¿Debo solicitar una nueva numeración de facturación al pasar de facturas físicas a electrónicas?

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Si tienes un negocio o empresa en Colombia, sin importar si es pequeño o grande, debes emitir una factura electrónica como único documento de soporte de las transacciones que realices en ella.

Si estás en este proceso de migración aparecerán muchas preguntas en torno a este cambio, en este artículo trataremos el tema de la numeración y otros que te serán de gran utilidad.

Modalidades de facturación:

  • FACTURA POR TALONARIO O DE PAPEL: Preimpreso por medios litográficos o tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar conforme los requisitos legales de la factura (Art 617 E.T).
  • FACTURA POR COMPUTADOR: Emitida por medio de un software, donde interactúa la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta o servicio, entre otras, la emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, etc.
  • FACTURA POS: Máquina registradora de hardware y software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
  • FACTURA ELECTRÓNICA: Documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas (Art 2. Decreto 2242 DE 2015).

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Diferencia entre factura tradicional y factura electrónica

La factura electrónica va a contener prácticamente la misma información que la que llevabas en la factura tradicional en papel, la diferencia clave entre estas dos es la forma en la que se generará y aún más importante se transmitirá al ente fiscal.

Además, la facturación electrónica conlleva múltiples beneficios para las empresas, la factura tradicional conlleva procesos largos, manuales y costosos, esto sin mencionar el riesgo al tener que imprimir y archivarlas ya que pueden perderse o dañarse la información contenida allí. Sin duda, este reciente requisito cambiará la forma en la que operan las compañías y transformará las operaciones más profundamente de lo que se puede llegar a imaginar.

Facturación electrónica en Colombia

La implementación de la factura electrónica tiene como objetivo direccionar el sistema contable a un mundo de procesos y documentación digital para los negocios, proceso que ya ha sido obligatorio para empresas europeas, norteamericanas y latinoamericanas.

Este cambio no se trata solo de escanear la factura o emitirla de forma digital, para poder realizar la facturación electrónica es necesario cumplir algunos requisitos exigidos por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), dentro de los cuales lo más importantes son:

  • Estar denominada expresamente como factura de venta.
  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Discriminación del IVA pagado o impuesto al consumo
  • Cumplir con los requisitos del Artículo 617 del Estatuto Tributario Nacional
  • Incluir una firma digital o electrónica que garantice la autenticidad e integridad de la factura electrónica.
  • Contar con el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE).
  • Llevar una numeración consecutiva autorizada por la DIAN.

¿Debo solicitar una nueva numeración de facturación al pasar de facturas físicas a electrónicas?

Hablando de este último requisito exigido por la Dian, la respuesta a esta pregunta es si, en el proceso de migrar tu negocio a la facturación electrónica, debes solicitar una autorización nueva para facturar electrónicamente, además para la facturación de contingencia, que se usa para tener un mecanismo de facturación alternativo en un talonario de papel para responder ante un momento en que por fuerza mayor no se pueda emitir la factura electrónica.

En Colombia todos los contribuyentes que se encuentren obligados a expedir facturas electrónicas deben solicitar a la DIAN una resolución para autorizar el rango de numeración que deben utilizar en sus facturas.

Resolución de la facturación electrónica

La resolución de facturación es una medida de control o acto administrativo por medio del cual la DIAN decide autorizar los rangos y vigencia de la numeración de facturación, con el fin de tener el registro de los contribuyentes que se encuentran autorizados y los rangos de numeración que les fueron emitidos para cada uno de ellos.

¿Quiénes deben solicitar la resolución de la facturación electrónica?

Debes tener en cuenta que todo el que sea contribuyente y que esté obligado a expedir una factura debe solicitar la respectiva resolución de la facturación electrónica a la DIAN. Esta autorización es por el ente de control a los no responsables del impuesto a las ventas, antiguo régimen simplificado, en el caso en que opten por expedir factura.

¿Cómo solicitar la resolución de la facturación electrónica?

Si aún no sabes cómo hacer este proceso, no te preocupes, no es difícil, todo se hace virtualmente, te contaremos los pasos básicos para poder hacerlo:

  1. Primero debes ingresas a la plataforma de la DIAN:  www.dian.gov.co
  2. Una vez dentro debes buscar la sección “Portal Transaccional” donde deberás escoger entre “Usuario registrado” y “Usuario nuevo”.
  3. Da clic en la opción “Usuario Registrado” ( si estás registrado, si no, debes crear tu usuario)
  4. Inicia sesión (debes estar previamente registrado)
  5. Cuando ingreses, debes dar clic en el menú en “Numeración para facturación”
  6. Te saldrá un menú desplegable, allí le das clic a la opción “Solicitar numeración de facturación”
  7. Es muy importante en este paso que verifiques todos tus datos, deben estar correctos, luego haz clic en “Ingresar”
  8. Te aparecerá un cuadro en cual debes dar clic en “Aceptar”
  9. Revisa nuevamente tus datos y das clic en “Autorizar rangos”
  10. En el cuadro que te aparece das clic en “Aceptar” e ingresa la información solicitada
  11. Elige el tipo de numeración, y escribe un prefijo (para facturación electrónica te recomendamos las iniciales FE) y debes dar clic en “Ingresar”
  12. Das clic en el botón “Borrador” y después en “Definitivo” para poder finalizar este proceso.

¡Eso es todo! ya tienes tu resolución de facturación electrónica.

  No olvides que la facturación electrónica traerá múltiples beneficios, si te preguntas porqué facturar electrónicamente en Colombia estos son algunas razones:

  • Seguridad: eliminarás el riesgo de pérdida de información física ya que la tendrás de forma digital.
  • Tendrás menos errores: La mitigación del riesgo humano asociada con la expedición y circulación de las facturas.
  • Bajarás costos: Reducción del gasto en papelería.
  • Ahorrarás espacio: Ahorro del espacio para almacenar las facturas.
  • Mejora de los procesos: Una mejor gestión documental.
  • Acceso 24/7: La posibilidad de acceso digital a las facturas.

Recuerda que no hacerlo te traerá sanciones así que la mejor forma de empezar desde cero la facturación electrónica es aliarte con un proveedor tecnológico que te asesore y te acompañe en este proceso para que no pierdas tiempo ni cometas errores.

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