Sabemos que como empresario estás atento a todo lo relacionado con la nómina electrónica ya que es el nuevo requisito fiscal que ha implementado la DIAN por medio de la Resolución 000013 de 2021 para la mayoría de las empresas jurídicas colombianas.
Este nuevo requerimiento ha impulsado el uso de sistemas automatizados para gestionar su nómina, sin embargo, es completamente normal que se cometan errores, en este artículo te explicaremos qué debes hacer si cometes un error y debes reportar la corrección.
¿Cómo se reporta la nómina electrónica?
Después de generada la nómina electrónica de tu empresa, para poder reportarla ante la Dian, debe pasar por un proceso de transmisión y validación.
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5:
- Estar denominado.
- Identificación completa del sujeto obligado.
- Identificación del beneficiario del pago.
- CUNE.
- Numeración consecutiva.
- Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico.
- El medio de pago utilizado.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto obligado.
- Identificación del software
Si después de pasar por este procedimiento te diste cuenta que has cometido algún error y debes corregirlo, debes hacerlo mediante las notas de ajuste.
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¿Qué son las notas de ajuste y para qué sirven?
Cuando se habla de Notas de Ajuste se refiere a documentos electrónicos que constituyen el mecanismo por el cual se realizan ajustes o correcciones al documento soporte de pago de nómina electrónica. Estos ajustes pueden contener errores aritméticos, fallas en los cálculos o errores de contenido. Como empresa estás obligado a reportar, ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que señale la DIAN. Si falta un dato o hay un error en el documento de soporte que se envía a la DIAN puede no pasar el proceso de validación, generando un rechazo de la nómina. Es por eso por lo que, las notas de ajuste son de gran importancia para la nómina electrónica.
En las notas de ajuste puedes:
- Enmendar errores
- Corregir cifras
- Sustituir o eliminar documentos de soporte de pago de nómina electrónica
¿Cuándo utilizar notas de ajuste?
El uso de las notas de ajuste está contenido en el artículo 17 de la resolución 013 emitida por la DIAN el 11 de febrero de 2021, en él se explica que la acción se ejecuta cuando se presentan errores en los documentos de soporte de pago de nómina electrónica.
Las notas de ajuste se deben enviar a la DIAN con la respectiva explicación de su creación. El organismo encargado la recibe y valida a partir de las regulaciones descritas en la sección 2, 3 y 4 título 5 de la resolución. Otro caso para utilizar notas de ajustes es cuando se envía un documento no válido o errado en su totalidad.
¿Qué debe contener las notas de ajuste?
Como ya vimos, las notas de ajuste son de gran importancia cuando identificaste un error y quieres enmendar o reemplazar un documento de soporte de nómina electrónica. Este documento también permite eliminar un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica o una Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica que el sujeto obligado deba eliminar por errores contables o de procedimiento. Para que uses este mecanismo correctamente, éste debe cumplir con las siguientes características:
- Debe estar denominado expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Debe tener una numeración consecutiva asignada por el sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- Debe referenciar el código único de documento soporte de pago electrónico –CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica y la fecha utilizada para la generación del pago.
- El código único de documento soporte de pago electrónico –CUNE.
- Tipo de documento de ajuste según corresponda.
- Incluir la fecha y hora de generación.
- La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que anula.
- Los apellidos y nombre o razón social, número de identificación del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- Los apellidos y nombres o razón social, Número de identificación del beneficiario del pago.
- Firma digital del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica –CUNE del documento de nómina electrónica que anula.
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¿Cuántas veces puedo utilizar las notas de ajuste?
Este documento electrónico podrá hacerse tantas veces como correcciones quieras realizar sobre un mismo Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, siendo la última nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica validada, la que sirva como soporte.
En conclusión, podemos resumir que las notas de ajuste se crearon como un mecanismo de apoyo a los responsables de la nómina electrónica, para facilitar el proceso de corrección de errores o eliminar documentos de soporte.
En este proceso de generación y emisión de la nómina electrónica, es clave conocer y seguir al pie de la letra las exigencias de la DIAN para garantizar su validez y debido procesamiento. Para que puedas hacer esto te recomendamos tener como aliado estratégico tu proveedor tecnológico quien no sólo te proporcionará tu software de nómina electrónica, sino que te dará todo el asesoramiento y acompañamiento que necesitas para realizar este proceso con la menos cantidad de inconvenientes y errores. Si aún tienes duda o quieres consultar algún tema específico de nómina electrónica te invitamos a contactar a alguno de nuestros expertos.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
