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Si estás iniciando un nuevo negocio o estás pensando en expandirlo, quizá debas apoyarte en un software contable para evitar posibles errores contables y direccionar correctamente tu presupuesto.

Implementación de un sistema contable que respalde los procesos administrativos.

La contabilidad en especial al inicio de operaciones de una empresa es fundamental porque lo más probable es que estés comenzando con un presupuesto reducido. Posiblemente también has pensado en acudir a programas de captación de recursos – fundraising– y estos inversores potenciales querrán saber a dónde va su dinero, por lo que mantener tu contabilidad clara proporciona una gran cantidad de información sobre tu negocio, lo que lo ayuda a detectar ineficiencias, administrar los gastos, potencial de crecimiento y mucho más.

Los procesos administrativos, como la contabilidad, suelen ser los últimos en la lista de la mayoría de las empresas nuevas. Antes de comenzar con el mantenimiento de registros financieros, la mayoría de las veces se priorizan otras áreas.

Sin embargo, es solo cuestión de tiempo porque cualquier empresa que quiera sobrevivir debe tener un plan contable, y cuanto antes, mejor. Aunque los fundadores siempre deben comprender los conceptos básicos de contabilidad, los objetivos pueden variar desde contratar a un contador profesional, recopilar facturas físicas o electrónicas, digitalizar documentos, automatizar y, en general, reducir errores desde el principio, entre otras cosas.

La implementación de un sistema contable no debería llevar mucho tiempo y no tiene por qué ser compleja para la operación diaria del negocio. Minimizará el riesgo inevitable de cometer los comunes errores contables con procesos fáciles, rápidos y sin problemas.

Nueve errores contables comunes que las pymes como la tuya deberían evitar

1. Tomar la decisión demasiado tarde.

Este es quizás el error más común, preocupante y grave que cometen las empresas que recién inician. Existen numerosos beneficios que su nuevo negocio puede obtener de llevar correctamente el registro contable. El beneficio más importante es la gran cantidad de indicadores sobre tu propio negocio. Con el uso de un sistema contable, será más fácil detectar ineficiencias y áreas donde puedes hacer recorte de presupuesto o por el contrario impulsarlas para fortalecerlas.

Adicionalmente, existen leyes de las que te puedes ser beneficiario, con solo demostrar claramente el manejo contable de tu empresa. Por lo tanto, hacer su contabilidad correctamente desde el principio es fundamental. La contabilidad es una de esas tareas en las que, si cuentas con la solución indicada tendrás la seguridad de tener todo bajo control.

2. Almacenar toda la información en hojas de cálculo

La belleza de la contabilidad actual es que se hace mucho más fácil a través de diversas herramientas en la nube y de manera automática. El uso de hojas de cálculo puede ser otro proceso complejo, manual y tedioso para tu empresa, mientras que los sistemas de contabilidad son mucho más convenientes.

Algunas de las desventajas de las hojas de cálculo incluyen el consumo de tiempo, la falta de colaboración, la vulnerabilidad a costosos errores humanos, la incapacidad para tomar decisiones rápidas y la posibilidad de perder datos valiosos.

Sin embargo, existen numerosos sistemas y soluciones de contabilidad en la nube disponibles, incluido el software contable de Loggro. Puedes comenzar con el plan que se adecue a tus necesidades iniciales e ir modificándolo a medida que crece tu negocio. El software contable permite superar rápidamente muchas de las tareas manuales lentas y tediosas que a menudo tú o tu contador pueden verse obligados a soportar.

También existen numerosos beneficios del software de contabilidad, incluidos los datos bancarios directos, que eliminan la entrada manual y los errores, la integración con las funcionalidades NIIF y de facturación en otras monedas en y el cumplimiento automatizado del IVA, y la generación de facturas electrónicas de manera fácil y profesional.

