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La Facturacion Electronica bajo Validación Previa ha sido un tema de conversación bastante recurrente en los meses recientes.
Sobre este nuevo mecanismo se han dicho varias cosas, entre ellas:
1. Que su implementación es obligatoria.
2. Que el 1° de enero de 2019 comenzaba a regir para todas las empresas, pero que luego la DIAN extendió su implementación, para que se hiciera de manera gradual entre agosto de 2019 y agosto de 2020.
3. Que se necesitaban cambios en los procesos y sistemas de la mayoría de las PYME cuyo negocio aún no funcionaba de manera manual o por medio de Excel.
Además de lo anterior, y para completar este panorama que de entrada se asumía complejo, la DIAN ha ratificado públicamente, en foros y medios impresos, que ha agregado una nueva y más exigente manera en la que la Factura Electrónica debe entrar en operación. Esta tendra que ser puesta en marcha durante el 2019 y 2020 por todas las empresas, sin importar su tamaño.
Una forma en la que se puede entender el tema expuesto, es mediante el repaso de una variable crucial en el esquema de Facturacion Electronica para Pymes establecido con anterioridad, es decir, aquel que estrenaron miles de grandes contribuyentes cuando inició el 2019. La norma, como estaba consagrada en 2019, requería que una factura o documento electrónico fuera transmitido a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas después de que fuese emitido.
Pero la DIAN, bajo la nueva administración, estudió las experiencias de otros países en la implementación de este programa, y advirtió que, para vigilar y evitar la evasión, se necesitaba darle mayor provecho a la tecnología con más fuerza y rigor. Así, el procedimiento se hizo más estricto y ahora la entidad podrá revisar la totalidad de la información que contenga la factura, previo a que ésta sea suministrada al comprador.
Facturacion Electronica bajo validación previa
Con el nombre Facturacion Electronica bajo “validación previa”, este nuevo esquema ha aumentado sus exigencias, y de entrada se ha eliminado el plazo máximo de 48 horas que tenían las empresas para copiar a la DIAN una factura expedida de manera electrónica.
Según las nuevas reglas, el plazo es, literalmente, de cero horas, es decir, ¡el envío debe hacerse en tiempo real! ¿Y cómo ocurre esto en la práctica? Cuando se emite una factura, el establecimiento deberá poseer una herramienta de Facturación Electrónica para Pymes -por lo general algún tipo de software o sistema- que le transmita a la DIAN los detalles completos de lo que se quiere facturar (a quién se le facturará -con NIT o cédula incluida-, qué se factura, qué impuestos se calculan en la factura de acuerdo a cada ítem, qué IVA e ICA se obra, etc.).
Al mismo tiempo, la DIAN, como contraparte electrónica, contará con una infraestructura informática muy sólida que en menos de un segundo realiza decenas de revisiones distintas sobre la información en detalle de cada documento electrónico que el establecimiento proyecta emitir, respondiendo al establecimiento con una “aprobación” o “rechazo” del documento si éste exhibe algún error. Únicamente cuando el documento electrónico (factura, nota crédito o nota débito) tiene el visto bueno de la DIAN, se podrá entonces convertir en factura y ser emitido o entregado al adquirente con validez legal, en formato físico o electrónico.
El argumento de la DIAN es que el nuevo sistema de “Validación Previa” es benéfico para los comercios y para los compradores, ya que les garantiza que, un documento recibido de forma efectiva por quien compra, esté en regla.
La DIAN recuerda, además, que lo anterior es clave, puesto que una factura electrónica, vista desde cualquier ángulo legal y normativo, es un título de valor (es decir, un documento válido que puede ser negociado -factoring-, adquirido -confirming- entregado como colateral de una deuda, entre otras).
Es apenas obvio que el nuevo sistema de Facturacion Electronica para Pymes, además, brinda al fisco un arma poderosa para velar porque una factura emitida no sea modificada después de ser emitida. Como complemento, la DIAN puede garantizar que los impuestos que se le adeudan son aplicados de forma correcta, ya que tiene que pasar por sus chequeos múltiples, antes de que una factura válida sea expedida.
Independientemente de su conveniencia o practicidad para un establecimiento PYME, es evidente que la “Facturación Electrónica bajo Validación Previa” acrecienta las exigencias y depende de apoyos tecnológicos. Antes, con las 48 horas de plazo que había fijado la DIAN para entregar un documento, una PYME podía, para ahorrar costos en la facturación electrónica, mantener el software o sistema actual con el que la empresa operaba y luego cargar las facturas a una plataforma de facturación electrónica de modo manual (por ejemplo, una vez al día o una vez cada dos días).
Si bien era algo engorroso, este procedimiento hacía sentido para aquellos establecimientos que generaran facturas en pocas cantidades, y con ello podían darle mayor provecho y alargar la funcionalidad de un software antiguo (o al Excel como sistema de control básico del negocio).
Los plazos serán menos flexibles, por lo que automatizar será primordial.
Pero con la nueva exigencia de la inmediatez que requiere y demanda la “Validación Previa”, lo anterior no es posible: una factura electrónica, para ser aprobada y ser expedida, debe viajar sin excepciones y vía web a la DIAN en tiempo real. Esta es la razón por la cual las PYMES que poseen sistemas anteriores, que no están conectados a Internet, tienen los siguientes caminos:
Primero, exigir a sus proveedores que los actualicen y habiliten para operar con la DIAN y la facturación electrónica. Segundo, desarrollar integraciones, que les resultarán muy costosas, para que sus sistemas legados estén conectados y se comuniquen en tiempo real con una plataforma de Facturación Electrónica para Pymes.
Ahora bien, existe un tercer camino: el aprovechamiento de esta nueva medida de la DIAN para que su empresa se modernice mediante la compra de un software de facturación moderno, que ya tenga incorporada de forma nativa la Facturacion Electronica. Asumiendo las bondades de la dinámica del mercado, muchas casas de software ofrecen en la actualidad soluciones que trabajan 100% en la nube, la mayoría en la modalidad de “software como servicio” o SaaS, en el cual se paga mensualmente un costo relativamente bajo. Estas soluciones no solo le permiten operar la facturación electrónica bajo “Validación Previa”, sino que además lo dejan manejar los inventarios, la contabilidad, la cartera y muchas otras áreas que son vitales para el funcionamiento de su establecimiento.
De todos modos, esta es una decisión que no da espera: la DIAN, en febrero de 2019, publicó un borrador con el cronograma de fechas concretas en las que se debe implementar este nuevo esquema de facturación electrónica bajo “Validación Previa”. Las compañías que iniciarán con este proceso se organizarán por grupos de acuerdo al código CIIU.
Las primeras empresas, en el orden del cronograma, comenzarán con la implementación en agosto de 2019, y el proceso continuará de forma mensual agregando nuevas actividades empresariales mes a mes, hasta que se complete la implementación en su totalidad de la Facturacion Electronica para todas las empresas del régimen común o las que son responsables del recaudo de IVA en agosto de 2020, sin importar cuál sea su tamaño.
Ten siempre presente que si no cumples con la Facturacion Electronica para Pymes en los tiempos exigidos por la DIAN, te puedes exponer a sanciones muy costosas, que pueden estar en el orden del 2% al 5% de la facturación que se omitió como electrónica, y además puede conllevar al cierre de tu negocio si existe reincidencia.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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