Saber cómo funciona la validación previa es una de las preguntas frecuentes dentro de la comunidad obligada a facturar electrónicamente y a pesar de que es una exigencia relativamente reciente. También resulta ser un proceso muy fácil de realizar, debido a que aceptar o rechazar una factura no es algo que debería preocuparte, gracias a que los proveedores autorizados lo realizan de forma automática.
En Loggro, por ejemplo, solamente debes emitir tu factura electrónica, el proceso siguiente del software es enviarla a la DIAN por ti para que la apruebe o la rechace y en cuestión de máximo cinco segundos sabes si la DIAN aprobó y validó correctamente tu factura, aunque bien es cierto que este proceso se realiza, tanto con la factura electrónica, como con los otros documentos electrónicos.
En este artículo te contamos cuáles son los 300 criterios de validación previa que la DIAN evalúa en tus documentos para aprobarla o rechazarla y cómo es el proceso.
Revisa nuestro artículo: por qué puede ser rechazada una factura electrónica. Ahí encontrarás cuál es el proceso de aceptación y rechazo.
Validación previa de facturas electrónicas: Proceso y criterios
300 Criterios de validación o rechazo
En este artículo estamos enfocados en contarte cuáles son los 300 criterios de aceptación o rechazo y por eso es importante que conozcas los conjuntos de información que valida la DIAN. Estos criterios o ítems están agrupados en ocho categorías macro, dentro de la que hay un desgloce de múltiple información y, toda ella debe ser correcta para que tu factura no sea rechazada o como se escucha comunmente: “devuelta”.
Este último término, aunque es de aceptación general, carece de validez, ya que actualmente no existe un proceso de entrega ni envío físico de las facturas, sino que la validación hace referencia a un escaneo, por parte de la plataforma de la DIAN, de la factura que emites, por eso se cree que el proceso de validación previa es engorroso, tedioso y complicado; sin embargo, Loggro te garantiza facturas válidas, pero además fáciles de diligenciar.
Información que revisa aprueba o rechaza la DIAN en la validación previa
Si lo prefieres, consulta el anexo técnico de la facturación electrónica, en el que está registrada toda la información agrupada de facturación electrónica.
- Identificación de las personas
- Campos que describen la transacción documentada
- Campos complementarios de uso comercial específico
- campos de información tributaria
- Subtotales y totales del documento electrónico
- Informaciones financieras
- Informaciones relacionadas con la entrega de la factura
- Estructuras genéricas relacionadas con direcciones
Dentro del Anexo técnico encuentras toda la información relativa con la facturación electrónica a nivel técnico y es fácilmente comprensible, así que te sugerimos revisarla para que tengas seguridad y mayor respaldo de un asesor comercial a la hora de abordar una solución tecnológica de facturación que te permita cumplir con tu obligación.
La Resolución de la validación previa
Aunque a principio de 2019, con la Resolución 000001 se empezó a hablar de validación previa, la última reglamentación legal de facturación electrónica referente a la validación previa se emitió con la Resolución 000030 de 2019.
Con esta reglamentación se especificó que todas las empresas que estaban facturando electrónicamente con la anterior plataforma de facturación, especificada en el Decreto 2242, deben transitar hacia la nueva plataforma con validación previa y para realizarlo deberán inscribirse como si fueran un nuevo facturador electrónico.
En cuestiones tecnológicas solamente debes pensar en una solución integral que te permita digitalizar toda la operación de tu negocio, por ejemplo, nuestro software, Loggro, por contar con el respaldo de la DIAN, cumple con todas las especificaciones necesarias para que lleves al día tus obligaciones legales referentes a la factura electrónica y a todos los procesos que vienen de cara a 2020, como la nómina electrónica o el respaldo parafiscal, también electrónico.
