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Uno de los procesos más críticos en las empresas es su gestión de inventarios, desde el punto de vista operativo hasta el punto de vista financiero. El Software Contable optimiza los procesos.
Es bien sabido que la rotación y otros factores asociados a una buena gestión están basadas en la experiencia de quienes gestionan los negocios. Sin embargo, es bien sabido que una mala gestión de los inventarios puede traducirse en pérdidas económicas para los negocios. Por eso, ante la tendencia de la contabilidad online, vale la pena que este proceso pueda ser tratado a través de un software contable en la nube puesto que la información reposará en tiempo real, contrario a lo que sucede en muchos lados que la información no está sincronizada, lo que aumenta el riesgo de que las decisiones que se tomen desde este aspecto con esa sesgo de información sean las menos apropiadas para la correcta gestión de los inventarios.
Pensemos entonces en los problemas actuales que puede tener la gestión de inventarios por no gestionarse a través de un software contable en la nube:
- Abastecer puntos de venta que no eran necesarios abastecer porque la información no se había registrado (omisión de información) o porque se registró de manera errática (error en el ingreso de la información).
- Realizar adquisiciones de inventario que no rota mucho, eso tiene el efecto de que el flujo de caja de la empresa sea vea afectada por dos factores: la salida de un recurso que no era necesario y la expectativa que el recurso vuelva por la venta de un producto que no rota tanto. O para el caso de manufactura, adquirir materia prima para productos que no gozan de alta rotación dentro del giro ordinario de los negocios.
- Análisis incorrectos sobre las rotaciones de los inventarios. Al no tener la información apropiadamente, las decisiones sobre qué productos deben seguirse produciendo/comercializando y cuales no puede estar sujeta a un sesgo de información por carencia de información por el flujo de información. Por lo que, quienes gestionan los inventarios retirarán y/o abastecerán inapropiadamente los inventarios y su impacto contable en función por los potenciales costos de obsolescencia y ociosidad que se pueden incurrir por tomar las decisiones incorrectas.
Estos dolores de cabeza pueden solucionarse a través de un software contable en la nube y a continuación detallaremos cómo eso es posible.
Todos debidamente informados
Una de las ventajas del software contable en la nube es que toda la información reposa en un mismo sitio al cual se puede acceder desde cualquier dispositivo. Para ejemplificar mejor, supongamos que es una empresa que vende diferentes tipos de llantas. En el caso donde simplemente las comercializa, el tener la información en línea a través de un software contable en la nube le permitirá a los jefes de punto de venta y/o gerentes de logística decidir el momento apropiado para abastecer los puntos con inventario, sin riesgo alguno de una pérdida de clientes por no tener stock al momento de la potencial venta.
Análisis de rotación de inventarios en tiempo real
Uno de los análisis más críticos e importantes en el mundo de los inventarios, es el análisis de la rotación de inventarios para optimizar la gestión y el flujo de caja de una empresa. Poder tener un software contable en la nube potencia este análisis. Para este caso, supongamos una tienda de golosinas con muchas sucursales. Supongamos que en algunas sucursales se comen más una golosina más que el otro. Si por ejemplo en una sucursal, se consume más galletas que gelatinas, el software contable en la nube mostrará en tiempo real la alta rotación que tienen las galletas en la sucursal, por lo que, una vez el análisis está hecho, la decisión está casi que hecha y la empresa optará por obvias razones abastecer más ese sucursal con galletas que con gelatinas, porque las tendencias de rotación muestran la alta aceptabilidad que tienen estas golosinas en la sucursal.
Aquí existe un gran ahorro porque ese análisis no responderá a un corte, sino que permite realizar un monitoreo constante el cual permite analizar mejor las tendencias de rotación y tomar siempre en tiempo real las mejores decisiones de compra gracias a la conectividad de un software contable en la nube. Adicionalmente, estos análisis de rotación en tiempo real permiten disminuir costos por obsolescencia y/o costos ociosos por inventarios que no rotan y encarecen la gestión de la empresa.
Optimización del proceso de abastecimiento y distribución
Este es un proceso crítico que se puede optimizar de gran manera con un software contable en la nube. Una empresa que logra optimizar estos procesos, logra encontrar el perfecto balance en función de la gestión de flujo de caja que se ve impactada directamente por ambos procesos. Adicionalmente, logra hacer que estos procesos rutinarios sean más eficientes, para así generar valor en los procesos de abastecimiento y distribución a través de los análisis y conclusiones que puedan salir de los reportes de ambos procesos.
El proceso de abastecimiento, implica que la empresa debe desprenderse de recursos para adquirir el producto, sea materia prima o terminado, para poder empezar el proceso de venta y distribución. Es ahí donde el ciclo de conversión de efectivo puede empezar a medirse, pues ahí es cuando la empresa compra el producto que tiene una alta demanda al punto donde piensa distribuirse el producto que será vendido rápidamente, por lo que el ciclo de efectivo es posible medirse por puntos de venta, productos y otros factores que permiten optimizar la gestión del inventario y tomar mejores decisiones sobre el flujo de caja.
Los software contable en la nube cuentan con reportes y dashboards que permiten visualizar esta información en tiempo real los cuales permiten tomar mejores decisiones.
Un software contable en la nube resulta una opción muy conveniente para optimizar la gestión de inventarios ya que al estar todo en tiempo real, es posible tomar las decisiones más acertadas de retirar y/o abastecer la compañía, generando así eficiencias desde el punto operativo y hasta financiero.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
