¿Cómo liquidar tu nómina con el software de nómina?

La liquidación de la nómina es un proceso que inquieta a muchos empresarios, por esta razón en este artículo te contamos cómo es el proceso de liquidación de nómina utilizando un software de nómina y todos los aspectos que debes tener en cuenta para evitar posibles errores en su gestión.

Proceso de afiliaciones de tu personal

​Antes de todo es importante que registres tu empresa en las diferentes entidades prestadoras de salud, aseguradoras de riesgos (ARL), cajas de compensación familiar, ICBF y SENA.

Luego del registro de tu compañía en las diferentes entidades debes realizar el proceso de afiliación de tus colaboradores a cada una de ellas, con el fin de que tus trabajadores se encuentren afiliados de manera legal.

También es relevante para que a la hora de liquidar tu nómina tengas en cuenta a cuáles de estas entidades debes pagar por los servicios que les prestas a tus colaboradores y para cumplir con todo lo relacionado con el aspecto legal vigente para este caso.

Todos estos factores son relevantes a la hora de liquidar tu nómina y en consecuencia son la clave para evitar cualquier tipo de sanción legal asociada a la liquidación errónea de tu nómina.

​Liquidación de nómina con un software de nómina

En el mercado existen diferentes tipos de software de nómina que sirven para un mismo fin aunque tengan procesos distintos o que se realizan de forma diferente; a continuación te contamos los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de liquidar tu nómina con un software y realizaremos una descripción fiel de los pasos que debes seguir.

Registro de la información en tu sistema de nómina

​Si ya tienes o pactaste un vínculo laboral con un trabajador nuevo es importante que inicies con el registro, en tu software de nómina, de la información personal de este nuevo colaborador.

Lo anterior quiere decir que ingresarás información de tus clientes en el sistema, de forma detallada y diligenciando cada uno de los campos. Encontrarás casillas para nombres, número de documento de identidad, teléfonos de contacto, el tipo de contrato con el que se encuentra vinculado este nuevo colaborador a la compañía, salario, área a la que pertenece, entre otros.

Conceptos que debes tener en cuenta

​Otro de los aspectos de gran importancia es conocer los diferentes conceptos que se manejan a la hora de liquidar una nómina, conocerlos y saber en qué momentos se deben aplicar es de gran importancia para disminuir el margen de error de cometer equivocaciones en tu nómina que puedan llegar a convertirse en sanciones legales odesfalco financiero en tu compañía por consignar valores diferentes

A continuación te mencionamos los errores más frecuentes en que incurren las empresas a la hora de liquidar su nómina.

• Prima de servicios: Esta equivale a medio salario de un empleado por cada semestre ha labore en la compañía.
• Vacaciones: Las vacaciones representan 15 días hábiles remunerados por un año que haya trabajado tu colaborador en tu empresa.
• Cesantías: Las cesantías son el equivalente de un mes de salario por cada año que trabaje un empleado.
• Intereses sobre las cesantías: El porcentaje que se debe tener en cuenta para este concepto el del 12% sobre el valor con el que cuentan las cesantías en el momento que finaliza un periodo fiscal.

Aquí te contamos otras razones por las que es necesario que tu empresa tenga un software de nómina que te ayude a automatizar su liquidación.

Periodos de pago

Para el caso de los periodos de pago debes registrar en tu software de nómina si lo realizas quincenal, mensual o diariamente, dependiendo del acuerdo con cada colaborador. Es importante que elijas los periodos de pago que mejor se ajusten para ti y tus colaboradores.

Gestión de nómina

A la hora de gestionar tu nómina lo único que debes hacer es verificar que tu software de nómina haya relacionado todo el personal de tu empresa. Tu software se encargará de liquidar todos los conceptos que se relacionan con la nómina para el periodo de pago que se liquidará.

Novedades en tu nómina

Otro de los aspectos es que con un software de nómina lo único que debes hacer el ingresar las novedades de nómina que tiene cada trabajador y por consiguiente el sistema se encargará de recalcular el monto que se debe pagar dependiendo del tipo de novedad. Una vez ingreses las novedades solo debes revisar que se esté aplicando de manera adecuada. Para el caso de las novedades de nómina debes tener presente que las puedes ingresar en el transcurso del periodo de pago para que a la hora de liquidar tu nómina no tengas retrasos ni olvidos de la información de cada trabajador.

Aprobación y pago

Una vez hayas realizado la gestión de tu nómina debes aprobarla y si cuentas con la función de pago, tu software de nómina realizará el pago correspondiente a cada uno de tus colaboradores, esto con seguridad te ahorrará tiempo y trámites que puede hacer que el pago de tu nómina se retrase.

Tipos de software de nómina que puedes contratar

Este tipo de soluciones las puedes adquirir, bien sea como renta del software, como una licencia de software o utilizando una conexión en la Nube. El que elijas dependerá de tu preferencia y del tamaño de tu empresa; sin embargo, recuerda que cuando contratas una licencia en la Nube te despreocupas de actualizaciones y puedes acceder a tu sistema desde diferentes dispositivos y en cualquier momento. En este artículo te contamos de qué otros beneficios, como la contabilidad y los centros de producción o costos, puedes disfrutar cuando usas un software alojado en la Nube.

3 ventajas de un software de nómina en la nube

​Es importante saber que si decides contratar un software de nómina en la Nube vas a poder visualizar tu información desde el lugar que desees o que necesites, lo único que debes tener es un terminal y conexión a internet.

1. Seguridad:

Otro aspecto que debes tener en cuenta es que con un software de nómina tu información está más segura en comparación con otros tipos de software para gestión de nómina esto se debe al tipo de almacenamiento de la información que utilizan que es en la Nube.

En otras palabras, es posible que, si no cuentas con un software en la Nube y pierdes tu computador, también es posible que pierdas la información de la nómina de tu negocio si tu software no cuenta con la opción de hacer copias de tus transacciones.

2. Actualizaciones:

Cuando tu software está en la Nube te despreocupas de estar llamando al técnico cuando hay alguna actualización legal. Con tu software en la Nube todos los ajustes que solicita el Ministerio de Trabajo los realizan los desarrolladores de tu software, pues están en la obligación de garantizarte un protocolo acorde a los requerimientos legales.

3. Automatización

Solo deberás registrar las novedades, el proceso que llevas a cabo usualmente se realiza de forma automática y de acuerdo con los acuerdos que has establecido con tus colaboradores.

Esto es todo lo que debes saber en cuanto al proceso de realización de la nómina utilizando un software de nómina, ten presente cada uno y compáralo con el método que utilizas en tu empresa para que veas lo fácil que es utilizando este tipo de soluciones, en Loggro contamos con un software de nómina que se ajusta a las necesidades de cualquier tipo de negocio, a demás contamos con personal experto en el tema que puede aclarar tus dudas en el momento que lo desees.