La nómina electrónica se ha consolidado como un requisito esencial para las empresas colombianas desde su implementación mandatoria por la DIAN en 2021. A través de la Resolución 000013, la DIAN estableció plazos específicos y requisitos claros, creando un ecosistema preparado para la transición digital de la gestión de nóminas.
Proceso de la Nómina Electrónica
La nómina electrónica facilita la transmisión de información entre la empresa, la DIAN y los empleados, simplificando procesos y asegurando una mayor precisión en la información fiscal y laboral. Este sistema no solo sirve para cumplir con las obligaciones tributarias, sino que también aporta ventajas significativas en términos de eficiencia operativa y seguridad de datos.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica reemplaza los métodos tradicionales de gestión de nóminas, como los archivos en Excel y documentos físicos, por un archivo digital que cumple con lineamientos específicos y se comparte tanto con la DIAN como con cada empleado. Es indispensable que este proceso se realice a través de un software de nómina electrónica autorizado por la DIAN.
Formato de la nómina electrónica
Desde su masificación en mayo de 2021, es crucial que la nómina electrónica se emita en formato XML, el único aceptado por la DIAN para garantizar la correcta recepción y validación de la información. Este formato no solo es obligatorio para la transmisión, sino que también asegura que la información sea legible y segura, alineándose con los estándares del proceso de facturación electrónica.
Integración de la nómina electrónica con el sistema de facturación electrónica
Según la normativa vigente, al emitir la nómina electrónica se debe generar un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, que forma parte integral del sistema de facturación electrónica. Este documento soporta los costos, deducciones e impuestos derivados de los pagos laborales.
Objetivos y beneficios de la nómina electrónica
La implementación de la nómina electrónica ofrece múltiples beneficios:
- Mayor precisión en la documentación de salarios y deducciones.
- Reducción significativa de los tiempos de procesamiento y consulta.
- Eliminación de la necesidad de espacio físico para almacenar documentos.
- Accesibilidad mejorada a través de plataformas digitales.
- Ahorro económico y reducción del impacto ambiental.
- Cumplimiento eficiente de las obligaciones fiscales y legales, ayudando a prevenir la evasión de impuestos.
Documento soporte de pago de la nómina electrónica
Teniendo en cuenta la Resolución emitida por la DIAN, el documento soporte para el pago de la nómina electrónica que se debe enviar a validación de la DIAN, soporta costos, deducciones o impuestos descontables que están derivados de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria, y de los pagos que se realizan a los pensionados.
Principales objetivos y beneficios de la nómina electrónica
Para entender bien qué es la nómina electrónica y en qué consiste, es importante conocer cuáles son sus objetivos y sus beneficios, aunque no difieren de los que obtienes con la nómina tradicional.
- Recopilar conceptos obligatorios que se deben incluir en la nómina y que en ocasiones no se tienen en cuenta cuando la nómina se genera por medios tradicionales, como en Excel o en formatos físicos.
- Tener constancia del salario que les pagaste a tus trabajadores, esto quiere decir que no se puede notificar de manera colectiva, por lo que el pago de todos los conceptos de la nómina deben quedar perfectamente documentados.
- Es otro de los mecanismos para mitigar la evasión de impuestos y obligaciones legales relacionadas con el recurso humano.
- Reducir los tiempos de ejecución y consulta.
- Eliminar espacios físicos.
- Brindar una mayor accesibilidad.
- Generar un ahorro económico y ecológico considerable.
- Tener la misma validez legal que las nóminas tradicionales.
Actualización para 2024
A medida que avanzamos hacia 2024, la nómina electrónica no solo se ha establecido como una práctica estándar, sino que ha evolucionado para ofrecer aún más funcionalidades y se ha integrado con otros sistemas digitales dentro de las empresas. Las empresas que aún no han adoptado completamente estos sistemas deben considerar las ventajas competitivas y operativas que ofrece la digitalización de la nómina.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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