Para propósitos de esta guía práctica, hemos decidido analizar una solución de gestión empresarial en cuatro diferentes frentes, además de mostrarte cuál es la mejor aplicación para administrar tu negocio.
- Alcance, significando el número de procesos de negocio que cubre la solución;
- Profundidad, significando el grado de flexibilidad y detalle con la que la solución cubre cada proceso;
- Tecnología, haciendo referencia al tipo de modelo de despliegue de la herramienta (si se despliega en-sitio o vía web, por ejemplo);
- Costos, refiriéndose no solo a cuanto le cuesta la solución, si no al esquema de pago de la misma (si se paga la totalidad del costo de la misma en una sola vez, o se adquiere a través de un esquema de servicio mensual).
Alcance
El alcance más básico de una solución de gestión empresarial es aquel que cubre exclusivamente el área contable de un negocio. Operar una contabilidad de manera ordenada requiere de la consistencia y estructura que provee un software, por lo cual ciertamente recomendamos que sistematice su área contable (recuerde, mantener una contabilidad es un requerimiento de ley para cualquier tipo de negocio!). Típicamente, a las soluciones que únicamente cubren temas afines a la contabilidad se les denomina “Paquete Contable” o “Software Contable”.
Por ser tan populares, nos encontramos con que muchos empresarios confunden un “paquete contable” con un software integral para gestionar su negocio. Sin embargo, hoy en día existen múltiples soluciones tecnológicas que abarcan un universo mucho mayor de procesos, y que cuentan con una aproximación más integral, a las necesidades que usted vive día a día. Estas se denominan “Software de Gestión Empresarial” y permiten integrar diferentes áreas operativas de su empresa con la totalidad de los procesos contables.
En nuestro concepto, un software robusto para operar su negocio, por ejemplo, debe permitirle operar su facturación en el punto de venta (POS), pero a la vez gestionar sus inventarios, los pedidos a sus proveedores y despachos a sus clientes, manejar sus cuentas por pagar y cobrar, y generar informes de inteligencia de negocio. Mientras ocurre todo esto, el software debe estar registrando las consecuencias contables que tienen las operaciones de su negocio, manteniendo su información financiera y fiscal al día, en tiempo real.
Note que un software de gestión integral tienen la característica de operar sus procesos de manera transversal e integrada. Esto quiere decir que al momento de usted registrar una venta de un ítem, su inventario se ve automáticamente disminuido por lo que acaba de vender, y su tesorería se ve afectada por el dinero que acaba de recibir, todo al instante. Para muchas personas acostumbradas a operar su negocio únicamente con un software contable, la ganancia en efectividad al migrar a un sistema más integral genera beneficios en eficiencia, productividad y rentabilidad significativos.
En los artículos siguientes, ahondaremos en puntos que consideramos importantes para cada uno de estos frentes.
Profundidad
Al comparar soluciones de gestión empresarial en el mercado, rápidamente se dará cuenta que muchas ofrecen lo que parecería ser un mismo alcance. Por ejemplo, muchas dicen operar sus procesos contables, de inventarios y de atención en punto de venta (POS). Sin embargo, no toda solución opera con la misma profundidad o flexibilidad en estas áreas. Como es natural, algunas se ajustarán a su negocio, otras le pedirán que usted se ajuste a ellas, mientras que otras, por más esfuerzos que haga, no le servirán. En el proceso de selección de una herramienta de gestión empresarial recomendamos, entonces, que además de mirar el alcance que ofrecer la solución, entre en un grado de detalle de cómo exactamente la solución opera los procesos que dice cubrir.
