En las Pymes, la adecuada gestión y administración de los inventarios se ha vuelto uno de los principales factores que inciden en su desempeño, el correcto control de inventarios permitirá la disminución de inconsistencias: faltantes o sobrantes. Conoce en nuestro artículo de Loggro los beneficios de una adecuada gestión de inventarios.
¿Qué es un inventario?
El inventario es el documento donde se registran todas las pertenencias o bienes tangibles y en existencia de una empresa, que se pueden usar para arrendamiento, uso, transformación, consumo o venta. De allí que esté presente en toda la cadena de suministro desde la fuente del flujo de material hasta el consumo, la eliminación o la destrucción de sus componentes.
Como empresa es muy importante llevar una adecuada gestión de inventarios, con el fin de evitar pérdidas y optimizar los niveles de existencia asegurando la disponibilidad de productos atendiendo su demanda, es decir, es necesario organizar el inventario, teniendo en cuenta que los inventarios se clasifican por ubicación, por función, por tiempo, por volumen y demanda.
Hoy en día ya encuentras software de gestión y control de inventarios que te pueden ayudar en esta tarea de forma fácil y eficiente, evitando caer en los errores más frecuentes de la administración de los inventarios.
Beneficios de una adecuada gestión de inventarios
Un adecuado control de inventarios permite identificar las necesidades, excesos y escasez en el almacén de la empresa. Una buena gestión permite tener actualizados indicadores que servirán para una apropiada organización y planeación de abastecimiento en el negocio.
También permite realizar compras eficientes y oportunas, prever el aumento de demanda con base en históricos y reducir pérdidas por vencimiento u obsolescencia de productos.
Un buen control disminuye las pérdidas por robo o pérdida de mercancía y detecta sobrantes y faltantes por errores humanos de conteo y/o registro.
Por otra parte, con un software de gestión y control de inventarios se tiene en tiempo real la información actualizada de cantidad y costo del inventario de la empresa, y ganarás tiempo que podrás usar en labores más estratégicas. Un software automatiza y agiliza el proceso de gestión del inventario, monitoreando el stock en un determinado momento y su flujo por los diferentes canales de venta, brindando a su vez informes relevantes para el negocio, de esta forma en poco tiempo podrás cubrir varias tareas que antes te tomaban una enorme cantidad de tiempo.
Principales retos de no llevar un buen inventario
| Reto/inconveniente | Descripción |
|---|---|
| Falta de control financiero | Sin un control adecuado, es difícil determinar el valor real del inventario, lo que puede llevar a errores contables graves. |
| Desabastecimiento o sobreabastecimiento | La falta de precisión puede generar pérdidas por falta de stock o sobrecarga de inventarios que no se venden. |
| Pérdida de oportunidades de venta | Un inventario mal gestionado puede causar retrasos en la entrega de productos, lo que afecta la satisfacción del cliente. |
| Incremento de costos operativos | La falta de visibilidad del inventario puede generar ineficiencias en la producción y almacenamiento, elevando los costos. |
| Dificultad en la toma de decisiones | Sin información precisa, es complicado tomar decisiones estratégicas como la compra de nuevos productos o ajustes de precios. |
| Riesgo de pérdida o deterioro | La falta de seguimiento adecuado puede llevar a pérdidas por obsolescencia o deterioro de productos almacenados. |
| Inexactitud en los estados financieros | Los errores en el manejo del inventario pueden reflejarse en balances inexactos, afectando la imagen financiera de la empresa. |
¿Qué es el reconocimiento de un inventario y que son sobrantes?
En términos generales, se reconocerán como inventarios, los activos adquiridos, los que se encuentren en proceso de transformación y los producidos. En el momento que la empresa asume los riesgos y beneficios de la tenencia y asume el control del de estos activos se origina el reconocimiento inicial de un inventario, en otras palabras, cuando se adquiere el bien y se admite la obligación del pago, así como la formalización administrativa y legal de la transferencia de la propiedad y de los derechos.
Con este reconocimiento inicial los bienes deben registrarse en el sistema de inventarios de la empresa con un valor inicial.
Ahora bien, los elementos que se encuentran físicamente en un almacén y no están registrados en el sistema de gestión y control de inventario que usa la empresa, se les llama sobrantes.
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¿Cómo se lleva a cabo el reconocimiento de sobrantes?
En una buena gestión de inventarios se debe realizar periódicamente un control, de tal forma que concuerden las existencias físicas con las registradas en el sistema de gestión y control de inventarios. Pero, si luego de terminar esa comparación resulta que hay más unidades físicas que las que están registradas en el sistema de gestión de inventarios, tenemos un sobrante de inventario.
Estos sobrantes se pueden presentar por diferentes razones a saber:
En primer lugar, podría resultar de un mal registro, o puede que hayamos contado mal las unidades físicas, pero si las anteriores situaciones ya se encuentran descartadas debemos realizar el ajuste a nuestra contabilidad y por consiguiente a nuestro registro en el sistema de gestión de inventarios.
Esta diferencia también podría presentarse por que en la compra nos entregaron más unidades de las que figuraban en la factura u orden de salida. En este caso la contabilización deberá hacerse: debitando la cuenta de inventarios por el valor estimado del sobrante y acreditando una cuenta por concepto de ingresos no operacionales por concepto de aprovechamientos.
Además, se debe ajustar el total de unidades de nuestro sistema de inventarios de tal forma que muestre lo que realmente hay en físico. Recuerda que este sobrante debe registrarse a precio de costo o precio de compra y no al precio de venta.
Otra causa del sobrante podría ser, que no se despachó a nuestro cliente las unidades que realmente compró, por ejemplo, él compró 5 unidades, pero solo le entregamos 4 y en la factura y orden de salida también se registraron 4 unidades. En ese caso también se debe ajustar el inventario igualándolo con el físico, pero en la contabilidad ya no debe registrarse como un ingreso porque lo más seguro es que el cliente regrese solicitando la unidad faltante en su despacho.
También puede pasar, que se confundan unos productos con otros y se registre la salida de un producto con un código diferente, como consecuencia tendremos sobrante de un producto que se registró y no salió; y faltante del que salió y no se registró correctamente. Se debe hacer la conciliación con facturas y ajustar las cantidades en el sistema de gestión de inventarios.
En síntesis, una vez detectado el sobrante debes igualar las cantidades físicas con el registro de tu sistema de control de inventarios. Y por último, es necesario que revises tributariamente como afectan estos sobrantes la contabilidad de tu empresa.
Recuerda que un buen software de inventarios, te permitirá modernizar tu empresa y no perder competitividad, estos sistemas de administración se están volviendo mucho más comunes de lo que piensas. Si aún no lo tienes, es posible que tu competencia ya lo tenga. No esperes más, invierte en el crecimiento de tu empresa.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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