La DIAN dio a conocer por medio de la Resolución 000030 de abril 29 de 2019 los requisitos para expedir facturas electrónicas de venta, así como las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su implementación. En este artículo te contamos lo que debes tener presente a la hora de emitir una factura electrónica para que evites sanciones y para que tus facturas no sean rechazadas.
Requisitos y condiciones para expedir facturas electrónicas de venta según la Resolución 000030 de 2019 de la DIAN.
Datos obligatorios de una factura electrónica de venta
Los datos obligatorios se encuentran en el Artículo 617 del ET, es importante que los conozcas para comprobar si las facturas que emites o el proveedor de facturación que contrataste cumple con la legalidad que exige la DIAN.
Estos son los datos que deben tener tus facturas electrónicas:
- Apellidos, nombres o razón social, número de NIT (Número de Identificación Tributaria) de quien venda el bien o preste el servicio.
- Apellidos y nombres o razón social y número de NIT del adquiriente.
- Fecha y hora en que se generó y expidió la factura electrónica.
- Valor total de la operación.
- Forma de pago.
- Debe contar con una descripción de los bienes vendidos o los servicios prestados.
- Tener el título de factura de venta.
- Debe discriminar los impuestos de la transacción.
- Incluir la respectiva numeración consecutiva con la Resolución de facturación y su fecha de vencimiento.
- Debe indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
A pesar de que estos son los datos obligatorios para la emisión de una factura electrónica también es importante que tengas en cuenta otros aspectos que mencionaremos a lo largo de este artículo.
Características principales de las facturas electrónicas
Unos de los requisitos principales que debes tener en cuenta a la hora de realizar una factura electrónica son los que se encuentran en el Artículo 617 del ET (Estatuto Tributario) que son los siguientes.
- Debes utilizar el formato electrónico de generación XML estándar que fue establecido por la DIAN.
- Las facturas electrónicas deben incluir la numeración consecutiva o Resolución de Facturación debidamente autorizada por la DIAN.
- Es muy importante que incluya el código CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
- Conocer y cumplir los requisitos del Estatuto Tributario y discriminar el impuesto al consumo cuando sea el caso.
- Debes garantizar que se facilite el intercambio de información entre los sistemas tecnológicos que utilices y que esta operación sea confiable y segura.
- Debes garantizar la incorporación de los mecanismos técnicos de control, como el Instrumento de Firma Electrónica, con el fin de garantizar la autenticidad e integridad en tus facturas, según el acuerdo de la política de firma adoptada por la DIAN.
Otras características que debes considerar al emitir facturas electrónicas de venta
Es muy importante estar al día con los requisitos para facturar electrónicamente, por esta razón te contamos otras necesidades de los contribuyentes para cumplir con esta obligación legal, de acuerdo con las especificaciones del Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015:
- La factura electrónica de venta debe ser un documento que soporte transacciones de venta de bienes y/o servicios.
- Tiene lugar por medio de los sistemas computacionales y/o soluciones de carácter informáticos.
- Deben permitir el cumplimiento de las condiciones que ha establecido la DIAN con relación a la expedición (generación, validación y entrega, ), recibo, el rechazo en el caso que sea necesario y para que pueda ser conservada.
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Cuáles son las condiciones de entrega que debes cumplir
Si estás obligado a facturar debes tener presente que puedes tener distintos tipos de clientes con varias formas en que necesitan recibir sus facturas, por esto te contamos cuáles son las condiciones de entrega que debes garantizar.
- Debes emitir factura electrónica de venta en caso de que el adquiriente también la expida.
- También debes expedir factura electrónica si el adquiriente, a pesar de no ser facturador electrónico, decide$ recibir su factura en el formato electrónico.
- Debes emitir una representación gráfica en formato impreso o digital cumpliendo los términos acordados con tu comprador, en caso de que no acepte recibir una factura electrónica de venta.
Razones por las que el adquiriente puede rechazar tu factura electrónica
En el caso que no cumplas con las siguientes condiciones, el adquiriente puede rechazar tu factura electrónica:
- En el caso que no cumplas con el formato XML estándar reglamentado por la DIAN.
- Si no se encuentran los requisitos del artículo 617 del ET y la discriminación del impuesto al consumo cuando se presente el caso.
- En caso de que no tenga el Instrumento de Firma Electrónica.
- Cuando el adquiriente no pueda leer la factura.
- Si no cuenta con la respectiva numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cuando el código CUFE esté invalidado.
- Si la factura no tiene el NIT del obligado a facturar y el del adquiriente.
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La DIAN es la única entidad que puede reglamentar la facturación electrónica
Un aspecto muy importante que debes tener presente es lo que indica el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020, en el que se estipula que la DIAN puede reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes.
En conclusión, la DIAN es la encargada de establecer para la facturación electrónica en Colombia y por tal razón, los contribuyentes obligados a facturar deben cumplir con estos lineamientos.
Condiciones técnicas y tecnológicas para facturar electrónicamente
Las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para garantizar con la generación, numeración, validación, expedición, la entrega de la factura al adquiriente y la respectiva transmisión de la factura o documento equivalente.
Condiciones para la información que se suministre con las facturas electrónicas
Indica la información que se debe suministrar, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas y el acceso al software que se debe implementar, la información que este mismo contenga y genere, la interacción que debe tener el sistema de facturación con los inventarios, el sistema de pago, el tratamiento de los impuestos como son el IVA y el INC, la retención en la fuente que se deba practicar y en general con la contabilidad y la información de carácter tributario que se exige legalmente.
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