¿Cómo optimizar tiempo y dinero manejando un Software contable para punto de venta?

Tiempo de lectura: 4 min

Cuando un negocio posee múltiples puntos de venta, a veces las gestiones son manuales y los procesos repetitivos, por lo que se vuelven ineficientes 

Por ello, es vital que las empresas y sus puntos de venta logren adquirir un software contable para punto de venta que les permita ser más eficientes con sus operaciones y minimizar riesgos operativos que se traducen en tiempo y dinero.

Pensemos entonces en los usuales problemas que un punto de venta pueda tener:

  • Tener todo tan manual: desde el registro de operaciones hasta pagos de facturas en el punto de venta, ahí puede haber un riesgo alto en función de que la información no quede bien transcrita y por ende reportada. Eso podría afectar de manera negativa el modus operandi del punto, ya que, en los casos de una nueva validación, habría que realizar un conteo y/o auditoría transacción por transacción por lo que el costo operativo/aumenta en aras de validar en proceso, y no de generar valor.
  • Reprocesos al sistema POS: al no estar todo en línea y poder cumplir los requerimientos que la DIAN ha reglamentado en materia de los puntos de venta, este se transforma en otro dolor de cabeza, dado que la información deberá consolidarse en otro lado, de manera manual, lo que genera un potencial error humano en función de la digitación de la información.
  • Reiterados desplazamientos a los puntos de venta: al no contar con un software para punto de venta, es evidente de que habrá un forzado desplazamiento (que le cuesta dinero a la empresa) para poder cerrar cada punto de venta al cierre del día. Un dolor de cabeza que también tiene el potencial de ser ahorrado, si se tiene en cuenta la distancia que puede haber en los desplazamientos entre punto y punto.

A continuación, vamos a revisar los beneficios que tiene para la empresas poder contar con un software para punto de venta.

Contar con la información sistematizada

Adquirir un software para punto de venta, garantizará que las empresas tendrán toda la información centralizada y sobre ella poder realizar trazabilidad más fácil, contrario a si esto se llevase de manera manual. Es ideal si el software para punto de venta puede estar conectado con la contabilidad de toda la empresas y sus demás módulos, dado que así desde la matriz podrán tener control de las operaciones y recibir alertas reales de las mercancías que se venden en el punto, validando así las necesidades del punto venta en función de stock, entre otros. Adicionalmente, es posible gestionar más fácil las devoluciones con un software para punto de venta, dado que el usuario simplemente ingresa la devolución de la mercancía, y el sistema genera todas las afectaciones operativas y contables para asegurar la transparencia de las transacciones en el punto. 

Mejor atención a tus clientes

Los clientes son el propósito de cualquier negocio y en ellos se centra la gestión para poder obtener recursos que aseguran el éxito de una empresa. Un software contable para punto de venta agiliza la atención a los clientes, dado que toda la información estará en el sistema: precios, cantidad de existencias, y disponibilidad de las mismas. No hay nada peor que los clientes se dirijan al punto de venta y la persona no recuerde el precio, una referencia y otra, ese tipo de situaciones generan poca satisfacción en los clientes por lo que se pierde no solo la venta del momento, sino las posibles ventas a futuro por no tener un software para punto de venta que agilice el proceso de atención al cliente y que además, ahorre las memorizaciones de precios y referencias que a veces la memoria humana no puede abarcar en su totalidad.

Gestionar altos volúmenes de información​ 

Otro de los grandes puntos a favor de un software para punto de venta es la posibilidad de poder manejar altos volúmenes de información que, una hoja de excel o en los casos más manuales, como el cuaderno junto con la memoria humana, no pueden procesar. Existen puntos de venta que pueden tener múltiples secciones y productos, que para poder gestionar mejor, se hace evidente la necesidad de gestionarlo a través de bodegas de productos. Un software para punto de venta, que sea robusto, está en la capacidad de manejar altos volúmenes de facturación y de gestión de inventarios, para así hacer más eficiente la gestión del mismo, ya que toda la información reposa en el software y en él es posible realizar un monitoreo constante del punto de venta.

Esto asegura que la empresa estará preparada para crecer de manera acelerada y que esa transición será amigable por que el software para punto de venta está diseñado para soportar los volúmenes de facturación.

Controles más rápidos y eficaces 

Poder contar con un software para punto de venta, abre la posibilidad de que los responsables de los puntos de venta, puedan ejercer mejores controles para arqueos y auditorias diarios, según los modus operandi de cada punto. Esto porque un software para punto de venta tienen funcionalidades para hacer seguimiento a las aperturas de las cajas, los saldos iniciales, movimientos del día y el cierre. Todos esos reportes salen directamente desde el software, por lo que no hay que construir reportes, sino efectuar controles sobre la operación en función de los reportes emitidos, reduciendo así los costos operativos de administrar un punto de venta. Así mismo, permite ver en tiempo real el flujo de caja generado por el punto de venta, por lo que la empresa tendrá claridad de qué punto de venta genera más efectivo y en qué productos está concentrado esa generación de efectivo.

Ahorrarse dolores de cabeza con la DIAN

Otra ventaja de tener un software para punto de venta es poder cumplir a cabalidad con todos los requerimientos que la DIAN exige en materia de puntos de venta y POS, dado que la facturación cumplirá con todos los requerimientos exigidos y, además, esta información alimentada directamente la contabilidad para poder realizar impuestos y los demás, evitando así realizar interfases y/o procesos adicionales para consolidar la información para propósitos fiscales.  

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