El Gobierno Nacional en su intento para mejorar el control que tiene sobre las operaciones económicas que realizan los ciudadanos implementó el proceso de facturación electrónica con requisitos específicos que están vigentes para 2020 y 2021.
Este proceso ha permitido remplazar la antigua forma de facturar por medio de papel, talonario y computador. En este Artículo te contamos cuáles son los principales requisitos para facturar electrónicamente en 2020.
¿Qué son las facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas son documentos que cuentan con todos los datos y cumplen con los requisitos que señala el Artículo 617 del ET (Estatuto Tributario), por otro lado, el Artículo 1.6.1.4.1.2 del Decreto 1625 define las facturas electrónicas de la siguiente forma.
Definición Factura electrónica según el Decreto 1625 de 2016
Son el documento que se encarga de soportar las transacciones por la venta de bienes y/o servicios y su forma operativa se realiza por medio de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que posibilitan cumplir con las condiciones y características para el proceso de expedición, recibo, validación, aceptación o rechazo y conservación. Este proceso es también conocido como validación previa. Aquí puedes aprender cómo funciona.
En otras palabras, las facturas electrónicas son facturas que cumplen con todos los requisitos, solo que se generan por medio de sistemas electrónicos que se encargan de garantizar su integridad y origen.
Obligados a expedir facturas electrónicas en 2020
Para 2020 según el Artículo 6 de la Resolución 000042 que expidió la DIAN se encarga de señalar quienes son los contribuyentes obligados a facturar de forma electrónica, entre ellos están.
- Todos los responsables del Impuesto sobre las ventas (IVA)
- Quienes sean responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC)
- Las personas o entidades que cuenten con la calidad de comerciantes
- Quienes ejercen profesiones liberales o que se encargan de prestar servicios inherentes a ellas.
- Los comerciantes que enajenen bienes que sean producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyente o no contribuyente de los impuestos que administra la DIAN, a excepción de quienes no se encuentran obligados a expedir facturas de venta y/o cualquier otro documento equivalente que se encuentran previstos en los Artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del Artículo 437 y 512 – 13 del ET y en el Artículo 1.6.1.4.3., que se encuentra en el Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 de 2016.
- Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o para la venta al consumidor final.
- Los litógrafos y tipógrafos que no responsables del IVA, teniendo en cuenta lo previsto en el Artículo 437 del ET, por el servicio prestado con forme lo previsto en el Artículo 618-2 del ET.
- Los contribuyentes que están inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación.
¿Cómo deben facturar electrónicamente según la Resolución 000042 de 2020?
En el Artículo 32 de la Resolución 000042 de 2020, la DIAN indica que los sujetos que se encuentren obligados a facturar son, tanto las personas naturales, como jurídicas y demás sujetos que estén en la obligación de cumplir con la obligación formal de expedir facturas de venta y/o cualquier otro documento equivalente, por todas las operaciones que realicen por la venta de bienes y/o servicios; atendiendo el sistema de facturación que le corresponda conforme las condiciones, términos, mecanismos tecnológicos y técnicos que para tal efecto establece la DIAN.
El anterior concepto comprende a los sujetos obligados a expedir facturas de venta y/o documento equivalente que de forma voluntaria opten por cumplir con esta obligación formal.
Esto quiere decir que, las personas naturales o jurídicas que se encuentren obligadas a facturar deben hacerlo de forma electrónica, esto hace que desaparezcan las facturas de papel y por computador.
Para iniciar con el proceso de facturar electrónicamente lo único que deben hacer es tener presente el calendario para la implementación de las facturas electrónicas con validación previa, y a partir de la fecha en que le corresponda e inicie con la emisión de dichas facturas, no podrá volver a expedir facturas que no sean electrónicas.
Calendario y plazo para la implementación de la facturación electrónica en 2020
En la Resolución 000042 de 2020 también se pueden encontrar los nuevos plazos para los contribuyentes que deben implementar la facturación electrónica y aún no lo han hecho en este 2020. Los plazos para la implementación se encuentran fijados teniendo en cuenta la actividad económica principal que el contribuyente tenga inscrita en el RUT (Registro Único Tributario).
¿Cómo implementar la facturación electrónica en 2020?
En 2020 la facturación electrónica por medio de la validación previa es posible implementarla usando tres posibilidades o medios que son los siguientes.
- Utilizando el sistema de facturación electrónica gratuito de la DIAN
- Contratando los servicios de un operador o proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para facturar electrónicamente.
- Implementando un sistema de facturación electrónica propio que cumpla con todos los lineamientos exigidos por la DIAN.
El sistema de facturación gratuito de la DIAN es muy sencillo y funcional y sobre todo recomendado para las pequeñas empresas o para las personas naturales que no realizan grandes operaciones debido a que en muchas ocasiones el sistema puede fallar por la cantidad de transacciones que se realizan en esta plataforma.
Los operadores tecnológicos son el medio por el que puedes subcontratar el servicio de facturación electrónica, se trata de una solución especializada y externalizada, de gran calidad, aunque debes pagar una tarifa por este servicio.
Los proveedores de facturación electrónica cuentan con software flexibles que permiten personalizar el proceso de facturación en tu empresa, por lo general se encuentran ubicados en la nube y cuentan con las diferentes ventajas que esto supone.
El sistema de facturación propio implica que los contribuyentes deben desarrollar su propio software para facturar de manera electrónica, y realizar la gestión de validación y aprobación de forma directa ante la DIAN.
Sanción por incumplir el plazo de implementación de la facturación electrónica
En la Ley 2010 de 2019 se adicionó el parágrafo transitorio tercero al Artículo 616-1 del ET en el sentido de no imponer alguna sanción para quienes estando obligados a facturar electrónicamente no hagan la implementación, esta exoneración es vigente hasta el 31 de marzo de 2020, siempre y cuando los obligados cumplan con las condiciones que mencionaremos a continuación.
- Deben expedir facturas y/o documentos equivalentes sustitutivos que se encuentren vigentes, por el método tradicional diferente al medio electrónico.
- Están en la obligación de demostrar que la razón por la que no emitieron facturas electrónicas en sus transacciones obedece al impedimento tecnológico o por cualquier razón de inconveniencia comercial que esté debidamente justificada.
Una vez culmine el plazo vigente por la Ley 2010 que va hasta el 31 de marzo de 2020 quien no haya cumplido con el proceso de implementación de la facturación electrónica puede ser sancionado por la DIAN.
Estos son todos los requisitos que debes cumplir si estás interesado en implementar el sistema de facturación electrónica en tu empresa; recuerda que en Loggro nos dedicamos a desarrollar un software especializado que puede ayudarte en esta y muchas otras tareas; además contamos con un equipo de especialistas que está dispuesto a atender tus inquietudes en el momento que más lo necesites.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
