¿Qué pasa cuando una factura no tiene firma digital?

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Con el avance de la transformación digital hemos visto que las compañías que no habían empezado este proceso se han subido al tren de la digitalización, movimiento incentivado en gran parte por las entidades gubernamentales que han empezado a exigir cada vez más documentos electrónicos como la facturación electrónica.

El primer gran proyecto fue el de la facturación electrónica, la cual es la evolución de la factura tradicional que para efecto legales tiene la misma validez que la de papel, la diferencia está en que se genera, valida, recibe, rechaza y conserva digitalmente de forma electrónica, pero tributariamente tiene el mismo fin que es el de ser un soporte de las transacciones de venta de venta de bienes y/o servicios. Esta transición no modifica los requisitos señalados anteriormente respecto de la factura cambiaria como título valor.

En este artículo analizaremos la importancia de la firma digital en la factura electrónica y otros temas relacionados que te serán de gran utilidad.

La transición a la factura electrónica

A partir del año 2005, el gobierno colombiano empezó a sentar las bases para la implementación de la factura electrónica en el país. A pesar de esto, la primera disposición legal dirigida a establecer un régimen obligatorio de facturación electrónica fue el Decreto 2242 del 2015, el cual fue posteriormente compilado por el decreto 1625/2016 y sus reglamentaciones. Este decreto estableció no solamente las condiciones técnicas para la expedición de la factura electrónica, sino que definió claramente su ámbito de aplicación. Ahora bien, fue con la Resolución 0000072/2018 que la Dian estableció el primer cronograma general de implementación de la facturación electrónica en Colombia, que exigía a los grandes contribuyentes comenzar a facturar electrónicamente en septiembre de 2018. Este cronograma fue modificado varias veces hasta la fecha.

De acuerdo con la reforma tributaria aprobada en septiembre de 2021, las empresas debían cumplir este requisito a más tardar hasta el 1 de enero de 2022 para evitar sanciones. Respecto a este tema, Mario Márquez, gerente del sistema de factura electrónica de la DIAN, indicó en una reciente videoconferencia que desde el 1 de enero de 2021 hasta el mes de junio de 2021, más de 27 mil empresas que antes no estaban en el radar de la entidad, ahora facturan electrónicamente.

Requisitos de la factura electrónica

Uno de los requisitos más relevantes en el formato electrónico es que debe tener firma electrónica debidamente diseñada, dado que la simple digitalización de la firma tradicional brinda un esquema muy bajo de seguridad en el marco de documentos electrónicos. Por esta razón y para garantizar la seguridad de la factura electrónica, teniendo en cuenta su naturaleza como título valor, la Dian escogió la firma digital como el mecanismo idóneo para la suscripción de facturas electrónicas por parte del emisor.

La firma digital

La firma digital consiste en un valor numérico adherido a un mensaje de datos que vincula la clave del creador del mensaje y al texto de este, permitiendo verificar cualquier alteración no autorizada. Es el mecanismo más seguro y confiable para validar la identidad de una persona y que esta se vincule con aquello que está firmando en el entorno electrónico, pues tiene tecnología asociada a la criptografía, es decir cifra o codifica la información. La Ley 527 de 1999 estableció dos características respecto de las firmas digitales:

  • Solamente podrán ser emitidas por Entidades de Certificación Digital, las cuales serán acreditadas y auditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
  • Cuando se suscribe un documento con firma digital se presume la intención del suscriptor de firmar el documento electrónico, disposición que no es aplicable a otro tipo de firmas electrónicas.

Es importante mencionar que la normativa colombiana actual ratifica la obligatoriedad del uso de las firmas digitales en la factura electrónica y establece los lineamientos técnicos que deberán tener en cuenta tanto los emisores como los proveedores tecnológicos para el efecto.

Entendiendo esto, la firma digital en la factura es un requisito indispensable e imprescindible., así es que si la factura electrónica carece de firma podría perder su condición de título valor. Por ello te aconsejamos siempre que tanto el emisor como el comprador de las mercancías o adquirente de servicios procedan a verificar la existencia de la firma y que sea hecha con los requisitos necesarios.

Qué debe tener la firma electrónica?

Normalmente el destinatario verá dos archivos: uno en formato PDF que será la representación gráfica de la factura y se asemejará a la factura física tradicional, y otro archivo en formato XML (Extensible Markup Language). El archivo en formato PDF contendrá un código QR y el Código Único de Facturación Electrónica, a través de los cuales se podrá verificar la validez de la factura en la página de la Dian y evitar ser víctima de posibles falsificaciones.

El archivo XML es el que se enviará a la Dian donde está contenida la información de la factura y es el documento que se encuentra firmado digitalmente, de ahí se desprende su integridad. Por tal motivo, es el archivo XML el que la Dian tendrá en cuenta para efectos tributarios.

¿Por qué una empresa debe usar la firma digital para facturar electrónicamente?

Porque la firma digital es un requisito para la generación de la factura, la blinda con seguridad jurídica y técnica, y le da garantías de autenticidad, integridad y no repudio.

Como te darás cuenta, lo que dota de validez y seguridad jurídica a la factura electrónica es la firma digital impuesta en el archivo XML, mientras que la representación gráfica en formato PDF brinda la información relevante de la factura, pero allí no se encontrará la firma digital ni tendrá los efectos tributarios y probatorios del archivo XML.

Es importante entender que la factura electrónica debe conservarse en formato digital, pues en caso de imprimirse no se podrán verificar los atributos de seguridad jurídica garantizados mediante la firma digital. Dichos atributos son: la autenticidad, integridad y no repudio, imprescindibles para la emisión y circulación de la firma digital como título valor.

Por lo anterior podemos decir que firma digital en la factura electrónica es un elemento imprescindible no sólo para garantizar la calidad de título valor de la factura electrónica, sino también de velar por el cumplimiento de los atributos de seguridad jurídica de los títulos valores electrónicos. Esto generará confianza en la utilización de este tipo de títulos, pues los comerciantes no tendrán temor de recibir facturas alteradas, dado que las mismas se emiten con un estándar que incluso es más seguro que el de las facturas físicas tradicionales.

Para cumplir con todos los requisitos de la facturación electrónica te recomendamos usar un software para este fin que te ahorre dolores de cabeza y esté al día con la reglamentación actual. Si quieres saber más consulta con nuestro equipo de expertos.

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