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El documento soporte de pago de la nómina electrónica es el resultado de la generación y transmisión de la nómina electrónica, pero cuando este tiene algún error debe ser reemplazado y corregido con las notas de ajuste.
En este artículo te contamos en qué casos debes utilizar las notas de ajuste en tu nómina electrónica.
¿Entonces, las notas de ajuste reemplazan el documento soporte de nómina?
Sí, solamente cuando debes hacer algún ajuste en el documento soporte de nómina. En ese caso se reemplaza y, aunque no necesites adjuntar el documento soporte original, debes referenciar el CUNE del documento que estás corrigiendo.
¿Cuándo debes utilizar las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica?
Debes tener presente que las notas de ajuste son un mecanismo que debes utilizar con el fin de reemplazar cualquier documento soporte de pago de nómina electrónica y/o cualquier nota de ajuste que presente errores, en este caso debes tener presente que no debes utilizar el mismo código CUNE que tiene el documento que va a ser reemplazado; por el contrario, este debe ser modificado con uno nuevo para cada documento.
¿Por qué se caracterizan las notas de ajuste?
Los documentos electrónicos se caracterizan porque constituyen el medio por el cual es posible realizar los cambios necesarios en los documentos soporte de nómina y las mismas notas de ajuste. Debes utilizarlos cuando la DIAN rechaza tus documentos por errores aritméticos, de contenido o cualquier otro, cumpliendo al pie de la letra todas las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que indique la DIAN para que los valide.
¿Qué información debe tener el documento soporte de pago?
Dentro de los requisitos del documento soporte de nómina electrónica está un listado de información específica. Según lo indica el Artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021, el documento soporte de pago de la nómina electrónica debe tener los siguientes datos.
- Debe estar denominado documento soporte de pago de la nómina electrónica.
- Incluir el nombre y apellidos o la razón social y el NIT del obligado a generar el documento.
- El nombre y los apellidos junto con el número de identificación del beneficiario del pago.
- Debe tener su respectivo código CUNE.
- Incluir el número que corresponda según el sistema de numeración consecutiva.
- Tener según lo establece el anexo técnico de la nómina electrónica, el contenido y los valores de los conceptos que hacen parte del valor devengado en la nómina.
- Incluir el valor total de diferencia, este corresponde a la diferencia que existe entre el valor total devengado menos el valor total deducido de la nómina.
- El contenido y formato que exige el anexo técnico.
- Incluir el medio de pago, que utiliza el obligado a generar la nómina electrónica, para pagar a sus empleados la contraprestación económica por sus servicios prestados.
- La fecha y la hora en que se genera el documento.
- Debe incluir la firma digital que utiliza el obligado, teniendo en cuenta la normatividad vigente y la política de firma que establece la DIAN, con el fin de garantizar la autenticidad, integridad y el no repudio del documento soporte.
- También debes incluir el nombre y los apellidos o la razón social junto con el NIT, de tu proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación de su software.
Como lo ves, el documento soporte de la nómina electrónica incluye diferentes conceptos que debes tener en cuenta y diligenciar bien. Para que tu nómina sea validada por la DIAN, en el caso de que sea rechazada, debes revisar las anotaciones que te hace esta entidad y realizar los ajustes pertinentes por medio de una nota de ajuste.
¿Qué información debe tener una nota de ajuste?
Las notas de ajuste también deben tener información específica que debe cumplir con los lineamientos técnicos que esta exige en su anexo técnico, este contenido es el siguiente:
- Debe estar denominada como nota de ajuste del documento soporte de pago que corresponda.
- Incluir la numeración consecutiva.
- Debe tener el número, la fecha en que se generó el código CUNE del documento soporte de pago que está reemplazando la nota de ajuste.
- El contenido y los valores de los conceptos que hacen parte al valor devengado y deducido de la nómina, según lo establece el anexo técnico de la Resolución en mención.
- El valor total diferencial del documento soporte de pago.
- Incluir el código CUNE de la nota de ajuste.
- El tipo de nota de ajuste, según sea el caso.
- Fecha y hora en que se genera.
- Nombre y apellidos o la razón social y el NIT del obligado que genera y transmite el documento soporte de pago.
- Nombre y apellidos o la razón social y el NIT del beneficiario de pago.
- La firma electrónica que cumpla con todos los lineamientos legales.
- El código CUNE del documento soporte de pago de la nómina electrónica que deseas reemplazar.
Ten presente que las notas de ajuste son el único documento que reemplaza el documento soporte de pago de la nómina electrónica, es decir que no es posible realizar los ajustes en el documento inicial y transmitirlo a la DIAN para que sea validado, por esta razón ten presentes todos los requisitos y el contenido que la nómina electrónica debe tener para que validen todos tus documentos y notas de ajuste cuando sea necesario.
¿Cuál es la mejor forma para generar notas de ajuste?
La mejor forma tanto para elaborar documentos soporte de pago y sus respectivas notas de ajuste es contratando los servicios de un proveedor autorizado por la DIAN con el que va a ser más fácil elaborar documentos electrónicos y lo mejor de todo es que podrás evitar errores al ingresar la información, porque tu nómina será automática, lo único que debes hacer es verificar la información corregir algunos campos en el caso que se necesite y transmitirla para que la DIAN la valide.
Otra cosa que debes tener presente es que el envío de los soportes validados a tus empleados también va a ser automático y utilizará el mismo sistema con diferentes accesos de la información para que ellos puedan tener sus documentos cada periodo de pago.
Si aún no estás habilitado para generar la nómina electrónica de tu empresa, te invitamos a conocer nuestro software de nómina electrónica, con este podrás elaborar, tanto los documentos soporte de pago, como las notas de ajuste cuando sea necesario, porque somos uno de los proveedores autorizados y cumplimos con cada uno de los requisitos que exige la Resolución 000013 de 2021. Lo mejor de todo es que es a un precio que se ajusta al presupuesto de tu empresa.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
