Si eres el dueño de un negocio estarás de acuerdo con que el 2020 será recordado como uno con los mayores retos y cambios en el marco de la Facturación electrónica en Colombia. Para inicios del 2021, todos los contribuyentes, independientemente de su tamaño, deberán haber adoptado este modelo de facturación y tendrán que reportar bajo este modelo a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Si aún estás pensando cómo facturar electrónicamente y te preguntas cuáles son las empresas autorizadas por la DIAN y los requisitos que estas deben cumplir, en este artículo de Loggro te informaremos más al respecto.
El desafío de la Facturación Electrónica en Colombia: adapta tu negocio al nuevo modelo
Según la normativa que estableció la DIAN sobre la facturación electrónica, existen tres posibilidades para que las personas, naturales o jurídicas implementen el proceso:
- Hacer uso del servicio “Facturación Gratuita DIAN”, un software gratuito dispuesto que cualquier interesado lo desee utilizar. Solo requiere de un dispositivo que tenga acceso a internet.
- Desarrollo propio: para generar facturas electrónicas, puedes implementar tu propio software de factura electrónica, eso sí, se requiere conocimientos técnicos de sistemas, desarrollo y programación; para tal fin la DIAN dispone de una “Caja de herramientas” (Paquete de documentación y ejemplos de facturas) con las cuales deberías poder implementar un desarrollo propio del software.
- La tercera y la preferida de la mayoría de empresas: Proveedor Tecnológico: El contribuyente puede contratar los servicios de un Proveedor Tecnológico habilitado por la DIAN. Conoce el listado aquí.
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¿Qué es un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN?
Es importante que sepas que los proveedores tecnológicos son aquellas empresas autorizadas por la Dian que cuentan con las herramientas necesarias para emitir facturas electrónicas en el país, bajo los requisitos y exigencias de la entidad, requisitos que cambiaron y se volvieron aún más exigentes a partir del 31 de octubre de 2020 con la resolución 0042 en el artículo 51.
Hasta este momento, la DIAN ha autorizado a 90 proveedores tecnológicos, la mayoría de estos ubicados en la capital del país. Del total de empresas habilitadas para proveer el servicio de facturación electrónica, 66 están en Bogotá y 11 en Medellín, Cali es la sede de 5 de los proveedores, mientras que el resto de estos están ubicados en Bucaramanga, Cúcuta, Ibagué, Pereira, Popayán y Cartagena.
Si bien esta transición digital no ha sido un proceso fácil y ha generado mucha resistencia en las empresas, hacerlo de la mano con un proveedor tecnológico con experiencia trae muchos beneficios, ya que ellos han cumplido una larga lista de requisitos solicitados por la DIAN, que te permiten hacer esta transición de forma segura, sin complicaciones y tener como aliado a un verdadero experto que te lleve de la mano por este proceso. No creas que es fácil ser parte del listado, son muchos los requisitos que deben cumplir, te contamos algunos de ellos para que tengas una idea:
Requisitos para ser habilitado como proveedor tecnológico:
- Debe estar constituido como sociedad en Colombia y/o como sucursal de sociedad extranjera.
- Debe estar Inscrito en el Registro Único Tributario -RUT.
- Registrar en el objeto social las actividades de generación, entrega y transmisión en el proceso de expedición de la factura electrónica de venta, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades.
- Poseer y mantener durante el tiempo en que dure la autorización, un patrimonio contable a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, por una suma igualo superior a veinte mil (20.000) Unidades de Valor Tributario -UVT, dentro del cual, la propiedad planta y equipo debe como mínimo corresponder a una suma igualo superior a diez mil (10.000) Unidades de Valor Tributario -UVT y estar localizados en Colombia.
