Errores más comunes en el cálculo de la nómina

A pesar del gran conocimiento que suele tener el personal encargado de manejar el software de nómina de tu empresa, tanto en temas legales, como laborales, no siempre es posible evitar errores involuntarios que ocurren al gestionar la nómina. Los errores de la nómina son mucho más que tener diferencias en los pagos, pueden causar problemas con los trabajadores, con el departamento de tesorería al realizar los aportes de seguridad social, etc. En este artículo te contamos los principales errores que se presentan al calcular la nómina de una empresa.

Errores más comunes en el cálculo de la nómina

Los errores más frecuentes y los que tienen un mayor impacto en la gestión de la nómina son:

• falta de un sistema de trabajo o software para el cálculo de la nómina;
• no tener claros los aspectos legales de la nómina y sus novedades;
• la falta de planeación para calcular la nómina;
• ignorar cómo deben ser los descuentos o retenciones en la nómina, y
• incumplir con los pagos

Falta de un sistema de trabajo o software para el cálculo de la nómina

La falta de un sistema o software para la gestión de la nómina puede traducirse en el cobro incorrecto de un trabajador, esto sin duda genera malestar con la relación que tiene con a la empresa. Por otro lado, este aspecto también puede generar pagos de más, que en la mayoría de los casos nadie los reporta hasta que son detectados por medio de una auditoría; estos son errores muy frecuentes que acarrean consecuencias negativas por la aparición de costos y gastos imprevistos. Aquí puedes consultar todo sobre el programa de auditoría de nómina para tu empresa.

¿Por qué suceden estos errores en el cálculo de la nómina?

El software de nómina es clave para liquidar la nómina, pero también ocurre por utilizar métodos tradicionales para gestionar la nómina, como el uso de hojas de cálculo en Excel u otros sistemas manuales; es decir que, el uso de métodos obsoletos para el cálculo de la nómina y que no generen una integración de la información siempre demandarán más tiempo, van a generar inconsistencia y con seguridad muchos errores.

¿Qué generan los errores en el cálculo de la nómina?

​Son muchos los medios y entidades que pueden detectar los errores en el cálculo de la nómina, por ejemplo:

• UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) para el caso de las inconsistencias en el pago de los aportes parafiscales;
• demandas por parte de los trabajadores,
• auditorías internas,
• auditorías fiscales,
• entre otras.

Cuando se evidencia alguna anomalía en el cálculo de la nómina las empresas pueden enfrentar sanciones, como el pago de multas y recaudos que pueden costar mucho más que adquirir el servicio de un proveedor de un software de nómina especializado en esta tarea. Aquí puedes saber qué pasa si liquidas mal tu nómina y cuáles son las sanciones de la UGPP.

Errores por no tener claros los aspectos legales de la nómina

​Algunas variables que se deben tener en cuenta al momento de realizar una óptima gestión de la nómina de tu empresa son:

1. las horas extras diurnas y nocturnas;
2. vacaciones;
3. pago por labores en dominicales y festivos;
4. reducciones de jornadas;
5. contratos de prácticas;
6. aumento de salario;
7. incapacidades;
8. ausencias;
9. liquidaciones de contratos,
10. entre otras.

Son muchas las variables que debes tener en completo control para realizar una óptima gestión de la nómina de tu empresa; estos conceptos tienden a confundirse y por eso te recomendamos que busques un software de nómina que cumpla con características imprescindibles para que gestiones tu nómina de acuerdo con requerimientos legales.

La gestión de las diferentes variables de la nómina o con personal poco capacitado o desactualizado también puede significar tener problemas con el cálculo de la nómina de tu empresa.

Actualización constante en temas de nómina

Es posible utilizar métodos anticuados y actualizarlos según los nuevos lineamientos para la gestión de la nómina, pero con seguridad te va a costar más hacerlo en comparación con el uso de un software de nómina. Te invitamos a que revises aquí cuánto debería costarte un software de nómina.

Estos programas de nómina cuentan con un sinfín de ventajas que te pueden ayudar a ser más competitivo en el sector al que perteneces y tendrás más tiempo para ocuparlo en otras tareas que aporten en el crecimiento de tu empresa.