La mejor manera de entender una solución a profundidad es a través de una demostración. Para este propósito, algunos proveedores ofrecen videos en internet que demuestran el producto. Otros están prestos a hacer una demostración personalizada a cada cliente. Cualquiera que sea el mecanismo que usted utilice, asegúrese de ver el software operar, y de interpretar cada una de las funcionalidades que le ofrece la plataforma dentro del contexto de los procesos de su negocio. Hágase preguntas cómo: al ver el software, cómo facturaría yo con la herramienta?; cómo me ayudaría este software en particular a resolver mis problemas de inventarios?; cómo puede este software brindarme la información que necesito para gestionar mi negocio?
Unos ejemplos nos ayudan a ilustrar mejor el punto: 1) Varias soluciones pueden ofrecer un módulo de manejo de inventarios. Sin embargo, es posible que algunas de estas soluciones no manejen múltiples bodegas en múltiples puntos de venta, o que no manejen localizaciones dentro del inventario, funcionalidades que pueden ser críticas para su negocio; 2) varias soluciones pueden ofrecer un manejo de POS. Sin embargo, es posible que algunas de estas soluciones no operen un control de apertura, arqueo y cierre de caja para múltiples cajeros, algo que para usted puede ser de importancia en su operación.
Tecnología (modelo de despliegue)
No es nuestro interés en este documento adentrarnos en complejas exploraciones referentes a la ingeniería de sistemas. Basta decir que cualquier aplicación de gestión empresarial, por pequeña que parezca, debe considerarse una aplicación crítica y de mucha precisión teniendo en cuenta la información que maneja, toda ella crítica para su empresa.
Desde el punto de vista de un usuario empresarial, tal vez la diferencia tecnológica más relevante a explorar radica en la forma como un software de gestión empresarial es desplegado en el negocio. Hoy en día existen dos modelos principales para el despliegue de una herramienta de gestión: en-sitio o vía web.
Despliegue en sitio
Este tipo de despliegue existe hace muchísimos años. Bajo este modelo, el cliente debe físicamente instalar el software en el lugar de operación de su negocio. Esto implica invertir en la compra de equipos que soporten las especificaciones de la herramienta a ser adquirida. Usualmente, esto también requiere la compra de un PC o servidor robusto, conjuntamente con la adquisición de un software de base de datos.
Un despliegue en sitio es ventajoso para aquellas personas que requieren tener sus datos residentes de manera local. Sin embargo, es importante apuntar que este modelo de despliegue implica inversiones de mantenimiento (asegurar que la infraestructura local se encuentre a punto, manejar el respaldo de datos locales, etc.) que deben tenerse en cuenta al momento de calcular sus costos de operación.
Otra ventaja de este modelo radica en la inmediatez de respuesta que brindará la solución. Sin embargo, esta ventaja es cada vez menor debido a las rápidas y económicas conexiones a internet disponibles hoy en día.
Despliegue a través de la web
La amplia disponibilidad de banda ancha y servicios 4Ghace este tipo de despliegue cada vez más popular. Bajo este modelo de negocio, el proveedor del software de gestión empresarial ofrece su solución a través de la nube (internet). Para utilizarla, el solo necesita un computador conectado a internet y un navegador (por ejemplo Chrome, Internet Explorer, etc.).
Un esquema de despliegue vía internet es ventajoso por varias razones: 1) permite comenzar a operar el software más rápidamente, puesto que no requiere de una implantación en sitio; 2) el usuario autorizado puede acceder la información del software desde cualquier lugar (su casa, su negocio, desde una isla durante sus vacaciones, etc.); 3) un esquema “en la nube” integra en tiempo real lo que ocurre en un negocio que consista de múltiples puntos de venta geográficamente dispersos; 4) un software web que se encuentre adecuadamente implementado y soportado por una compañía seria, provee esquemas automáticos de seguridad (similares a los de las bancas en internet) y de respaldo de datos que se haría prohibitivamente costoso implementar en un software en sitio; 5) un software en la nube se mantiene permanentemente actualizado, y no requiere programar instalaciones en sitio para incorporar nuevas funcionalidades o cambios legislativos.
