El sistema de facturación electrónica que implementó la DIAN tiene diferentes funciones y normas para su óptima operación; además tiene términos que deberías conocer, si estás obligado a facturar electrónicamente, entre ellos todo lo relacionado con el catálogo de participantes.
En este artículo te contamos qué es y cómo funciona el catálogo de participantes en la facturación electrónica para que sepas cómo es su reglamentación, su funcionamiento y le saques todo el provecho que tu empresa necesita.
¿Qué es el catálogo de participantes de la DIAN?
El catálogo de participantes es un registro que se actualiza de forma permanente y que se encuentra a disposición de los contribuyentes que emiten y/o reciben facturas electrónicas de venta. Los proveedores autorizados por la DIAN tienen acceso a esta información para facilitar la interoperabilidad de la facturación electrónica de sus clientes.
Reglamentación del catálogo de participantes de la DIAN
El catálogo de participantes está reglamentado por el Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015 en el que se especifica cuáles son los documentos que requiere la DIAN para que lo puedas utilizar de forma correcta.
¿Quiénes deben utilizar el catálogo de participantes?
El sistema del catálogo de participantes para facturar electrónicamente lo deben utilizar:
- Contribuyentes obligados a facturar electrónicamente
- Adquirientes que decidan recibir sus facturas en el formato de generación electrónica
- Proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN que además deben estar registrados en el Catálogo de Participantes de Factura Electrónica
Deberás mantener este registro actualizado para que su información no tenga errores al buscarla; por su parte, la DIAN realizará las actualizaciones pertinentes para que puedas utilizarla de forma óptima.
¿Cómo funciona el catálogo de participantes de la DIAN?
El catálogo de participantes es un servicio público útil para conocer la información que necesites sobre la interoperabilidad entre los distintos modelos de facturación electrónica.
La interoperabilidad consiste en la forma en la que interactúan los diferentes sistemas que utilizan las personas implicadas en el proceso de generación de la facturación electrónica, es decir:
- DIAN
- Facturadores electrónicos
- Proveedores tecnológicos que se encuentran autorizados por la DIAN para realizar esta función
- Quienes cumplan el rol de compradores que sean o no facturadores
- Todas aquellas autoridades especiales
A esto se suma que este sistema también cuenta con la información del registro de las facturas electrónicas de venta.
Los facturadores y compradores pueden acceder a la información de una forma sencilla, ingresando a la plataforma del catálogo de participantes, con su nombre o la razón social, el NIT (Número de Identificación Tributaria) y el correo electrónico para la recepción de la información.
Información que contiene el catálogo de participantes
El catálogo de participantes tiene información de los contribuyentes, proveedores autorizados por la DIAN y demás involucrados que requieran hacer parte de este catálogo; dentro de la información mínima que contiene, está:
- Incluye la información actualizada como se encuentra en el RUT (Registro Único Tributario) para identificar al contribuyente obligado a facturar electrónicamente y, en general, vas a poder conocer la identificación de cualquier participante que se encuentre registrado en este catálogo.
- Puedes conocer los datos técnicos que necesites, por lo menos una casilla de correo electrónico para que realices la entrega de la factura electrónica en el formato exigido. Esto es necesario para el proceso de generación de las notas crédito y débito, sin que tengas que utilizar otros esquemas electrónicos para la entrega previamente acordada entre el obligado a facturar y el adquiriente que debe recibir su factura el formato electrónico de generación. Esto es posible siempre y cuando los esquemas que adopten no impliquen costos adicionales o dependencias tecnológicas distintas para su realización.
- También puedes encontrar toda la información referente a las diferentes situaciones que se encuentran relacionadas con los participantes.
- Otro aspecto importante es que puedes encontrar el consolidado de datos de quienes se encuentran autorizados por los participantes para intervenir y operar los distintos procedimientos que se encuentran asociados con la facturación electrónica.
La DIAN es la única entidad encargada de establecer los procedimientos y los protocolos tecnológicos para el acceso y actualización de los datos que se encuentren en el catálogo de participantes.
¿Qué pasa con el catálogo de participantes si alguna entidad desaparece?
Cuando se presente alguna de las siguientes liquidaciones en las que implica la cancelación del RUT, la DIAN es la entidad encargada de actualizar el catálogo de participantes de la facturación electrónica, sin necesidad de que la entidad que la liquide realice algún otro procedimiento.
- Liquide la sucesión
- Liquidación de la persona jurídica o asimilada
- Dé la fusión por absorción o la fusión por creación
- Por una división
- Porque el proveedor tecnológico autorizado desaparezca jurídicamente
- Por el cese de actividades mercantiles de forma definitiva
- Por la liquidación de la sucesión
- Por la cancelación de la autorización de servicios de facturación electrónica
Estos son los principales aspectos que debes conocer acerca de la reglamentación (Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015), función e información del catálogo de participantes en la facturación electrónica de la DIAN, así que, si quieres conocer algún detalle de tus clientes, tuyo o de tu proveedor de facturación electrónica lo único que debes hacer es acceder a este.
Por otro lado, queremos que conozcas nuestro software de facturación electrónica en la Nube con el que puedes realizar las facturas para tus clientes, cumpliendo con todos los requisitos tanto técnicos como legales que exige la DIAN. También ponemos a tu disposición nuestro equipo de especialistas para que resuelvas todas tus dudas aún si te encuentras en una etapa de facturación avanzada.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
