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Con la Resolución 000042 de 2020, la DIAN no pone un tiempo límite para anular las facturas electrónicas de los contribuyentes que presenten inconvenientes con el contenido o por cualquier otro asunto. Para anular las facturas lo único que debes hacer es una nota crédito que cumpla con todos los requisitos, en este artículo te contamos todo lo que debes saber para anular tus facturas y en qué tiempos.
Anulación de facturas electrónicas en Colombia: Procedimientos y requerimientos según la Resolución 000042 de 2020 de la DIAN.
¿Por qué no existe un tiempo límite para anular las facturas electrónicas?
Según lo indica el Artículo 30 de la Resolución 000042 de 2020, las facturas electrónicas de venta deben ser anuladas por medio de una nota crédito, pero no se establece un tiempo límite en el que se deba anular la factura, lo único que resalta es que el número de la factura anulada no debe ser utilizado de nuevo y no es posible utilizar las nota débito o nota crédito para realizar ajustes entre ellas.
Es decir que si realizaste una factura electrónica de venta y te das cuenta de que presenta algún error, no tienes un tiempo límite para detectar los errores y por consiguiente realizar la anulación de la factura, lo único que debes hacer cuando te des cuenta del error es crear una nota crédito para el documento que deseas cambiar.
¿Qué son las notas crédito?
Las notas crédito son documentos o comprobantes que las empresas les envían a sus clientes para informarles la acreditación de un valor determinado. Cabe resaltar que este valor depende del concepto que indique la nota.
¿En qué casos se utilizan las nota crédito?
Algunos de los casos en los que se utilizan las notas crédito son:
- Cuando los productos vendidos presentan averías.
- Por una rebaja o disminución de precio que no se contempló en la factura de venta inicial.
- Cuando se presentan devoluciones o cualquier otro tipo de descuento especial.
- Para corregir errores que se presenten en las facturas.
En conclusión, la nota crédito corrige los posibles errores que presenten las facturas de venta, también sirven para disminuir la deuda o el saldo de la respectiva cuenta porque se presentan cambios en el valor que se le cobró inicialmente al cliente.
¿Qué son las notas débito?
La nota débito se caracteriza por ser un comprobante que la empresa le envía al cliente, en donde se le notifica que se ha cargado o debitado en su cuenta cierta suma o valor por el concepto que indique la nota débito.
Este es un documento que registra el valor que tiene la deuda o el saldo de la cuenta, bien sea porque existe un error en la factura de venta, intereses por mora en el pago, o por cualquier otra situación que genere el aumento del saldo de una cuenta. En conclusión, la nota débito se genera cuando el valor que se le cobra al cliente presenta algún incremento. Es decir que, desde el punto de vista empresarial, las notas débito significan un ingreso para la compañía, y las notas crédito hacen referencia a una devolución para los clientes, dependiendo del caso en que se utilice.
¿Las notas crédito y débito tienen algún plazo para ser enviadas?
El Artículo 30 de la Resolución 000042 de 2020 no propone un plazo para enviar los documentos electrónicos, lo único que debes tener presente son los errores que debes cambiar y cumplir con todos los lineamientos que estas requieren para su generación y envío.
Requisitos de las notas crédito y débito
Según la Resolución, los siguientes son los requisitos que debes cumplir para emitir una nota crédito o débito.
- Debe estar denominada expresamente como nota crédito o débito para las facturas electrónicas, dependiendo del caso.
- Incluir la numeración consecutiva interna.
- Debe tener el prefijo, el número, la fecha en que se generó y el código CUFE de las facturas que hace referencia la nota crédito o débito.
- El código CUDE.
- Debe incluir el código QR para obtener la dirección de internet donde está la factura.
- El tipo de nota débito o crédito dependiendo del caso.
- Fecha y hora en que se generó.
- Fecha y hora en que se validó.
- Apellidos y nombre o la razón social junto con el NIT del vendedor o de quien prestó el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente.
- El número de registro, línea o ítem, el total de ítems o líneas en donde se detalle la cantidad, la unidad de medida, una descripción especifica, los códigos que faciliten la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados junto con su denominación. Debe estar discriminado el IVA, INC, INC para bolsas plásticas, con su tarifa aplicable para los bienes o servicios que están gravados con estos impuestos, además del valor unitario y el valor total de cada ítem o línea.
- Debe incluir el valor total de la venta de bienes o por la prestación del servicio, este se obtiene por la suma de cada uno de los ítems o líneas que se encuentran en la factura electrónica.
- Incluir la calidad de agente retenedor para el IVA, Impuesto sobre la Renta y complementarios y la calidad de gran contribuyente.
Debes incluir tu firma digital con el fin de garantizar la autenticidad, integridad y el no repudio de la factura electrónica de venta.
¿Cuál es la mejor forma para anular facturas electrónicas de venta?
La mejor forma para anular tus facturas electrónicas de venta es por medio del software de facturación electrónica que estés utilizando. Te recomendamos que cumpla con todos los requisitos y que aprendas a utilizar el apartado para las notas crédito y débito; de esta forma no tendrás ningún tipo de problema a la hora de anular y corregir tus facturas.
Si tienes inconvenientes para anular tus facturas electrónicas, te invitamos para que conozcas nuestro software de facturación electrónica en la Nube, es de fácil usabilidad gracias a nuestras aplicaciones intuitivas; además ponemos a tu disposición nuestro equipo de especialistas, en caso de que tengas dudas relacionadas con otro tema de la facturación electrónica.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