- Acreditar la certificación sobre los sistemas de gestión de seguridad de la información y la calidad de la información conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
- Acreditar la infraestructura física, tecnológica y de seguridad conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
- Acreditar las condiciones y niveles de servicio conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
- Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML y demás documentos electrónicos, aplicables a la factura electrónica de venta, conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
La implementación de esta regulación de facturación electrónica en el país, que ya se ha hecho en oros de la región, no sólo trajo retos a las compañías prestadora de bienes o servicios si no a las proveedoras de estos servicios tecnológicos y sin duda alguna para la DIAN. Por eso, a pesar que ya son muchos los requisitos que las empresas proveedoras de estas tecnologías deben cumplir, el aumento de la demanda de este tipo de sistemas les exigirá un continuo mejoramiento para poder responder adecuadamente a las necesidades de los clientes.
| Aspecto | Descripción |
|---|---|
| Requisitos para ser autorizado por la DIAN | Las empresas deben cumplir con estándares técnicos exigidos por la DIAN, tales como seguridad de datos, capacidad de generar documentos electrónicos válidos y estar habilitadas en el sistema de la DIAN. |
| Cumplimiento de normativas | Las empresas deben garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente, como lo estipulado en la Resolución 000042 de 2020 sobre facturación electrónica en Colombia. |
| Garantía de seguridad | Las empresas autorizadas aseguran la protección de los datos y la integridad de la información generada y transmitida, cumpliendo con estándares internacionales de seguridad de la información. |
| Integración con software contable | Las empresas autorizadas deben ofrecer la integración con sistemas contables, facilitando la automatización del proceso de facturación y el cumplimiento tributario. |
| Capacitación y soporte | Las empresas deben brindar soporte técnico y capacitación continua a sus usuarios para asegurar el correcto uso del sistema de facturación electrónica y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. |
| Validación en tiempo real | La DIAN exige que las empresas autorizadas validen las facturas en tiempo real antes de emitirlas, garantizando que los documentos cumplan con los requisitos fiscales. |
| Emisión de certificados digitales | Las empresas deben contar con certificados digitales emitidos por entidades certificadoras autorizadas para garantizar la firma electrónica de las facturas, asegurando su autenticidad. |
| Beneficios para los contribuyentes | La facturación electrónica facilita la gestión fiscal, reduce errores humanos, optimiza tiempos operativos y mejora la transparencia en las transacciones comerciales. |
¿Cómo elegir un proveedor tecnológico de facturación electrónica?
Si estás buscando ya un aliado para tu facturación electrónica seguramente te habrás dado cuenta que hay muchas y diversas opciones en el mercado, incluso encontrarás una guerra de precios con ofertas y promociones, te recomendamos que cuando elijas uno, ten en cuenta que, estos proveedores si bien cuentan con la posibilidad de prestar servicios en todos los sectores económicos y atender las necesidades de clientes de distintos tamaños, suelen especializarse en un tipo de usuario específico, es muy importante que revises el listado y la trayectoria de cada proveedor además de identificar si perteneces a su segmento.
Adicionalmente, es importante que investigues cosas como:
- Trayectoria en el mercado (mínimo 10 años)
- Comentarios y testimonios de sus clientes
- Herramientas complementarias que te permitan automatizar otros procesos
- Canales de atención al cliente
- Posibilidad de pruebas gratis
- Pago escalonado, por el número de facturas
- Capacitación y entrenamiento
Es normal que al inicio esta transición esté llena de dudas, asegúrate que ellos estarán pendientes de ti y disponibles cuando tengas alguna, si bien tener el apoyo de una gran y reconocida empresa, muchas veces éstas no darán la misma atención a una Pyme que a una gran empresa, por eso es importante que te sientas bien atendido y acompañado en este proceso.
Por último, si eres el gerente de una Pyme, es clave que no veas este proceso nada más como una forma de cumplir una norma y salir de este requisito en una fecha, este paso es una oportunidad que tiene tu negocio para automatizar y simplificar los procesos, con lo cual podrás responder rápidamente ante los cambios que se puedan presentar, ahora bien, si lo haces de la mano de un proveedor tecnológico, este proceso se podrá hacer rápidamente, con menos inversión de dinero, y lo más importante, podrás llevar este proceso de automatización a otras áreas de tu negocio tales como punto de venta, inventarios, nómina, entre muchos otros, y ser pionero en este cambio, mucho antes que sea obligatorio en el país.
El resultado final, más tiempo para enfocarte en lo que realmente vale la pena, buscar e impulsar el crecimiento de tu negocio. Si aún tienes dudas acerca de qué es la factura electrónica te invitamos a que consultes con uno de nuestros expertos quien te ayudará y te contará las soluciones que tenemos para este proceso.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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