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El gobierno colombiano ha trabajado arduamente durante desde el 2020 para digitalizar muchos de los procesos fiscales y tributarios, la masificación de la facturación electrónica y la nómina electrónica han estado en boca de todos los empresarios.

Todos los empresarios han empezado a sentir el rigor de la transformación digital, el propósito de esta estrategia es incentivar un despertar digital en las empresas, optimizando sus procesos y mejorando el servicio al cliente además que le permite al gobierno contrarrestar la evasión de impuestos y mejorar los requerimientos de la estructura tributaria del país.

Al desmaterializar estos documentos y transformarlos en digital, Colombia acepta las recomendaciones de buenas prácticas de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (Ocde) relacionadas con la reducción de la evasión fiscal, que en 2020 estaba cercana al 4 % del PIB.

¿Qué es el Sistema de factura electrónica (SFE)?

El sistema de facturación electrónica o SFE, es el conjunto de documentos electrónicos con fines fiscales, que son soporte de costos, deducciones, ingresos, pasivos o impuestos descontables y los servicios que utilicen como insumo los documentos electrónicos o la información que proporcionan estos, como el caso del registro de facturas electrónicas de venta como título valor (Radian), las devoluciones y las declaraciones sugeridas de impuestos.

El sistema de factura electrónica nace de la visión de la administración tributaria colombiana de desmaterializar los documentos que son soporte fiscal para mejorar la interacción de la Dian con sus contribuyentes ofreciendo servicios confiables y de mayor calidad.

Desde su inicio, el nuevo sistema de facturación electrónica de Colombia ha realizado constantes mejoras, complementándose, incorporando nuevos documentos tributarios a su esquema declarativo electrónico. Para lograr la adopción de la factura electrónica, así como de los nuevos documentos tributarios la DIAN como la nómina electrónica, se ha ido estableciendo distintos cronogramas de masificación obligatoria de manera escalonada para los contribuyentes dependiendo de algunos factores, este cronograma que se deben ir cumpliendo en el transcurso del tiempo.

¿Qué documentos y servicios componen el SFE?

Entre los documentos que hacen actualmente parte del Sistema de facturación electrónica están:

Ahora bien, próximamente, la Dian tiene planeado que harán parte de este sistema los siguientes:

  • Documentos equivalentes a la factura de venta.
  • Documento soporte de importación.

¿Cuáles son los servicios ofrecidos por el SFE?

Dentro de los servicios que actualmente hacen parte del SFE se encuentran:

  • La plataforma Radian, que es el servicio de registro de facturas electrónicas de venta como título valor.
  • Devoluciones. 
  • Declaraciones sugeridas.

¿Qué beneficios que brinda el sistema de factura electrónica?

Son muchos los beneficios que se han comprobado aparecen a raíz de un proceso de digitalización como el que está pasando el país. Algunos de ellos son:

  • Ahorro en el procesamiento y gestión documental.
  • Ahorro de costos derivados de la eliminación del papel, de las gestiones manuales y reducción de errores por la automatización de los procesos.
  • Agilidad en los trámites por la automatización de las operaciones.
  • Poder usar los documentos electrónicos validados por la Dian, como costos, deducciones, impuestos descontables, activos, pasivos en las declaraciones tributarias, para pagar lo justo.
  • Desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad.
  • Acceder a mejores servicios, como devoluciones automáticas y declaraciones tributarias sugeridas.
  • Aumento de la seguridad de los procedimientos por la implementación de mecanismos de autenticidad como la firma electrónica.
  • Fomento de la transparencia contable y fiscal.
  • Mantener actualizada la información contable y tributaria sobre costos, deducciones e impuestos descontables.
  • El registro de facturas electrónicas de venta como título valor en la plataforma Radian genera confianza para los tenedores de estos títulos y para los inversionistas sobre la trazabilidad del documento, facilitando la generación de liquidez de forma inmediata.
  • Incentivo de las inversiones extranjeras y de la competitividad del país gracias al control fiscal. 

Adicionalmente toda empresa que experimente un proceso de transformación digital tendrá beneficios casi inmediatos tales como:

Mayor eficiencia y eliminación de errores humanos: como resultado de la automatización y de un tratamiento plenamente integrado. Las facturas electrónicas pueden generarse y transmitirse automáticamente del proveedor al destinatario. Así, la mayor parte de los beneficios económicos no se deben al ahorro en material impreso y en costos de envío, sino más bien a la total automatización e integración del proceso entre los interlocutores comerciales, desde la orden de pedido hasta el pago. Es común que se cometan errores en los procesos manuales y engorrosos que se suelen tener, es por eso por lo que contar con un software que ayude a esta labor disminuirá estos posibles fallos.

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Estar a la vanguardia de las grandes empresas: En el pasado quedó la idea de que la tecnología y los softwares sólo estaban al alcance de las grandes empresas, ahora las Pymes también pueden aprovechar las ventajas que estas herramientas tienen, en el mercado pueden encontrar una gran cantidad de productos y servicios de todos los precios, o incluso aprovechar las herramientas gratuitas que el estado ofrece.

Cumplir a cabalidad con la legislación y los requerimientos del gobierno es muy importante para no incurrir en costosas sanciones, pero más que eso, el poder dar un paso hacia la optimización de los procesos y actualizarse en cuanto a mejores prácticas mundiales es sin duda uno de los principales motores del éxito de una compañía. Es por eso que te recomendamos tomar este proceso como parte de ese camino de mejoramiento y preparación para cumplir las metas de tu negocio.


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