Mitos y verdades sobre el software contable en la nube

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Cada día son más las empresas que están utilizando el Software Contable para gestionar actividades diarias de contabilidad. Una de sus mayores ventajas es la reducción de tiempo y dinero, aprovechando al máximo la capacidad de almacenamiento en la nube.

Anteriormente manejar la contabilidad de una empresa podía representar una tarea muy complicada y reservada solo para los especialistas en el área. Pero ahora, gracias al software contable en la nube, esto ya no es un problema. 

El creciente uso de esta herramienta en todo el mundo es una muestra más de cómo las plataformas digitales están haciendo más fácil la vida de las personas y de las empresas por múltiples razones:  Al ser aplicaciones modernas, son intuitivas y fáciles de usar, sacándolas del dominio de los “especialistas” para que también puedan ser utilizadas por empresarios y operarios de una empresa; aun siendo fáciles, son poderosas, permitiendo agilizar los procesos de una empresa; a ser en la nube, permiten tener la información siempre a mano y –como beneficio añadido—son ecológicas al permitir la reducción de uso del papel (lo que también disminuye costos). Este último punto contribuye a preservar el ambiente y eliminar los espacios destinados a mantener los archivos físicos de las compañías.

Mitos y verdades sobre el software contable 

Mitos 

  • Para su implementación se requiere una gran inversión. Actualmente existen múltiples opciones en el mercado que operan bajo un modelo de “arriendo mensual” de un servicio de software contable en la nube. Los diferentes proveedores tienen productos que se adaptan a las necesidades de cada empresa y los costos son realmente bajos (para Colombia comienzan alrededor de Col $ 60,000 pesos mensuales).

  • Esta herramienta no es útil para pequeñas y medianas empresas. Por el contrario es muy valiosa para este tipo de compañías. Todos los negocios requieren manejar su contabilidad adecuadamente, sin importar su tamaño ni vertical de negocios. El software contable en la nube funciona muy bien para las empresas pequeñas que no cuentan con grandes estructuras ni departamentos especializados puesto que no requiere infraestructura especializada ni personas que estén a acargo de mantener la herramienta en operación (únicamente una conexión a internet y listo!). 

  • Solo puede ser utilizada por contadores. Las herramienta modernas son muy fáciles de utilizar y solo necesitan que un usuario introduzcan las ventas o facturas de su negocio.  Al ser “inteligentes” la herramienta misma se encarga de realizar los asientos contables y otras labores “técnicas” de las finanzas para generar reportes y estados financieros.  Por supuesto, por ley, toda empresa requiere que un contador debidamente certificado audite sus libros, pero estas herramientas le facilitan también la vida a tu contador, automatizando muchas de las funciones que hoy realizan manualmente. 

Verdades 

Muchas ventajas están asociadas al uso del software contable moderno en la nube, por ejemplo:

  • Los proveedores de vanguardia de aplicaciones contables en la nube tienen servicios que son totalmente compatibles con la facturación electrónica (en otras palabras, el software contable que ofrecen en la nube incluye el servicio de facturación electrónica). Esto ayuda a reducir costos operativos, financieros y logísticos. Y, en el caso específico de Colombia, permite cumplir con las exigencias de la DIAN que fijó como obligatoria la facturación electrónica para el año 2019  (para empresas del régimen común). 

  • Permite tener información segura, en tiempo real. Este es un insumo básico para conocer el estado financiero del negocio, así como para tomar decisiones acertadas y  evitar sanciones económicas y tributarias.  Las plataformas en la nube operan con estándares de seguridad y respaldo de datos que son muy prácticos, pero que serían prohibitivamente costosos de implementar autónomamente para la mayoría de pequeñas o medianas empresas en Colombia.

  • Es posible automatizar las transacciones frecuentes. El sistema guarda los datos de los clientes y puede generar una factura a partir de una existente. Lo mismo aplica para los pagos o cotizaciones que deben realizarse regularmente. 

  • Se pueden operar  la totalidad de funcionalidades de un negocio, no solo la contabilidad. Esta herramientas van mucho más allá de la contabilidad… Permiten manejar inventarios, POS, cartera, facturación electrónica y cientos de reportes gerenciales en un solo sistema integrado en la nube.

  • Se trata altamente flexible a las necesidades de cada empresa. Si bien las plataformas de software contable en la nube son estándar, cuentan con decenas de parámetros que cada empresa puede configurar según su proceso (por ejemplo, maneja o no mínimo o máximos en los inventarios, manejo de inventario negativo, manejo específico de PUC contable, etc.) Para ello es importante tener claro los procesos que la empresa desea automatizar en la gestión de su negocio, asegurando que la herramienta los orqueste y refleje.

  • Es una herramienta escalable, que puede irse adaptando a los requerimientos de la empresa a medida que vaya creciendo su volumen de transacciones. La mayoría de proveedores ofrecen planes que comienzan pequeños y económicos, a los cuales se les puede ir incorporando número de usuarios o transacciones con el crecimiento de la empresa. 

  • Permite generar informes. Más allá de almacenar información es importante utilizarla para medir el comportamiento de las variables del negocio y, en consecuencia, tomar decisiones que mejoren la rentabilidad. Las herramientas sólidas del mercado incorporan decenas de informes parametrizables, siempre actualizados en tiempo real por las transacciones que se generan en la compañía.

 

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