Después de dos años de iniciar el sistema de facturación electrónica aún nos encontramos preguntas como éstas, por eso en este artículo queremos recordarte las generalidades de la facturación electrónica y resolver algunas dudas en torno al retiro de los inventarios.
Qué es la facturación electrónica
Primero, es bueno recordar que la factura es un documento comercial que demuestra una compraventa de un bien o servicio y que, debe registrar toda la información de la operación. Es decir, qué, quién, cómo, cuándo y por qué de la actividad comercial entre cliente y empresa.
Ahora bien, la factura electrónica es la digitalización de la factura tradicional de papel, que para efectos legales tiene la misma validez. Pero, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente.
Además, la factura electrónica debe cumplir con algunos requisitos legales tales como: estar denominada expresamente como factura de venta, llevar un numero consecutivo y resolución de autorización de la numeración expedida por la Dian, fecha, datos fiscales del vendedor y del comprador, calidad de retenedor de impuestos del vendedor, descripción del producto, valor, forma de pago, impuestos de transacción, razón social y Nit del impresor de la factura.
Por tanto, la factura tiene validez legal como soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios entre dos partes; debe expedirse en actividades de comercio entre comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales. Asimismo, es importante tenerla en servicios posventa de cambios, devoluciones, reclamos y garantías.
Las facturas también operan como soportes de ingresos de la empresa por concepto de venta de bienes y/o servicios, así como soporte de gastos de los compradores.
Obligados a facturar electrónicamente
De conformidad con el artículo 615 del ET y los artículos 6 y 8 de la Resolución 000042 de 2020, están obligados a expedir factura electrónica con validación previa, por todas y cada una de las operaciones realizadas, los sujetos señalados en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016:
- Responsables del IVA
- Responsables del Impuesto Nacional al Consumo INC
- Todas las personas o entidades que posean la calidad de comerciantes o que iejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas; o quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes de impuestos administrados por la Dian.
- Comerciantes, importadores o prestadores de servicios, o de ventas a consumidores finales.
- Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA, atendiendo las indicaciones previstas en el parágrafo 3 del artículo 437 del ET.
- Contribuyentes inscritos en el régimen simple de tributación.
No olvides que antes de iniciar el proceso de facturación electrónica debes tener RUT actualizado, tener acceso al correo electrónico registrado en el RUT, contar con firma electrónica y disponer del certificado de firma digital.
Proceso de facturación electrónica
La facturación electrónica se divide en las siguientes fases:
Habilitación: Es el proceso que se hace en el servicio informático electrónico de validación previa de la Dian
Generación: consiste en organizar la información que incluirá la factura electrónica, de acuerdo con los requisitos señalados en el artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020.
Transmisión: consiste en trasmitir el ejemplar de la información que contiene la factura electrónica, notas débito y crédito, así como los instrumentos electrónicos a la Dian para su validación.
Validación previa: la Dian generará un documento electrónico que contendrá la verificación de las reglas de validación de las facturas electrónicas y demás documentos derivados de la misma, de acuerdo con los requisitos que deben cumplir dichas facturas, con la leyenda “Documento validado por la Dian” o “Documento rechazado por la Dian”.
Una vez las facturas electrónicas y demás documentos electrónicos cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Dian registrará en sus bases de datos el documento electrónico con la marca “Documento validado por la Dian”, y luego genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación al facturar para su correspondiente expedición y entrega.
Expedición: El artículo 29 de la Resolución 000042 de 2020 señala que se entenderá cumplido el deber de expedir la factura electrónica cuando esta es entregada al adquiriente.
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Retiro de inventarios
El inventario retirado para consumo propio o para que forme parte de un activo debe darse de baja de la contabilidad, utilizando como contrapartida una cuenta del gasto o del activo, según corresponda. Según los artículos 421 y 458 del ET, este hecho genera un IVA asumido para el contribuyente.
Aclaremos un poco, al retirar un producto del inventario para uso de la empresa, para una muestra, degustación, promoción, obsequio, no es una actividad de venta efectiva, sin embargo, para el manejo contable del IVA se debe manejar como una venta debido a que la base gravable sobre la que se debe liquidar y causar el IVA está regulada por el artículo 458 del estatuto tributario.
En otras palabras, si retiras un producto de tu inventario para consumirlo o gastarlo el tratamiento contable es como si fuera una venta debiéndose causar el IVA correspondiente.
Así entonces, los productos se retiran del inventario por su costo, pero el IVA se debe generar sobre el valor comercial del producto, es decir por el valor de venta a la fecha de retiro y lo debe pagar la empresa o contribuyente.
¿Es obligatorio realizar facturación electrónica en los retiros de inventarios?
Con respecto a la expedición de la factura en actividades de retiro de inventarios de bienes, ya sea para autoconsumo, regalos o muestras gratis, la Dian establece que la misma deberá cumplir con los requisitos previstos en el artículo 11 de la Resolución 0042 del 2020, debido a que corresponde a una factura electrónica de venta. Así también, en referencia a los requisitos técnicos que debe cumplir el sujeto obligado a facturar en el sistema para la correcta generación y transmisión para validación del documento a cargo, este deberá seguir a las indicaciones técnicas y tecnológicas que se detallan en el anexo técnico de la factura de venta versión 1.8 adoptado por medio de la Resolución 0012 del 2021.
Para finalizar, no puede perderse de vista que considerar el “retiro de inventario” como una operación de venta es una adecuación legal efectuada por el artículo 421 del Estatuto Tributario. En consecuencia, ya que en dicha operación no hay dos partes (vendedor/comprador) plenamente explícitas, pues se trata de una operación que puede tener diferentes rasgos, tales como retiro para auto consumo, muestras gratis, obsequios, donaciones, publicidad, entre otras, y ya que la operación se considera legalmente como una venta, es el facturador quien hará las veces de adquiriente y vendedor, por lo que así deberá describirlo en la respectiva factura de venta, dando cumplimiento con el requisito de expedición y entrega de la misma.
En conclusión, al retirar un producto de inventario para uso o gasto interno, el vendedor es el mismo adquiriente del producto, y se debe realizar la factura de venta haciendo todas estas observaciones, para poder causar y pagar el IVA de este.
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Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
