Con la facturación por WhatsApp de Loggro Pymes generas tu factura de venta desde el celular, sin volver al computador. Por ahora aplica a servicios e ítems sin control de inventario.
¿Qué es la facturación por WhatsApp?
La facturación por WhatsApp permite generar una factura de venta escribiéndole a un asistente automático. No necesitas entrar al software ni usar computador: basta tu celular con datos.
En Loggro Pymes esta función aplica a servicios y a ítems no inventariables. El asistente te guía con menús. Al confirmar, la factura queda registrada en el sistema con su proceso contable completo.
Tu cliente recibe el enlace para consultar o descargar su factura. Si tu negocio es facturador electrónico y tienes su correo, también le llega por ahí.
Qué se puede facturar por WhatsApp y qué no
Este es el punto más importante antes de empezar. La función tiene un alcance definido, y conviene conocerlo desde el inicio.
| Condición | Detalle |
| Tipos de ítem | Solo servicios e ítems no inventariables |
| Productos con inventario | No disponible. El asistente los bloquea |
| Máximo por factura | 10 ítems |
| Establecimientos | Uno: aquel donde se configuró la función |
| Requisito | Plan activo de Loggro Pymes |
El bloqueo de los productos con inventario no es una recomendación. Si digitas el código de un ítem inventariable, el asistente te lo advierte y no continúa.
La razón es técnica. Vender un producto con inventario exige comprometer existencias, series, lotes y ubicaciones en bodega. Esa validación vive en Loggro Pymes, no en el chat. Hay un requisito fácil de pasar por alto. Todo servicio o ítem que vayas a facturar necesita un código asignado en tu lista de ítems. Si no lo tiene, el asistente no lo encuentra.
El código se digita en el chat. Conviene tenerlo a mano antes de salir a la calle. Saber esto de entrada te ahorra un mal rato. Si tu negocio vive de productos con inventario, esta primera versión todavía no te sirve.
Cómo emitir una factura de venta desde WhatsApp
El asistente sigue siempre el mismo recorrido. No hay que aprender comandos ni memorizar nada: solo responder.
- Escribe al número oficial y elige la opción de generar factura.
- Indica a quién le facturas: consumidor final u otro cliente. Si el cliente no existe, el asistente lo crea.
- Digita el código del producto o servicio y la cantidad.
- Elige la tarifa de IVA y revisa el resumen del ítem.
- Indica si ya recibiste el pago y con qué medio. Esto define si la factura queda a contado o a crédito.
- Confirma. En minutos recibes el enlace para consultar o descargar la factura.
Cualquier persona de tu equipo puede facturar. Solo tiene que vincular su propia línea de WhatsApp una vez, con un token que genera la plataforma.
No hay que instalar nada. Tampoco hay que registrar el número de tu negocio ni usar WhatsApp Business.
Antes de confirmar puedes corregir. El asistente te deja editar la cantidad, cambiar el IVA o eliminar un ítem. También puedes modificar el precio unitario.
Si dejas la conversación quieta unos minutos, la sesión se reinicia. Basta escribir cualquier mensaje para retomarla.
Tres casos donde facturar desde el celular cambia el día
Los tres perfiles siguientes son distintos entre sí. Sirven para ver dónde encaja esta función.
La fisioterapeuta a domicilio. Termina una sesión de $80.000 en casa del paciente. Antes anotaba el servicio y facturaba en la noche. Ahora factura en la puerta y sigue a su siguiente cita. El paciente recibe su factura el mismo día.
El vendedor en ruta. Un cliente le pide un pedido de $450.000 en su tienda. Lo factura ahí mismo. La orden entra al sistema en el momento. La empresa alista y despacha sin esperar a que él regrese.
El contador independiente. Cobra honorarios de $350.000 por una asesoría. Es un servicio puro, sin inventario. Entra completo en el alcance de esta función, sin ninguna de las salvedades que aplican a otros negocios.
¿La factura hecha por WhatsApp es válida ante la DIAN?
Sí, y depende de la situación de tu negocio.
Si eres facturador electrónico, la factura pasa por validación de la DIAN igual que cualquier otra emitida desde el software. Puedes revisar los datos obligatorios de una factura electrónica para confirmar que no falta nada.
Si no estás obligado a facturar electrónicamente, también puedes usar la función. Registras tu venta y generas tu documento. El artículo 8 de la Resolución DIAN 000165 de 2023 lista los sujetos no obligados a expedir factura.
Si no sabes en qué grupo estás, revisa quiénes están obligados a facturar electrónicamente antes de configurar la función.
Un detalle que vale la pena conocer: el archivo que se transmite a la DIAN lleva el ítem real que vendiste, no una descripción genérica. Si facturas una sesión de fisioterapia, eso es lo que queda registrado.
La venta tampoco queda suelta en un chat. Entra a Loggro Pymes y completa el ciclo sola: crea la factura, la transmite y espera la validación de la DIAN.
Después la contabiliza y genera la cuenta por cobrar. Si registraste el pago, lo cruza con la factura. Y si tu cliente tiene correo, le llega su factura electrónica.
Cada factura hecha por este canal queda marcada en el sistema. Así la identificas entre las demás al revisar tus ventas.
Empieza a facturar desde tu celular con Loggro Pymes
La facturación por WhatsApp es un canal de ventas más para tu negocio. Si prestas servicios o vendes ítems que no controlas por inventario, ya puedes emitir tus facturas desde donde estés.
La activa un administrador desde la configuración de tu cuenta, en unos minutos. Por lanzamiento está disponible sin costo adicional en todos los planes de Loggro Pymes.
No cambia tu forma de trabajar ni te obliga a aprender una herramienta nueva. Usas el WhatsApp que ya tienes, y tu contabilidad sigue viviendo donde siempre.
El alcance de esta primera versión está pensado para quienes venden su tiempo, su conocimiento o su servicio.
Conoce Loggro Pymes y empieza a facturar desde tu celular.
Preguntas frecuentes sobre facturación por WhatsApp
No. Para facturar desde Loggro Pymes por WhatsApp funciona desde tu cuenta normal de WhatsApp y no tienes que registrar el número de tu negocio. Tampoco hay que instalar ninguna aplicación. Tu cliente no necesita nada especial: recibe su factura como cualquier otra.
El asistente lo bloquea y te avisa en el chat. La función permite únicamente servicios e ítems no inventariables, y la validación es automática.
Sí. Registras tu venta y generas tu documento igual. La obligación de facturar electrónicamente la define el artículo 8 de la Resolución DIAN 000165 de 2023.
Llega en minutos. WhatsApp aplica pausas entre mensajes por diseño, así que el proceso es rápido, pero no inmediato. El tiempo puede variar según el volumen del canal.
El asistente te avisa por WhatsApp. La corrección se hace dentro de Loggro Pymes, no desde el chat.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
