Una factura electrónica en Colombia debe incluir, como mínimo, los datos del Artículo 617 del Estatuto Tributario: identificación del vendedor y del comprador, fecha y hora de expedición, valor total, forma de pago, descripción de los bienes o servicios, discriminación de impuestos y numeración autorizada por la DIAN. Además, para ser legalmente válida, debe generarse en formato XML e incluir el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) y el Código QR.
En el entorno fiscal de Colombia, emitir comprobantes de venta bajo las normas de la DIAN exige cumplir tanto con requisitos de fondo (contenido del documento) como con especificaciones técnicas de transmisión. Con este artículo de Loggro conocerás los requisitos para evitar que tus facturas sean rechazadas por la autoridad fiscal o desconocidas por tus clientes como soporte de costos y deducciones de impuestos.
Datos obligatorios de la factura electrónica (Art. 617 del ET)
De acuerdo con el Estatuto Tributario y las resoluciones vigentes de la DIAN, todo documento de venta expedido electrónicamente debe contener los siguientes datos en su representación gráfica e invoice XML:
| Campo Obligatorio | Detalle / Requisito Legal | Validación DIAN |
|---|---|---|
| Identificación del Emisor | Nombre o Razón Social, NIT y dirección comercial de quien vende o presta el servicio. | Obligatorio Coincidencia en el RUT. |
| Identificación del Adquirente | Nombre o Razón Social y NIT (o cédula) del comprador del bien o servicio. | Obligatorio Verificación de datos. |
| Fecha y Hora de Expedición | Registro exacto del momento en que se genera y transmite el comprobante. | Obligatorio Transmisión en tiempo real. |
| Numeración Autorizada | Consecutivo, prefijo y rango según la Resolución de Facturación concedida por la DIAN. | Obligatorio Rango activo y vigente. |
| Detalle y Valor de la Operación | Descripción específica de bienes o servicios, cantidad, valor unitario y precio total. | Obligatorio Estructura matemática. |
| Discriminación de Impuestos | Desglose de IVA, Impuesto Nacional al Consumo (INC) u otros tributos aplicables. | Obligatorio Cálculo de tarifas. |
| Forma y Medio de Pago | Establecer si la venta es de contado o a crédito (con su fecha de vencimiento). | Obligatorio Condición comercial. |
Características técnicas de la factura electrónica
El Decreto 2242 de 2015 y la reglamentación posterior fijan la arquitectura técnica que garantiza la autenticidad e integridad del documento:
- Formato Estándar XML: El archivo principal de la factura no es el documento en PDF, sino el código estructurado en lenguaje XML bajo el estándar definido por la DIAN.
- Código CUFE: Clave alfanumérica única calculada mediante un algoritmo que vincula los datos principales del comprobante con la Clave de Contenido Técnico de Control.
- Código QR: Gráfico bidimensional obligatorio en la representación gráfica que permite escanear e inspeccionar la validez del documento en la plataforma de la DIAN.
- Firma Digital o Electrónica: Certificado de firma que garantiza la autoría del emisor y evita modificaciones posteriores sobre el archivo XML.
Condiciones de entrega al adquirente
La entrega del soporte de venta varía según el perfil del comprador:
- Si el comprador es Facturador Electrónico: Debes entregarle de forma obligatoria el contenedor electrónico (XML firmado y respuesta de validación de la DIAN) por medio de correo electrónico o canal de integración de datos.
- Si el comprador no es Facturador Electrónico: Se le debe enviar el archivo electrónico o, en su defecto, facilitarle la representación gráfica (PDF o tirilla impresa) con el Código QR y CUFE visibles.
Causas más comunes por las cuales la DIAN o tu cliente pueden rechazar la factura
Un error formal en la estructura del comprobante impide su validación previa en la plataforma de la DIAN o imposibilita que el adquirente lo acepte en su contabilidad. Las razones principales de rechazo incluyen:
| Causal de Rechazo | Inconsistencia Encontrada | Consecuencia Fiscal |
|---|---|---|
| Errores en el archivo XML | Incompatibilidad en el esquema técnico fijado por la DIAN. | Rechazo DIAN Sin validación previa. |
| Resolución vencida o agotada | Uso de una numeración que superó la fecha límite o el rango concedido. | Rechazo DIAN No se reconoce el consecutivo. |
| Firma electrónica inválida | Falta de certificado digital activo o inconsistencias de encriptación. | Invalidez Inexistencia de autenticidad. |
| Errores en los datos del adquirente | NIT o cédula que no coincide con la base de datos oficial. | Rechazo Cliente Inhabilitado para costos/gastos. |
| Inconsistencias matemáticas | Descuadres entre la base gravable, los impuestos discriminados y el total. | Rechazo DIAN Error aritmético de regla. |
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Preguntas frecuentes
Identificación del vendedor y del comprador, fecha y hora de expedición, valor total, forma de pago, descripción de lo vendido, impuestos discriminados y numeración autorizada, según el Artículo 617 del ET.
Es el Código Único de Factura Electrónica que identifica y valida cada factura ante la DIAN. Sin un CUFE válido, la factura puede ser rechazada.
Puede rechazarla si no cumple el formato XML de la DIAN, le falta algún dato del Artículo 617 del ET, no tiene firma electrónica válida o el CUFE está invalidado.
Sí, si el adquiriente es facturador electrónico o decide recibirla en ese formato. Si no acepta, debes entregar una representación gráfica impresa o digital.
La DIAN es la única entidad autorizada para reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, según el Decreto 358 de 2020.
Puede ser rechazada por tu cliente o por la DIAN, y no sirve como soporte válido de la transacción hasta que se corrija.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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