Nómina electrónica para pymes en proceso de liquidación

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Como empresario, si tu pequeña o mediana empresa se encuentra en proceso de liquidación es importante saber si estás obligado o no a implementar la nómina electrónica. En este artículo te contaremos las generalidades de la nómina electrónica y qué debes hacer si estás en esta situación.

Si aún no sabes de qué se trata la nómina electrónica vamos a empezar por eso, este proceso es muy similar al de la facturación electrónica, estamos seguros de que ya pasaste por esa implementación en tu empresa, así que será más fácil entender e implementar la nómina electrónica.

Qué es la Nómina Electrónica

Recuerda que la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 define que la Nómina electrónica es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA) cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria. Es decir, la digitalización de tus soportes de pago de salarios a empleados, y se hace con el fin de transmitir la información, a los empleados a través de correo electrónico para que tengan sus soportes de nómina, y a la DIAN con el fin de obtener beneficios tributarios.

¿Quiénes deben implementar la nómina electrónica?

De acuerdo con el artículo 4 de la Resolución 0013 de febrero de 2021 de la DIAN, todas las personas naturales o jurídicas, llámense contribuyentes, que contraten personal mediante cualquier tipo de contrato de trabajo y realicen abonos en cuenta derivados de este vínculo laboral y/o pago de pensión a cargo de su empresa, están obligados a presentar la nómina electrónica. No importa si la periodicidad de sus pagos es semanal o de 10, 15 o 30 días, el reporte se hace de forma mensual.

La resolución no fija un número mínimo de trabajadores, por lo tanto, desde un (1) empleado se genera la obligación. Pero te aclaro, sólo contribuyentes, es decir, quienes no declaran renta no están obligados a generar la nómina electrónica.

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¿Qué se debe reportar en la nómina electrónica?

En la nómina electrónica se deben reportar datos del empleador, datos del empleado, valores de pagos y valores de deducciones de nómina, código único de documento soporte de pago de nómina electrónica – CUNE.

Además, se debe reportar el método de pago: efectivo o por el sistema bancario, si es este último, informar banco, tipo y número de cuenta al que se consigna el salario de cada trabajador.

Este reporte se realiza en un archivo XML con número consecutivo y lo puedes elaborar mediante un software que cumpla con los requisitos técnicos exigidos por la DIAN, puedes usar un software propio que desarrolles, o usar el software gratuito que descargas de la página de la DIAN, o comprar un software con el proveedor tecnológico especializado que preste el servicio y que satisfaga las necesidades de tu pequeña o mediana empresa.

También se pueden reportar notas de ajuste, que son documentos electrónicos que hacen correcciones o ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores matemáticos o errores de la información y el empleador está obligado a corregirla.

Beneficios de implementar la nómina electrónica

El especialista en derecho tributario Luis Alfonso Acevedo, Gerente Corporativo del Centro Jurídico Internacional expresa que “la nómina electrónica cumple un papel muy importante para las empresas por que permite estandarizar sus procesos de contratación laboral, proyectando su información administrativa y gastos operativos de forma real”.

Reportar tu nómina electrónica a la DIAN, te traerá beneficios tributarios, al deducir estos costos de nómina de tu declaración de renta. Esta información digitalizada también te facilita consultar la información de tus empleados y gastos de nómina, actualizada, eliminando trámites administrativos.

Asimismo, te permitirá optimizar los tiempos en la elaboración de la nómina, ahorrar papel, realizar liquidación de empleados en minutos; podrás revisar datos de estadística y productividad de los empleados y tiempo de horas extra, tema muy importante con la reforma laboral en curso.

¿Qué es una PYME en liquidación?

Las pequeñas y medianas empresas se crean con un fin económico, comercial o social, cuando este fin se pierde con el tiempo, se puede tomar la decisión de cerrar; pero esto trae consigo un proceso legal para desaparecer las sociedades mercantiles, una parte de este proceso es la liquidación.

La liquidación puede ser voluntaria:  por cese de la actividad, caducidad de la empresa, inoperancia del estado, o fin de su objeto de creación; Y como consecuencia, se nombra un liquidador, se suspende la actividad para la cual fue creada la empresa y se realizan trámites pendientes como cobro de créditos, pago de deudas, venta de bienes y acciones; y repartición del patrimonio entre los socios.

Pero, la liquidación también puede ser no voluntaria o forzosa, y se produce por la insolvencia de la empresa, no hay ingresos suficientes para pagar ni refinanciar deudas y seguir operando, es decir, la quiebra.

Los pasos para liquidar cualquier empresa son:

1. Reunión o junta de socios.
2. Radicar acta de solicitud de liquidación ante la cámara de comercio.
3. Informar a la DIAN, modificar el RUT para incluir la expresión “en liquidación”
4. Realizar una publicación en medio de comunicación sobre la decisión de liquidar su empresa.
5. Elaborar un inventario del. Patrimonio y balance final.
6. Realizar pago a acreedores.
7. Distribuir remanentes.
8. Elaborar un proyecto de liquidación de su empresa.
9. Aprobación de la liquidación por liquidador y socios.
10. Registrar acta de aprobación de liquidación ante la cámara de comercio.
11. Solicitar cancelación del RUT ante la DIAN

Una vez completados los pasos, los liquidadores deberán firmar escritura pública de los acuerdos adoptados de extinción de la sociedad ante notario, e inscribirla en el Registro Mercantil, para el cierre definitivo de la empresa y la sociedad con la que se constituyó.

¿Las pymes en proceso de liquidación están obligadas a implementar la nómina electrónica?

¡Por supuesto! Si tu pequeña o mediana empresa está en proceso de liquidación, la Resolución 0013 de febrero de 2021 de la DIAN no la exonera de realizar los reportes de nómina electrónica y debes contar con un software para poder trasmitirla a la Dian, como ya se había mencionado.

Igualmente, implementar la nómina electrónica, aunque estés en proceso de liquidación te da acceso al beneficio tributario de la deducción de impuestos, pues al reportarla se baja la base gravable y por ende el valor del impuesto será menor.

Consecuencias de no implementar la nómina electrónica

Recuerda que al no implementar y reportar la nómina electrónica a la DIAN te enfrentas a posibles sanciones, al no suministrar la información la multa es del 5% de la suma de la nómina de tu empresa.

Esta multa irá a las cuentas por pagar, si la empresa se está liquidando porque está generando pérdidas, pues solo se aumentará este monto de deudas, pero una vez liquidada las deudas no se trasladan a los socios, entonces la deuda queda en la empresa que ya se está liquidando. Pero si el motivo de liquidación de tu empresa es otro, igual tendrás que pagar la multa del 5% de la nómina para finalizar la liquidación y se verán afectados los remanentes que distribuirán entre los socios.

Así que no dejes de cumplir este requisito y evítate problemas en el futuro. Si aún tienes dudas al respecto consúltale a nuestro equipo de expertos aquí.

Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.