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La DIAN expidió la resolución 000013 de 2021, mediante la cual implementó dentro del sistema de facturación electrónica, la Nómina electrónica. Este procedimiento es obligatorio y su objetivo mejorar el control fiscal e impulsar la transformación digital de todas las empresas del país sin importar su número de empleados o tamaño.

¿Qué se debe reportar en la nómina electrónica?

Nómina electrónica en Colombia: Implementación, obligatoriedad y respuestas a las preguntas más frecuentes según la resolución 000013 de 2021 de la DIAN.

Actualmente la nómina electrónica es una realidad, y surgen preguntas como: ¿Qué es?, ¿Cómo se reporta? ¿Qué información se debe incluir?, ¿cada cuánto se debe realizar?  En seguida, ahondaremos en la información que se debe reportar.

¿Qué es la Nómina Electrónica?

Es un documento electrónico que reemplaza el tradicional desprendible de pago de nómina de los empleados, este nuevo documento electrónico se convierte en el documento soporte de costos, y de deducción tributaria. Todos los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente también deben trasmitir de forma mensual la nómina electrónica a la DIAN, para cada uno de sus empleados.

Para poder realizar la trasmisión de la nómina electrónica en primer lugar, debes tener un software que genere tu documento soporte de pago de nómina electrónica, este puede ser: gratis proporcionado por la DIAN, propio o suministrado por un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN.

El documento soporte de pago de nómina electrónica es el soporte del empleador en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, que soporta el costo o deducción del pago o abono en cuenta derivado de una relación laboral o legal y reglamentaria por cada trabajador; y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de estos.

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¿Qué información se reporta en la nómina electrónica a la DIAN?

En la nómina electrónica debes reportar todos los valores devengados o devengos, es decir, todos aquellos valores que representan un ingreso para el trabajador; además se reportan todas las deducciones; en otras palabras, se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de trabajo, no los pagos derivados de un contrato de servicios ni comercial.

En concordancia con el artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, la nómina electrónica se reporta a través de un documento soporte de pago, el cual debe contener la siguiente información:

Componentes de la Nómina Electrónica a la DIAN

ÍtemDescripción/Contenido
Denominación
Debe ser “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
Datos del Emisor
Apellidos y nombre o razón social. NIT del obligado a generar y transmitir el documento.
Datos del Beneficiario
Apellidos y nombre(s).Número de Identificación.
Código Único
Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
Numeración
Número conforme a un sistema interno de numeración consecutiva del sujeto obligado.
Valores Devengados
Contenido y valores conforme al «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
Valores Deducciones
Contenido y valores conforme al «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
Valor Total Diferencia
Diferencia del valor total devengado menos el valor total deducido.
Anexo Técnico
Contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» del artículo 20 de la resolución 0013.
Medio de Pago
Medio utilizado por el sujeto obligado para la entrega de la contraprestación económica.
Fecha y Hora
Fecha y hora de generación del documento.
Firma Digital
Firma del sujeto obligado, conforme a las normas vigentes y la política de firma de la DIAN.
Datos del Software
Apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante. Nombre del software. Proveedor de soluciones tecnológicas (si aplica).

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¿Qué se entiende por devengos y deducciones?

Descripción de ingresos y deducciones en la nómina, incluyendo sueldo, horas extras, salud y pensión.

Por valores devengados o devengos se entienden los ingresos, o remuneración que recibe un empleado por su trabajo e incluye los siguientes rubros tanto salariales como extrasalariales: sueldo, transporte, horas extras, recargo nocturno, dominicales y festivos, vacaciones, primas, cesantías, intereses de cesantías, incapacidades, licencias, bonificaciones, auxilios, compensaciones, pagos en alimentación en modo diferente a dinero, comisiones, anticipos, indemnización, retiro por mutuo acuerdo, dotación, apoyo sostenimiento, teletrabajo, reintegro, entre otros.

Por otra parte, las deducciones están conformadas por las retenciones o descuentos que se aplican a la nómina de los empleados, tales como salud, pensión, fondo solidaridad, salud complementaria, educación, aporte al sindicato, anticipos, pensión voluntaria, AFC, cooperativas, retención en la fuente, embargos, deudas con la empresa, deducciones a favor de un tercero, libranzas.

Otros conceptos que hacen parte de los devengos

Retomemos el concepto de que cualquier valor que constituya ingreso para el trabajador debe reportarse en la nómina electrónica. En consecuencia, es importante que tengas claro cuáles son los ingresos diferentes al salario que hacen parte de estos ingresos.

Empecemos por hablar del pago de dividendos, que son las ganancias repartidas proporcionalmente entre los accionistas, debe incluirse en el reporte de nómina cuando el trabajador tiene acciones de la empresa y recibe este beneficio.

Además, hay otras formas de remuneración determinadas en las relaciones laborales. Entre estas otras formas existen los bonos de alimentación, gasolina o transporte que constituyen un ingreso para el trabajador, éstos deben ser reportados en la nómina electrónica.

Al contrario, cuando hay pagos de transporte y alojamiento por viáticos y gastos de representación, que son esporádicos y además no se tienen en cuenta en la liquidación de aportes de salud y pensión, estos no constituyen factor salarial, por ende, no se debe reportar como ingreso del trabajador.

Otros conceptos que hacen parte de las deducciones

Ahora bien, cuando hablamos de las deducciones, si la empresa realiza un préstamo al empleado y le descuenta el pago de su salario, debe quedar registrado en la nómina electrónica.

Asimismo, cuando el empleado sale de vacaciones se le deben liquidar y pagar prima de vacaciones, la cual se tendrá en cuenta en la liquidación de la seguridad social, igual pasa con la prima anual, estos pagos de seguridad social aumentaran los meses de estos pagos y deben incluirse en la nómina electrónica.

En cambio, cuando se habla de dotación, dado que este costo debe asumirlo la empresa, no constituirá ingreso para el trabajador y por esta razón no debe ser incluido en la nómina electrónica.

Para concluir, el documento soporte de pago de nómina electrónica debe reportar a la información descrita en el artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, por cada empleado de manera mensual, con los valores causados, acumulado o devengado por el empleado y las deducciones que el empleador realiza a cada empleado como sus aportes a seguridad social.

Sobre el Autor:

Isabel Turriago

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Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.

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