La diferencia entre factura digital y la factura electrónica es un tema que aún en 2020 confunde a muchas personas y esto se debe a que los contribuyentes colombianos cometen un gran error: creer que la factura electrónica y la factura digital son lo mismo.
En muchos casos se cree que la diferencia solamente está en la forma en la que se emite la factura.
En caso de que una empresa te envíe un cobro por medio del correo electrónico, este trámite será visto como factura digital mas no electrónica. El proceso de facturación electrónica es un proceso que cuenta con otro tipo de condiciones que regula directamente la DIAN.
En resumen, que se utilice un computador para emitir la factura no significa que esta es una factura electrónica per se. Revisa aquí todo lo que necesitas saber sobre facturación electrónica para este 2020
Plazos para facturar electrónicamente en Colombia para el 2020
La segunda fase para la implementación de la factura electrónica dispuesta por la DIAN comenzó en abril de 2019 y proyectó para el pasado 31 de agosto, contar con medio millón de contribuyentes haciendo uso de este sistema para realizar el pago de sus obligaciones tributarias.
Por medio de la Resolución 000064 de octubre 1 de 2019 la DIAN, realizó la publicación en el Diario Oficial número 51 096 en octubre 4 de 2019, allí están expuestas las nuevas prórrogas para que muchos inicien la facturación electrónica en 2020.
Diferencias entre factura electrónica y factura digital
La facturación electrónica es un proceso que ha estado implementando el Gobierno Nacional por medio de la DIAN. Debe cumplir muchos criterios que un software de procesamiento de datos, como Excel está imposibilitado para cumplir. Adicionalmente, la factura digital no cuenta con procesos formales de sincronía digital, sino que en el mejor de los casos, cumple con los requisitos especificados en el Artículo 617 del Estatuto Tributario.
¿Qué es una factura digital?
Teniendo en cuenta lo establecido por la DIAN, la facturación electrónica es conocida como la forma de facturar reglamentariamente. Se expide y recibe gracias a un formato electrónico. Su principal diferencia en comparación con la factura digital es su forma de integrarse con los distintos sistemas de gestión con los que cuenta una empresa que se encarga de facturar electrónicamente.
En otras palabras, la factura electrónica es el documento que se encarga de soportar distintos tipos de operaciones, como las transacciones por venta de servicios y/o bienes.
Este proceso se realiza por medio de un software que debe estar autorizado por la DIAN que se encarga de cumplir con todas las características y condiciones establecidas en el Decreto 2242 en el que se expone la manera de expedir, validar, recibir, rechazar y conservar la factura.
Debes tener presente que la factura electrónica es un proceso obligatorio para todas las empresas que se encargan de generar el Impuesto al Consumo IVA.
¿Qué es la facturación electrónica?
Teniendo en cuenta lo establecido por la DIAN, la facturación electrónica es conocida como la forma de facturar reglamentariamente. Se expide y recibe gracias a un formato electrónico. Su principal diferencia en comparación con la factura digital es su forma de integrarse con los distintos sistemas de gestión con los que cuenta una empresa que se encarga de facturar electrónicamente.
En otras palabras, la factura electrónica es el documento que se encarga de soportar distintos tipos de operaciones, como las transacciones por venta de servicios y/o bienes.
Debes tener presente que la factura electrónica es un proceso obligatorio para todas las empresas que se encargan de generar el Impuesto al Consumo IVA.
¿Qué debe tener la factura electrónica?
Para que la factura electrónica cumpla con todo lo que establece la DIAN es importante que tengas en cuenta cada uno de los siguientes aspectos o, si estás realizando o buscando un software de facturación electrónica, es importante que también los incluya.
El formato XML:
Este fue definido por la DIAN y permite la organización y el etiquetado de dichos documentos.
La firma digital
Puedes conseguir una o simplemente verificar que tu proveedor cuente con una para los documentos que emitas.
CUFE
Debe tener letras y números, además la clave de control que la concede la DIAN
Validación previa
Contar con un proceso para que al momento de ser emitida también se entregue a la DIAN, este proceso se conoce como validación y tienes un plazo de 48 horas.
Documentos electrónicos que se emiten con la facturación electrónica
La facturación electrónica es un proceso legal en Colombia desde 1996, con este proceso es posible realizar distintos tipos de documentos contables que son de gran ayuda en la organización contable de una empresa. Entre los documentos electrónicos más importantes se encuentran los siguientes.
- Las facturas
- Notas crédito
- Notas débito
Beneficios de la facturación electrónica
Son muchos los beneficios que la facturación electrónica le ofrece a las empresas a continuación los resaltaremos para que no dudes en comenzar tu proceso de habilitación con un software de facturación electrónica y empieces a migrar la información que gestionas por medio de otras formas online.
- Con la facturación electrónica puedes reducir costos y tiempo en distintos procesos como en la emisión, la recepción, radicación y en el almacenamiento de tus facturas.
- Ayudas en la conservación del medio ambiente gracias a que con este sistema de facturación consumes menos papel.
- Puedes incrementar el flujo de recaudo y sin duda reducirás muchos procesos que se presentan por la pérdida de documentos.
- Tendrás menos procesos de trazabilidad
- Con la facturación electrónica vas a poder anticipar tus pagos.
Pasos de la facturación electrónica
El proceso para facturar electrónicamente es sencillo, pero debes tener en cuenta que tu proveedor cumpla con todo lo establecido por la DIAN para que la expedición, validación, entrega, aceptación o rechazo y la conservación de la factura electrónica cumpla con todos los estándares necesarios y no incurras en cualquier tipo de sanción asociada a la factura electrónica.
Ten presente que si te encuentras obligado a facturar electrónicamente es momento de dejar atrás las facturas digitales para comenzar con tu proceso de habilitación como facturador electrónico, en Loggro estaremos muy felices de ayudarte con este proceso ya que contamos con un software de facturación electrónica que cumple con todo lo necesario y se ajusta a cualquier tipo de empresa.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