Cómo se realiza el proceso de validación previa ante la DIAN
Es algo de lo que debes preocuparte, porque resulta ser un proceso sencillo, debido a que los proveedores de facturación electrónica autorizados tienen la obligación y han aprobado un set de requerimientos técnicos de la DIAN para poder ser habilitados para facturar electrónicamente, por eso, despreocúpate, solamente debes tener presente que la elección de un software de facturación electrónica debe darte todos los beneficios y debe estar dentro del listado de proveedores que la DIAN emite periódicamente.
Adicionalmente, será importante que tu sistema para facturar electrónicamente cumpla con ciertos requisitos que te permita ordenar tu negocio a la vez que cumples con el requisito de facturación, principalmente el área contable.
Formato XML para validación previa
Gracias al formato XML es posible que se realice la validación previa de tus facturas. XML es la sigla de Extensible Markup Language y consiste en un lenguaje fácilmente reconocible, a pesar de que pueda parecer un lenguaje muy técnico, propio de ingenieros.
Si revisas con detalle, notarás que está basado en etiquetas que nombran cada campo de la factura y a continuación la información que describe dicha etiqueta.
Si bien esta no es una redacción común, es fácilmente entendible y más abajo podrás ver cómo luce una factura electrónica:
●<fechaValidación> 30/01/2019 </fechaValidación>
●<totalSinImpuestos>6.2</totalSinImpuestos>
●<totalConnImpuestos>6.94</totalConImpuestos>
●<RucCedulaComprador179543035>
●<razonSocialComprador>CortequiposSAS</razonSocialComprador>
Masificación de la factura electronica con validación previa
Con la llegada de la validación previa vino la masificación de la facturación electrónica y por eso nuestra invitación es a que cumplas con este requisito de una forma fácil, incluso si no estás obligado por la Resolución más reciente 000064 del 1 de octubre de 2019, porque puedes facturar electrónicamente como voluntario, lo cual también te traería muchos beneficios para tu empresa, entre ellos, ganarle ventaja al proceso para el momento en el que sea obligatorio para todas las empresas y ahorrar costos de personal, radicación y almacenamiento de las facturas físicas.
Finalmente, te recomendamos hacer del proceso de facturación la oportunidad perfecta para digitalizar la operación de tu negocio, pues el costo de invertir en un software de gestión, que incluye el sistema de facturación con validación previa es menor al promedio de soluciones que solamente te permiten facturar electrónicamente. Aquí puedes revisar cuánto cuesta facturar electrónicamente para 2020
Tampoco encontré el artículo: quiénes pueden ser voluntarios de facturación, pero podríamos hipervincularlo.
Aquí también estaría bien poner el artículo que escribí antes sobre cuánto vale facturar electrónicamente, que tampoco lo encontré…
Disminuye el margen de error de rechazo en el proceso de validación de tus facturas
Si bien un software es necesario para emitir facturas electrónicas de calidad, también es necesario que contrates una solución con experiencia en el mercado que te garantice fácil manejo para reducir la posibilidad de equivocarte, pues el diligenciamiento de las facturas electrónicas puede parecer esquivo y complejo para muchas empresas.
Dentro del desarrollo de software está la experiencia de usuario (User experience – UX) que son procesos técnicos en los que está implícito el manejo del software para garantizar facilidad e intuición en el manejo del programa, por eso te recomendamos que preguntes qué tan amigable es la experiencia de usuario y que agendes una demostración del programa para probar si te resulta o no de fácil manejo.
Además de la facturación electrónica con verificación previa, Loggro te ofrece un manejo amigable en los procesos de tu empresa referentes a:
- Sistema POS
- Inventarios y bodegas
- Contabilidad
- Cuentas por pagar y por cobrar
- Tesorería, cajas y bancos
- Reportes gerenciales
- Parametrización de tus facturas
- Soporte directo sin intermediarios para el proceso de facturación
- Entre muchas otras funcionalidades
Si necesitas un Software contable en la nube que cuente con el módulo de Facturacion Electronica te invitamos a conocer Loggro, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
