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Si eres trabajador independiente, debes conocer la resolución 000013 de 2021 de la DIAN, que estableció las condiciones de implementación de la nómina electrónica en Colombia: qué, cómo, cuando y quiénes deben emitirla y transmitirla.

En este artículo revisamos cuales trabajadores independientes están obligados a implementarla.

¿De qué se trata la Nómina Electrónica?

En términos generales, la nómina electrónica, es la digitalización de tus documentos soporte de pago de nómina a empleados y notas de ajuste derivados de éste, y la presentación de estos pagos y novedades de personal a la DIAN, el objetivo principal además del control de la administración tributaria es servir como soporte para tu administración.

Esta nómina debe tener ciertos componentes y debe ser generada por un software. especializado, el cual puede ser: gratis proporcionado por la DIAN, propio o suministrado por un proveedor tecnológico de confianza y habilitado por la administración tributaria; se le conoce como documento soporte de pago de nómina electrónica y está compuesto por los valores devengados de nómina, tales como sueldo, bonificaciones, horas extras; los valores deducidos de nómina que son los aportes de salud y pensión; y el valor total diferencia de los mismos y debe ser transmitido a la DIAN por cada uno de los empleados. La información contenida debe cumplir con las políticas de tratamiento de datos personales, dada la naturaleza confidencial de la información de la empresa y de los trabajadores.

Esta transmisión a la DIAN la debes hacer de manera mensual dentro de los 10 primeros días del mes siguiente y sin importar la periodicidad de pago, es decir, aunque tus pagos sean quincenales reportas el acumulado mensual. La DIAN deberá validar y firmar de forma digital o rechazarla en caso de errores para que sea corregido mediante una nota de ajuste.

Recuerda que la nómina electrónica te brinda beneficios no solo tributarios, también te permite ahorrar papel, te facilita consultar la trazabilidad de la información, mantener actualizada la información de costos y deducciones y acceder a mejores servicios electrónicos ofrecidos por la DIAN tales como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas. Además, dado que la información de nómina debe cumplir con un periodo de conservación de cinco años, al ser información digital te evitará mantener grandes y costosos archivos de papel.

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¿Qué es un Trabajador independiente?

Ahora bien, un trabajador independiente es una persona natural que presta servicios con total independencia a favor de un tercero, dicho en otras palabras, eres trabajador independiente si eres responsable de tu actividad laboral y no estás sometido a una relación de subordinación, sino que hay un acuerdo de contrato para llevar a cabo algunas actividades.

Hay tres tipos de trabajadores independientes:

  1. Mediante contrato de prestación de servicios, es decir que recibes una remuneración por la prestación de un servicio casi siempre intelectual más que físico y sin recurrir a terceros.
  2. Por cuenta propia, cuando desarrollas tus actividades por cuenta y riesgo incurriendo en costos y gastos, asumes pérdidas y ganancias y en algunos casos debes subcontratar personal.
  3. Con contrato diferente al de prestación de servicios, tales como rentas de capital, arrendamiento de bienes y rentas fiduciarias.

¿Quién está obligado a implementar nómina electrónica?

La Resolución 000013 de 2021 establece que todas las empresas y contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, que tienen contratados trabajadores a los que les haces pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o si tienes a cargo pagos a pensionados, estás en la obligación de generar y transmitir nómina electrónica; esta obligación se debe cumplir si tienes uno o más empleados.

En otras palabras, desde la implementación de la facturación electrónica y de la nómina electrónica, el documento soporte de pago de nómina es el requisito para solicitar los costos y deducciones de impuestos de renta y de IVA, según el caso; y son estos contribuyentes quienes están obligados a realizarla; y deben hacerlo de forma independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

Pero aclaremos, las personas jurídicas o naturales que son contribuyentes, pero no están obligados a facturar, y tienen a su cargo personas con vinculo laboral también deben emitir nómina electrónica a la DIAN.

¿Los trabajadores independientes están obligados a implementar nómina electrónica?

Dado que, la nómina electrónica es el documento soporte de pago para la solicitud de los costos y deducciones en la declaración de renta, solo será obligatorio para los contribuyentes del régimen ordinario que requieran soportar los costos de nómina para incluirlos como deducciones o impuestos descontables.

Es decir, si eres contribuyente, independiente y has subcontratado terceros, y vas a usar los costos de nómina como deducción de la base gravable de tus impuestos entonces deberás generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica a la DIAN.

Ahora bien, deben transmitir el documento soporte de nómina electrónica sólo quienes tienen personas contratadas bajo las modalidades de:

  • Contrato laboral a término indefinido
  • Contrato laboral a término fijo
  • Contrato laboral por obra o labor, y
  • Contrato de aprendizaje.

Si el contrato es en la modalidad de prestación de servicios se denominan contratistas y para ellos no se debe generar ni emitir documento soporte de pago de nómina electrónica.

En conclusión, los independientes por cuenta propia, que son contribuyentes del impuesto de renta, y tienen subcontratados empleados a los que realiza pagos o abonos en cuenta derivados del vinculo laboral están obligados a generar nómina electrónica. Pero, los independientes que prestan sus servicios mediante contrato de prestación de servicios, no deben generar nómina electrónica al contrario cobrarán sus honorarios a través de una factura electrónica, tal como ocurre con los cobros de arrendamientos de bienes.

Por otra parte, si eres independiente y estás obligado a reportar la nómina electrónica y no lo cumples con la obligación también puedes ser sujeto de sanciones o multas por parte de la DIAN, que van del 3 al 5% del valor de la nómina, pues ésta cuenta con herramientas electrónicas de acceso a la información que le permiten cruzarla con la información exógena y la planilla integrada de liquidación de aportes PILA en la que se reportan los aportes y pagos de seguridad social de los empleados.

Sobre el Autor:

Isabel Turriago

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