Costos
Nuestro mercado ofrece soluciones de gestión empresarial en múltiples rangos de costos. Miremos lo extenso de esta afirmación: una solución construida por un proveedor internacional, desarrollada para grupos corporativos con presencia en múltiples países, puede ser adquirida en Colombia por varios millones de dólares. Por otro lado, una de las soluciones en la nube especialmente diseñadas para PYME y ofrecidas por PSL, por ejemplo, puede ser adquirida como servicio por un costo de Col $ 150,000 pesos mensuales por usuario / mes. Todo esto para asegurarle que en el mercado actual existe una solución para el tamaño de su empresa y de su bolsillo.
Un tema fundamental a la hora de evaluar el costo de una herramienta para su empresa tiene que ver con el modelo de adquisición que ofrece la casa de software. Existen dos modelos comúnmente ofertados: la compra de “una licencia por adelantado” y el modelo de adquirir “el software como un servicio”.
Compra de la “licencia del software por adelantado”
Este modelo “tradicional”, disponible en el mercado desde hace más de 30 años, implica comprar la licencia del software a través de un solo pago, previo a comenzar a utilizarlo. Una vez adquirido el software, es derecho del usuario poder instalarlo y utilizarlo en su negocio a través del tiempo. Este tipo de modelo se encuentra íntimamente ligado con la adquisición de soluciones “en-sitio”, lo que implica inversiones adicionales que tiene que hacer el empresario en infraestructura (PCs o servidores especiales, licencias de base de datos, etc.). En esta misma línea, debido a que un software de gestión requiere constantes actualizaciones para mantenerse al día con requerimientos legales, contables y fiscales, un licenciamiento por adelantado normalmente incluye un pago anual por “mantenimiento”, el cual normalmente oscila entre un 15 a un 20% del costo de licenciamiento pagado por su negocio. En resumen, la compra de un software a través del modelo de “licencia por adelantado” implica altas inversiones iniciales para poder comenzar a utilizar la aplicación.
Compra del “software como un servicio”
Con el advenimiento de la “era de internet” se ha hecho popular un modelo de licenciamiento distinto, que busca ofrecer al usuario la posibilidad de pagar por el uso de una solución de software de manera mensual, de la misma manera que se paga, por ejemplo, por un servicio de telefonía móvil. Este modelo de despliegue se conoce en el mercado como “SaaS” (por las siglas en inglés del término “Software as a Service” o, en español, “Software como un Servicio”).
Adquirir un “software como servicio” implica suscribirse a un pago mensual de relativo bajo monto, a cambio de poder utilizar la plataforma a través de internet. Desde el punto de vista de costos, este modelo ofrece dos ventajas fundamentales: 1) No requiere sacrificar una alta liquidez “de un solo golpe” para poder comenzar a operar el negocio, puesto que el modelo ofrece el pago de una cuota mensual proporcionalmente baja por cada usuario que utiliza la aplicación; 2) El modelo ofrece una alta flexibilidad para adaptarse al tamaño de su negocio, pues a medida que su empresa crece y requiere más usuarios, estos simplemente se suscriben al servicio de manera incremental (similarmente, si su negocio sufre cambios, usted puede típicamente cancelar los usuarios que no requiera).
Otra ventaja importante de las soluciones desplegadas como servicio, es que no constituyen un activo para su compañía: son un gasto. Esto le permite deducirlas, lo que le genera un ahorro al momento de pagar impuestos. Las soluciones de “pago de licencia por adelantado”, por el contrario, son un activo que incrementa su base impositiva.
Acerca de Loggro
Loggro es un software contable creado con más de 30 años de experiencia y la mejor tecnología para brindar a las pequeñas y medianas empresas la posibilidad de gestionar su negocio desde la nube. Si eres un emprendedor no olvides que Loggro facilita la gestión de tu negocio al ser un software contable 100% web para manejar tu contabilidad, facturación, inventarios de manera fácil y segura.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
