende reemplazar.

Cabe destacar que las notas de ajuste son el único mecanismo con el que se puede reemplazar el documento soporte de pago de nómina electrónica. Si una nota de ajuste necesita uno o más cambios, el número del documento soporte no podrá ser utilizado nuevamente.

Estos son los aspectos principales que debes conocer acerca de la información que debe incluir el documento soporte de pago de nómina electrónica y su respectiva nota de ajuste, si aún no sabes cuándo inicias con este nuevo proceso te invitamos a que conozcas el calendario de implementación de la nómina electrónica en Colombia y alistes tu empresa para este nuevo requerimiento.

Por otro lado, te recordamos que la nómina electrónica es un proceso que está asociado al sistema de facturación electrónica y por tal razón te invitamos a que conozcas nuestro software de facturación electrónica y de nómina electrónica con el que podrás cumplir con estos requisitos y evitar sanciones tanto legales como fiscales; además te garantizamos la asesoría de nuestro equipo de expertos en el momento que más lo necesites.


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