3. No estar al tanto del papeleo

Es imposible no evidenciar la necesidad de recopilar y almacenar los datos de gastos de la empresa y mantenerlos actualizados. No estar al tanto del papeleo (y guardar los recibos en archivos físicos) puede convertirse en un obstáculo, especialmente durante una auditoría en la que todo debe estar organizado. Por lo tanto, es recomendable digitalizar y mantener registros como recibos, extractos bancarios, facturas electrónicas, declaraciones de impuestos, etc., durante un tiempo determinado.

4. No contratar a un profesional cuando creces

No contar con los servicios de un contador profesional una vez que tu empresa comienza a crecer puede incidir en numerosos desafíos futuros. Inicialmente, los contadores se ocupan de la contabilidad, pero en las empresas emergentes, estos podrían ser profesionales externos que brinden sus servicios. Al tener un conocimiento especializado en temas como balances, libros contables, declaraciones de impuestos y estados financieros mantendrán al día y te ayudarán a dar cumplimiento de la normatividad vigente. Ten en cuenta que tus prioridades se expandirán a medida que tu negocio crezca, por lo que ahorrará mucho tiempo, molestias y dinero al contar con los servicios de un contador profesional.

5. No llevar un seguimiento de la nómina

El seguimiento de tu nómina es fundamental, incluso si solo tienes un empleado. Los sistemas de nómina en la nube gestionan todo lo que tiene que ver con el proceso de pagos en línea de empleados, pagos para PILA, y presentación de impuestos u obligaciones sobre la nómina. Sin la solución adecuada, esto podría ser un proceso aburrido, por lo que es recomendable utilizar un sistema de nómina en la nube asequible, simple, confiable y flexible, como el Software de nómina electrónica de Loggro, una herramienta fácil de usar.

Llevar un registro de las horas, calcular los salarios, retener impuestos y otras deducciones, imprimir y entregar cheques y pagar los impuestos se puede hacer con facilidad.

6. No realizar un seguimiento de los gastos fiscales

Debe mantener registros de los gastos que puede reclamar la DIAN, así como mantenerse al día con sus declaraciones de impuestos. Las presentaciones de IVA pueden ser un dolor de cabeza contable. Buscar una transacción manualmente durante horas, buscar el error humano en alguno de tus registros puede ser frustrante.

Una gran alternativa sería considerar alguno de los planes de software contable vigentes en Loggro. Una solución que está revolucionado la manera de llevar los reportes e indicadores, agilizando el cumplimiento de la normatividad.

7. No separar cuentas bancarias

Además de ser un proceso de seguimiento de registros muy complicado, no tener cuentas bancarias comerciales y personales separadas puede ocasionar errores contables para tu negocio. Este es un error que toda nueva empresa debe evitar.

Cuando inicias un negocio, el primer paso es abrir una cuenta bancaria comercial y ejecutar todos los ingresos y gastos a través de esta cuenta.

8. No pagar electrónicamente

Si pagas mediante transferencia electrónica, tarjeta de crédito o tarjeta de débito, el extracto bancario incluirá un registro permanente de la transacción, incluida la fecha, el monto y el nombre del destinatario. Esto elimina el riesgo de perder los registros financieros.

Los métodos de pago inteligentes y los documentos digitalizados eliminan una gran cantidad de intervención humana, lo que reduce la incidencia de errores. Y eso significa mucho menos tiempo al final del mes tratando de averiguar por qué los números no coinciden en la conciliación de los balances.

9. No organizar documentos secuencialmente

Por simple que parezca, no organizar tus libros de manera ordenada puede conducir al desastre. Estará más organizado si las facturas electrónicas de venta se numeran secuencialmente. También te permite realizar un seguimiento de cuándo deben pagarse las facturas, lo que te permite establecer una estrategia eficaz para el seguimiento de los pagos pendientes. 

Finalmente, el utilizar un software contable mantendrá la información financiera precisa y actualizada sobre tu empresa, te permitirá evaluar su desempeño y abordar los posibles problemas de flujo de efectivo mes a mes.


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