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La aplicación de nuevas tecnologías sumado a la contingencia de la pandemia ha cambiado el chip del trabajo presencial, impulsando a las organizaciones en invertir y desarrollar herramientas que permitan llevar a cabo las labores de manera más eficiente como la nómina electrónica.

La Dian se suma a este proceso de transformación, y ha venido implementando varias innovaciones en la forma en la que las empresas deben reportarle un ejemplo de ello es la nómina electrónica.

Son muchas las preguntas que se han generado con la implementación de la nómina electrónica en Colombia, una de las más comunes es si deben o no cumplir con este requerimiento exigido por la DIAN en el 2021. En este artículo te contaremos quiénes están obligados a cumplir este requisito y si las entidades que no presentan declaración de renta deben cumplir con este proceso y porqué.

¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica se define como un comprobante que se debe enviar a la Dian como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a través de un archivo XML.

La Dian estableció algunos tiempos para implementar la nómina electrónica, estos dependen del tamaño de la empresa de acuerdo con el número de empleados que se tenga.

¿Cómo funciona la nómina electrónica?

La nómina electrónica tiene una estructura de emisión similar al de la facturación electrónica; en la cual la empresa que emite la nómina debe enviar la información encriptada a la Dian mediante un operador autorizado y certificado por dicha entidad.

Así mismo, la persona que pertenece a la nómina recibirá mediante correo electrónico, o como disponga la empresa, el soporte de nómina con toda la información legal obligatoria, si ya hiciste el proceso de facturación electrónica te será algo muy familiar.

Sujetos obligados a generar Nómina Electrónica

La Resolución 000013 de la DIAN en términos generales, señala que estarán obligados a generar y transmitir, para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajustes de dicho documento aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que efectúen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por los pagos a pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en la declaración de renta.

Todo ello acorde a las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA, para la generación y transmisión del documento electrónico para su posterior validación por parte de la DIAN.

Por tanto, las entidades no contribuyentes del impuesto de renta mencionadas en los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario –ET– no estarían en la obligación de implementar el mecanismo de nómina electrónica. Igualmente, no tendrán que cumplir con esta obligación los contribuyentes que hayan optado por tributar bajo el régimen simple de tributación.

¿Quiénes no están obligados y quedaron excluidos de emitir Nómina Electrónica?

Esta es una de las preguntas más comunes, quiénes no están obligados a cumplir con este requisito, la respuesta es: las entidades y personas naturales no contribuyentes del impuesto de renta que aparecen mencionadas en los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario (ET), como asimismo los contribuyentes que hayan optado por tributar bajo el régimen simple de tributación.

Esto quiere decir que entre los no obligados a emitir la nómina electrónica se encuentran:

  • Las Entidades Territoriales.
  • Las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible.
  • Las áreas Metropolitanas.
  • La Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana.
  • Sociedades de mejoras públicas.
  • Asociaciones de padres de familia.
  • Sindicatos y Asociaciones Gremiales.
  • Los Fondos de Empleados.
  • Fondos mutuos de inversión.
  • Las iglesias y confesiones religiosas reconocidas por el Ministerio del Interior o por la ley.

Partidos o movimientos políticos aprobados por el Consejo Nacional Electoral.

  • Asociaciones y Federaciones de Departamentos y de Municipios.
  • Las sociedades o entidades de alcohólicos anónimos.

A pesar de que la implementación de la nómina electrónica es una obligación, también la puedes implementar de manera voluntaria ya que puede traer grandes beneficios para la empresa.

Fechas de cumplimiento de implementación

El pasado 13 de mayo se cumplió la fecha máxima de la Dian para que las empresas de entre 1 y 10 colaboradores para implementar y emitir la Nómina Electrónica de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022. Los meses restantes: marzo, abril y mayo deberán ser reportados antes del 14 de junio.

Las empresas que no realicen la emisión del documento de soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste ante la Dian en los tiempos establecidos podrían enfrentar las siguientes multas o sanciones:

  • 5% del total de su nómina si no presenta ninguna información.
  • 4% si suministra información errónea y no la corrige dentro de los plazos.
  • 3% si entrega la información tarde.

Estos plazos se anunciaron con la expedición de la resolución N°000028 del 28 de febrero de 2022, con medidas especiales en apoyo a las mipymes en tiempos de activación, entendiendo que el número asciende a más de 2.5000.000 empresas y que según el MinComercio representan el 78% de la empleabilidad y del 50% del PIB del país.

Así mismo en esta resolución la Dian informó que los no obligados a expedir factura electrónica, deberán reportar el soporte de pago de Nómina Electrónica, correspondientes al mes de junio, dentro de los primeros 10 días hábiles de Julio de 2022.

Sin embargo, sigue existiendo desinformación y confusiones entre los contribuyentes ante este trámite, es por eso que uno de los principales aliados para evitar sanciones y posibles errores son los proveedores tecnológicos de software de nómina, quienes estarán junto a ti con la información actualizada de fechas, requisitos que debe tener, características de la nómina electrónica, cada cuánto se debe transmitir, razones por las cuales la Dian rechazaría la nómina  y todo lo que necesites alrededor de este tema.

También te puede interesar: Paso a paso para habilitar la nómina electrónica en la DIAN


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