Lidiar con el papeleo es una parte importante del funcionamiento de cualquier negocio. En este sentido, la facturación parece ocupar bastante tiempo y puede llegar a ser inmanejable; en la actualidad este procedimiento puede ser más fácil si te apoyas de una solución de facturación electrónica.
Cuando la base de clientes comienza a crecer, es necesario iniciar a considerar automatizar todo lo relacionado con el papeleo de tu pyme teniendo en cuenta que quizá no cuentas con un amplio equipo de colaboradores que desempeñen este tipo de funciones.
Al mover tus facturas a un sistema en la nube, por ejemplo, realizas un trabajo serio en el análisis de los flujos de trabajo de automatización así reduces el compromiso de tener que facturar manualmente cada venta que genere tu negocio.
Cómo puedes usar la tecnología de facturación para crear flujos de trabajo automatizados
Al llevar esta tarea a través de un software de facturación en la nube, liberas tiempo para centrarte en la estrategia de crecimiento de tu Pyme. ¿Estás listo para conocer cómo lograrlo?
1. Mantén tus facturas en un solo lugar: Mantener una contabilidad impecable en una empresa es uno de los desafíos más difíciles, pero también más importantes, a los que debe enfrentarse mientras se dirige una empresa. La facturación electrónica tiene un gran impacto en mantener su papeleo en orden, especialmente si tiene que compartir sus facturas con un contador que le ayude a lidiar con la ejecución de este registro.
Mantener tus facturas en carpetas físicas o en tu computador puede salirse de control: puedes perder tus facturas o eliminar una carpeta de facturas por error. Con la solución de facturación en línea, las reunirás todas en un solo lugar, incluso tener un back-up electrónico para que tu información esté siempre segura.
Veamos por qué es tan útil mantener tus facturas en un solo lugar.
- Ahorras tiempo en la búsqueda de una factura en particular.
- Ahorras dinero en la impresión: no siempre necesitas una versión en papel del documento.
- Tienes acceso a tus facturas sin importar dónde te encuentres, todo lo que necesitas es un teléfono móvil o una computadora con acceso a Internet.
2. Configura facturas recurrentes: Al enviar facturas recurrentes, tus clientes siempre sabrán cuándo esperar una factura y nunca perderán el plazo de pago. Al emitir facturas manualmente, es fácil olvidarse de enviarlas a tiempo, lo que puede provocar un retraso en el pago.
Por eso, para las facturas periódicas, el software de facturación es particularmente útil. Además, esta función es importante para las empresas que envían facturas similares todos los meses, por ejemplo, si ofreces tus servicios por anticipado.
3. Conectar pagos automáticos: Al generar facturas electrónicas, también podrás conectar con plataformas de pagos en línea, facilitando a tus clientes el pago de éstas.
¿Sabías qué? Una buena práctica que te ayudará a mejorar la relación con tus clientes es ofrecerles múltiples alternativas de pago, lo ideal es que consultes con ellos cuál es el método de pago más conveniente y en lo posible habilitarlo con la generación de las facturas electrónicas.
4. Envía las facturas por correo electrónico: Crear y enviar facturas manualmente requiere mucho tiempo, especialmente si emites muchos documentos. Afortunadamente, las herramientas de facturación en la nube te permiten enviar facturas a tus clientes por correo electrónico sin tener que acceder por separado a links externos, puesto que la gestión, información, trazabilidad, acuses de recibido e historiales se pueden visualizar en el mismo programa de facturación, sin salirte de él.
5. Verificar el estado de la factura: Al automatizar todo el proceso de facturación, también puedes conocer fácilmente los estados de pago: verificar de acuerdo con el número consecutivo con el que identificas que cada factura ha sido pagada en su totalidad y qué opción de pago fue utilizada.
6. Envía facturas similares: ¿Envías facturas similares o incluso idénticas a tus clientes? Aprovecha la posibilidad de crear facturas similares. Mantendrás todos los datos ingresados anteriormente mientras actualizas la numeración o el consecutivo y las fechas.
Adicionalmente puedes cambiar los detalles que no coinciden con solo unos pocos clics, mientras mantiene el formato predeterminado de factura.
7. Agrega a tu contador y otros miembros del equipo: Si subcontratas la contabilidad, incluye un usuario para tu contador para que pueda ingresar al software de facturación en la nube. En algún momento del año contable, los contadores deberán transmitir electrónicamente los documentos soportes y otra información relacionada con el negocio a la DIAN en las fechas establecidas en el calendario tributario.
Al usar tecnología, puedes incluir a diferentes miembros del equipo y a tu contador al sistema, para que puedan encontrar los documentos en un solo lugar.
De interés: A continuación, te enumeramos algunos otros beneficios de permitir a tu contador utilizar el software de facturación electrónica en la nube:
·Reducción significativa del tiempo dedicado a contactarlos.
·Seguimiento de las tareas que ya se han realizado.
·Dedicar menos tiempo a la preparación de documentos al final del año o al momento de transmitirlos a los entes de control.
·Seguimiento del historial de cambios en los documentos.
En conclusión, automatizando tu gestión de facturación electrónica con un software como el de Loggro, tendrás todas las ventajas de las que te hablamos anteriormente y todas las facturas que se generen cumplirán los requisitos del Decreto 2242.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
