¿Cómo prevenir la pérdida de información de los inventarios?

Tiempo de lectura: 4 min

Si tienes un negocio sabrás que es habitual que, al realizar un inventario, son múltiples los desafíos y temores que surgen aún más si es un proceso que no tienes sistematizado, automáticamente pensamos que hacer inventario es una tarea tediosa de contar y revisar referencias por horas y al final encontrar que el número no concuerda con lo que tenías registrado.

¿Sabes con exactitud cuánta materia prima tienes en bodega? ¿Cuántas referencias son? Esta y muchas otras preguntas aparecen en el camino y no son fáciles de responder. Por eso en este artículo te daremos algunos consejos para prevenir la pérdida de información de los inventarios y tener una mejor gestión de estos.

Existen múltiples causas que pueden afectar los inventarios de tu empresa y para resolver este problema es necesario saber con exactitud qué, dónde, cómo y por qué se está presentando. Cuando hablamos de inventario hacemos referencia de un tema que abarca diferentes aspectos, tales como el registro de cantidades, precio y ubicación de los productos, rotación de los mismos y gestión de la información derivada de ellos. De ahí la importancia del control de inventarios en una empresa y la necesidad de implementar mecanismos y estrategias para mejorarlo.

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1. Automatiza la gestión de tu inventario

Los errores humanos en el registro de inventarios son una causa común en la pérdida de información, pero afortunadamente son muy fáciles de evitar. La revolución tecnológica también ha llegado a este campo y ha venido para quedarse.

Los avances tecnológicos en sistemas de gestión de inventarios han transformado el control del stock en un trabajo mucho más sencillo, así que ya no habrá que sufrir más porque no salgan las cuentas y surjan pérdidas desconocidas de productos.

Algo que debes hacer ya es aprovechar las ventajas de la tecnología para gestionar fácilmente tu negocio, un software de inventarios te permitirá generar automáticamente pedidos en base a niveles de stock, planificar los inventarios y mantener tus artículos controlados mediante el etiquetaje.

Además, podrás generar automáticamente cientos de reportes que te permitirán tener mayor control y tomar decisiones en tiempo récord, tendrás a la mano información como:

  • Entradas de inventarios
  • Movimientos de inventarios
  • Saldos de inventario valorizado
  • Rentabilidad por producto en el inventario
  • Traslados recientes en el inventario
  • Mínimos y máximos en el inventario

2. Integra tu Software de inventarios con otros softwares

Como ya lo mencionamos, el software de gestión de inventarios es sin duda el mejor de todos los mecanismos de control de inventarios, pero podrás sacar aún más provecho de él si lo integras con un sistema de facturación electrónica.

¿Por qué es importante esta integración? Fácil, cada vez que realices una venta en tu negocio y se genere una factura, el sistema de inventarios actualizará automáticamente los registros descontando del stock la mercancía vendida y automáticamente todo quedará al día.

Ahora bien, si cuentas con un software de punto de venta o POS, puedes controlar de forma eficaz todas las áreas de tu negocio. De esta forma, podrás hacer inventarios totales o parciales con la tienda abierta, comprobar a tiempo real el stock o generar pedidos de reposición de forma automática.

En una PYME es muy importante simplificar procesos ya que el recurso tiempo, personal y dinero es escaso así que mientras más procesos tengas automatizados, más productivo y eficiente serás.

3. Sistema de Clasificación

Si bien digitalizar tu inventario es muy importante, esto no quiere decir que puedas descuidar las existencias en el plano físico, es importante también tener un sistema para ello, ordenarlas y clasificarlas correctamente también es esencial para evitar pérdidas y agilizar las operaciones diarias.

Es importante que definas un sistema de organización de la mercancía, el cual puede ser:

  • Método ABC: se trata de ordenar el almacén de tal forma que los productos de mayor valor sean los más accesibles y visibles para garantizar un mayor control y rapidez de gestión. En la categoría A están aquellas mercancías que generalmente representan alrededor del 20% de las unidades de existencia, pero cuyo valor económico estimado es un 80% del inventario. En tanto, los productos de la categoría B se establecen en zonas de acceso medio y los de tipo C en las partes más alejadas o de mayor complejidad de manejo.
  • Método FIFO: lo primero en entrar, debe ser lo primero en salir, es decir, ser vendido. Este método lo aplican tiendas de productos perecederos y de dispositivos tecnológicos que pueden quedar obsoletos en el corto plazo. El objetivo es que las nuevas mercancías estén ordenadas en las zonas más privilegiadas en cuanto a su acceso en el almacén. También, en los stocks de las tiendas y comercios son las exhibidas en los espacios de mayor visibilidad para fomentar su rotación inmediata.

4. Realiza informes de gestión constantemente

Para que refuerces y consolides el control de inventarios, desarrolla constantemente informes de gestión que te permitan detectar puntos de mejora, problemas y, además, avances con respecto a meses o años anteriores. Las pérdidas ocurridas en un periodo determinado de tiempo y las discrepancias entre el inventario físico y el digital son algunas muy buenas métricas que puedes analizar y documentar.

A veces recurrimos a recursos externos para lograr objetivos que podemos alcanzar dentro de nuestro propio negocio. Nuestro inventario puede arrojar información muy útil que puede servirnos para tomar decisiones importantes. El inventario genera métricas interesantes que nos ofrecen datos con los que determinar el precio de los productos, en cuáles invertir más, cuáles bajar de precio etc., en este punto el software de inventarios se vuelve primordial ya que gracias a él podemos generar múltiples reportes en cuestión de segundos.

Prevenir las pérdidas en un negocio es un factor clave en su éxito en el mediano y largo plazo. Esto puede ser un hecho cotidiano que puede pasar en cualquier empresa, puede ir desde un pequeño descuido hasta un plan premeditado.

La buena gestión del inventario es un pilar para las empresas que comercializan productos, pues representan activos que, de no ser bien administrados, pueden derivar en pérdidas por daño material, merma o hurto. Esto, por supuesto, afecta el patrimonio del negocio y sus posibilidades de crecimiento. Para el emprendedor, gestionar de forma correcta esta área siempre debe ser una prioridad ya que impulsará estabilidad financiera y operativa, así como también la posibilidad de escalar su negocio.


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