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Como propietario de un restaurante o si estás pensando en abrir uno en el futuro, vas a tener múltiples preguntas y una de ellas será: ¿debo realizar facturación electrónica?, ¿por qué es importante facturar electrónicamente?, ¿cómo debo hacer la implementación?, hoy te ayudaremos a responder estas preguntas para hacer tu proceso de facturación más sencillo.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica empezó a regir en Colombia desde el año 2020, según la Dian, la factura electrónica es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios. Es el inicio del sistema completo de facturación electrónica (SFE) de Colombia que incluye además nómina electrónica.

¿Los restaurantes están obligados a generar factura electrónica?

Son muchos los empresarios que se hacen esta pregunta, la respuesta es sencilla: Sí, en la según la Resolución 20 de 2019 los restaurantes están obligados a generar y transmitir factura electrónica, dentro de dicha resolución se especifica que, dentro de los sujetos obligados a facturar electrónicamente, se incluyen aquellos responsables del Impuesto Nacional al Consumo o Impoconsumo, que es un impuesto regulado por los artículos 512-1 y siguientes del Estatuto Tributario.

De acuerdo con los artículos referenciados, algunos de los comercios responsables del pago de este impuesto son:

“Expendio de comidas y bebidas preparadas en restaurantes, cafeterías, autoservicios, heladerías, fruterías, pastelerías y panaderías para consumo en el lugar, para ser llevadas por el comprador o entregadas a domicilio, los servicios de alimentación bajo contrato, incluyendo el servicio de catering, y el servicio de expendio de comidas y bebidas alcohólicas para consumo dentro de bares, tabernas y discotecas”.

¿La utilización de un sistema de facturación POS reemplaza la facturación electrónica?

Esta es una de las dudas que suelen surgir, ya que son muchos los establecimientos que utilizan un sistema POS para facturar así que puede llegar a surgir el malentendido que este los libra de generar y transmitir una factura electrónica.

Es clave que tengas claro que, en el caso de que alguno de los compradores necesite la factura electrónica, en vez de Facturación POS, el restaurante o bar está en la responsabilidad de hacer el cambio inmediatamente, por lo que debe contar con las herramientas para generar la factura electrónica, de acuerdo con lo postulado en los artículos 10 y 13 de la Resolución 000042 de 2020.

En términos generales, los restaurantes y bares pueden expedir el tiquete POS, pero deben estar en la capacidad de expedir factura electrónica, en caso de ser necesario o solicitado por el cliente. Esto es muy importante, ya que si tienes un restaurante y no cumples con ese requerimiento puedes ser sancionado con el cierre del establecimiento.

Si tengo un restaurante, ¿qué debo hacer para facturar electrónicamente?

Lo primero que debes hacer es ir a la DIAN a solicitar un permiso para vender por medio de una factura, este permiso lo puedes pedir para diferentes tipos de factura, ejemplo, talonario, computador, POS o máquina registradora, y la más reciente, la facturación electrónica.

En este permiso conseguirás también la resolución de la numeración de la facturación, así puedes tener una factura inicial, una factura final y una fecha de inicio, esto quiere decir que te comprometes a vender usando esa numeración desde la fecha de aprobación de la resolución, cuando llegues a la factura final y se te acabe la numeración que inicialmente te dieron, debes pedir una nueva resolución para continuar vendiendo.

También te puede interesar: ¿Debo solicitar una nueva numeración de facturación al pasar de facturas físicas a electrónicas?

¿Qué opciones tengo para que mi restaurante pueda facturar electrónicamente?

Para que tu restaurante facture electrónicamente tienes tres opciones, la primera es que elijas aliarte con un Proveedor autorizado por la DIAN, la segunda opción que tienes es generar tu propio software de facturación electrónica, y la tercera es usar el software gratuito de facturación electrónica de la DIAN.

Esta decisión dependerá de los recursos que tengas para cumplir con este requerimiento, sin embargo, aunque la primera opción parezca la más costosa, puede llegar a ahorrarte tiempo y dinero ya que tendrás todo un equipo de expertos que te guiarán y capacitarán permitiendo que sea más fácil y que no cometas errores que puedan ocasionarte sanciones o multas.

¿Qué beneficios traerá la factura electrónica a mi restaurante?

Aunque al inicio no lo parezca, implementar la facturación electrónica en tu restaurante tiene muchísimas ventajas, te contaremos algunas:

1. Ahorrarás tiempo y recursos:

Digitalizar tus procesos será sin duda el mayor de los beneficios, por medio de la facturación electrónica en tu restaurante, el software de facturación electrónica también te ayuda a mejorar los procesos internos de la empresa y tener un mayor control de lo que vendes. Este cambio en tus procesos te permitirá ahorrar tiempo en diversas partes del proceso tales como: la captura de datos, o que tu cliente no tendrá que esperar la factura. Además, ahorrarás papel, pues la facturación electrónica te ayuda a ahorrar espacio y recursos.

2. Mejora tu servicio al cliente

Si tu cliente espera menos tiempo durante la experiencia de compra estará más satisfecho, ¡en las ventas el tiempo es oro!, la facturación electrónica te permitirá aumentar tus índices de servicio al cliente, y como debes saber, un buen servicio al cliente es la base de todo buen negocio.

Sumado a lo anterior, mediante el proceso de facturación puedes acceder a un sistema de recolección de datos mucho más sencillo y efectivo, de forma que, puedes construir una base de datos que te permitirá en el futuro realizar todo tipo de actividades como estrategias de marketing segmentadas que te permitirá fidelizar tus comensales y aumentar tus ingresos.

3. Seguridad de tus Datos:

Los softwares de facturación electrónica en la nube tienen un gran espacio de almacenamiento de datos, por lo que tendrás tu información protegida en la nube hasta por 5 años.

Estas son sólo algunas de las ventajas de la facturación electrónica para restaurantes así que además de ser un requisito frente a la DIAN, también te da la oportunidad de llevar tu negocio a otro nivel. Acude a los expertos y pregunta por los softwares especializados en restaurantes, esta herramienta será tu mejor aliado en el proceso de digitalización de tu negocio.


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