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Gestionar correctamente las incapacidades de tus colaboradores es clave para garantizar su salud y bienestar dentro de tu compañía y así evitarse generar inconformidades e incluso incumplimientos en la liquidación de la nómina que lleven a sanciones que impliquen afectar la estabilidad financiera de tu empresa.

Conoce en este artículo cómo se manejan las incapacidades en la liquidación de la nómina.

En el último año, se incrementaron de forma importante las incapacidades de los trabajadores relacionadas con la cuarentena, mantenerse en espacios encerrados, falta de interacción social, el cansancio físico o dolores permanentes por la ausencia de ejercicio físico, afecciones respiratorias y por su puesto la covid19.

¿Qué es una incapacidad laboral?

Una incapacidad laboral es una condición que dificulta o imposibilita que un trabajador desarrolle sus actividades con normalidad o no pueda ejecutar ninguna de sus funciones como resultado de una enfermedad o un accidente.

En Colombia, las incapacidades se clasifican en dos grupos o dos sistemas de aseguramiento desde el punto de vista médico: las de origen común y las de origen laboral y durante el tiempo que el empleado esté incapacitado recibe un auxilio económico.

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Tipos de incapacidad

Incapacidad laboral de origen común

En este caso, el trabajador, que tiene una dolencia no asociada a su trabajo, como una gripa o un accidente fuera de sus actividades laborales. En este caso el colaborador debe ver a un médico para que le expida el certificado de incapacidad la cual debe ser reportada al empleador apenas se expida.

En general, este tipo de incapacidad está a cargo de la Eps (Entidad Prestadora de Salud), pero sólo a partir del tercer día, es decir, que la empresa debe asumir la incapacidad de los dos primeros días. Por lo cual, los empleadores, deben realizar el trámite de la transcripción de la incapacidad ante la EPS del trabajador y gestionar el recobro de esta. Sin embargo, si son más largas el pago se realiza de la siguiente forma:

  • Días 1 y 2 de incapacidad: debe pagar el empleador
  • Días 3 a 180 de incapacidad: debe pagar la EPS
  • Días 181 a 540: debe pagar el fondo de pensiones
  • Días 541 en adelante: debe pagar EPS/ Fondo de pensiones

No existe un término legal para efectuar la transcripción y depende de los plazos que tenga cada EPS. Después que la EPS haya dado su visto bueno el empleador puede realizar el recobro por la incapacidad de su trabajador. Según la Ley 1438 de 2011, para esto tiene un plazo de tres años que cuentan desde que se hizo el pago al trabajador, siempre y cuando se haya realizado la transcripción.

Durante el tiempo de su incapacidad, el trabajador tiene el derecho a mantener la estabilidad en su contrato de trabajo y su fuente de ingresos mientras supere sus problemas de salud.

¿De cuánto es el auxilio de una incapacidad de origen común?

Como lo mencionamos anteriormente, entre el día tres y el 180, sí se puede solicitar el recobro a la EPS, el auxilio económico que recibe el trabajador en la incapacidad laboral de origen común es del 66.6% del salario base de cotización durante los primeros 90 días, y luego del 50%, o al 100 % si devenga el salario mínimo. En caso de ser incapacidades largas el cobro se realiza de la siguiente forma:

  • Dúa 3-90: 66,6%
  • Día 91 hasta el día 540: 50%

Incapacidades asociadas a riesgos laborales

Las incapacidades por riesgos laborales, por su parte, son las relacionadas con problemas de salud inherentes a la actividad que realiza un trabajador, es decir, se originan en la realización de sus actividades laborales, como por ejemplo una dolencia de los músculos al operar repetidamente una máquina o una fractura que sufre el trabajador durante el manejo de esta.

En este caso, las empresas ya no deben afectar la póliza que tienen con las EPS, sino con las ARL (Administradora de Riesgos Laborales). Si bien la ARP no cuenta con una red de servicios médicos, ésta será la entidad a la cual se le afectará la póliza de riesgos laborales, es decir que es la ARL la que va a pagar al trabajador.

¿De cuánto es el auxilio de una incapacidad asociada a riesgo laboral?

Este cubrimiento empieza desde el primer día de la incapacidad y corresponde al 100% de lo que el trabajador tiene como ingreso base de liquidación de esa prestación social, o sea que no se ve afectado su ingreso.

Cuando una incapacidad por riesgos laborales excede los 180 días, se puede prorrogar hasta los 360 días, pues no se busca solo afectar o no una póliza, sino aportar a la estabilidad del trabajador y su grupo familiar, así como acompañarlo hasta que se recupere.

¿Por qué es importante las incapacidades?

La seguridad social es una obligación derivada del contrato de trabajo y un derecho que adquiere el trabajador como parte integral de la sociedad contenidas en el Decreto 0019 de 2012, es por esto por lo que el correcto manejo de la nómina y en especial, de las incapacidades hace parte de los temas estratégicamente más importantes en la administración de un negocio. Algunos de los riesgos de no hacerlo son:

Riesgo financiero: si un colaborador no presenta la incapacidad a la empresa, esta no puede realizar ningún recobro, por lo que tendrá que pagar el total de salario sin tomar el auxilio que da la EPS. Es frecuente que las empresas crean que es mayor el tiempo administrativo que se gasta en incapacidades pequeñas que el beneficio que se obtiene al cobrarlas, pero esta es una percepción errada, la recomendación será siempre cobrarlas y en caso tal que sean pocas agruparlas para que la labor administrativa sea menor.

Riesgo salud y seguridad en el trabajo: Algunos empleados pueden preferir no asistir al médico ante afecciones regulares o accidentes aparentemente inofensivos, por lo cual es importante que se mantenga una correcta gestión de las incapacidades, haciéndolas cumplir y teniendo una trazabilidad de cada una de ellas para prevenir cualquier problema de salud futuro del empleado.

Para poder llevar una correcta administración de las incapacidades cuentes con un equipo calificado y herramientas tecnológicas que te ayuden a registrar, llevar el histórico y liquidarlas correctamente, la gestión oportuna de las incapacidades trae beneficios tanto para los trabajadores como para ti como empresario, por eso no las dejes desatendidas, infórmate

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