En el entorno empresarial actual, los sistemas POS (Point of Sale) son fundamentales para una amplia variedad de negocios, ofreciendo soluciones integrales tanto en hardware como en software para optimizar procesos clave. Este artículo de Loggro se enfoca en la importancia y funcionalidad de los sistemas POS, destacando cómo facilitan el control de inventarios, los requisitos para facturar y cómo mejoran la atención al cliente y contribuyen a la eficiencia operativa de las empresas.
Además, se brindan pautas para elegir el sistema POS más adecuado, resaltando su relevancia en la prevención de pérdidas y en la gestión efectiva de devoluciones, lo que se traduce en ahorros significativos y mejora en la gestión empresarial.
Maximizando la eficiencia con sistemas POS: una herramienta clave para negocios modernos
Los sistemas POS (Point of Sales) se encuentran conformados por diferentes equipos electrónicos y programas de cómputo, este es utilizado por diferentes tipos de negocios como tiendas, restaurantes, almacenes de cadena, supermercados de grandes superficies, etc.
El sistema POS fue desarrollado para sistematizar y controlar diferentes procesos de mucha importancia al interior de una empresa, en este artículo te contamos los aspectos principales que debes saber acerca de este sistema y si los usuarios del sistema POS están obligados a facturar electrónicamente.
¿Qué es un sistema POS?
El sistema POS de facturación se caracteriza por ser un conjunto de herramientas que cuenta con dos componentes principales que son el hardware y el software.
Hardware de un sistema POS
El hardware de un sistema POS de facturación lo conforman equipos de cómputo como:
- Computadores de escritorio
- Las cajas registradoras
- Los lectores de códigos de barras
- Las impresoras térmicas
- El display de 3 líneas
- Los datafonos
- Las pantallas táctiles
- Balanzas gramales
Software de un sistema POS
En el mercado puedes encontrar diferentes tipos de software para el sistema POS con presentaciones diferentes, si estás buscando uno de estos sistemas para tu empresa te recomendamos que el software cuente como mínimo con las siguientes funciones básicas.
- Registro de ventas en forma de factura.
- Permitir diferentes formas de pago.
- Generar informes gerenciales y estadísticos.
- Realizar la definición de los diferentes grupos de artículos.
- Gestionar los costos.
- Realizar cotizaciones.
- Calcular los impuestos que sean necesarios en las diferentes transacciones.
- Contar con la base de datos actualizada de los precios para tus productos.
Es importante entender que el sistema POS de facturación, en primer lugar, es un sistema con un conjunto de elementos que se encuentran organizados e integrados entre sí para conseguir un objetivo en particular, en este caso el objetivo es incrementar la productividad de las empresas.
¿Cómo se factura con un sistema POS?
Este sistema se compone de un hardware o computador y un software que se encarga de realizar todo el proceso de facturación y controla el manejo del inventario del punto de venta o del lugar donde se está utilizando. A pesar de que el sistema POS se conoce como un método de facturación, los documentos que emite no cumplen con el sistema técnico de control para las facturas electrónicas, por lo tanto, no es un documento equivalente a la factura de venta.
Emisión del Decreto 358 de marzo 5 de 2020
A pesar de que desde el 10 de enero de 2020 se haya anunciado como un proyecto de Decreto, en marzo el Ministerio de Hacienda expidió el Decreto 358 de marzo 5 de 2020,
Con este nuevo Decreto se sustituyeron los 77 Artículos que se encontraban entre los Artículos 1.6.4.1 hasta el 1.6.1.4.1.21 del DUT 1625 de 2016, lo que quiere decir que fueron reemplazados por la nueva versión de solo 28 Artículos que se encuentran entre los Artículos 1.6.1.4.1 hasta el 1.6.1.4.28 del Decreto 1625 de 2016.
Esto establece una nueva reglamentación que se encarga de regular, desde la fecha, todos los temas que se encuentran relacionados con la expedición, solicitud y aceptación fiscal de las facturas de venta, facturas electrónicas y demás documentos que sean equivalentes a las facturas.
¿Por qué no es posible facturar con el sistema POS?
El sistema POS de facturación no emite documentos equivalentes a la factura de venta pues no cumple con la reglamentación del Artículo 13 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, en la que se especifica que para ser equivalente a la factura electrónica, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Debe estar denominado de forma expresa como un sistema POS
- Debe incluir los apellidos y el nombre o la razón social y el NIT del vendedor o de quien se encargue de prestar el servicio.
- Debe incluir la discriminación del IVA, el INC y del Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según el caso que corresponda, por cada bien vendido y/o servicio.
- Debe incluir el número que le corresponda, según el rango de numeración consecutiva. También debe incluir los rangos autorizados y la vigencia autorizada por la DIAN.
- Debe incluir la fecha y hora en que fue emitido.
- La cantidad, unidad de medida, descripción específica y los respectivos códigos que posibiliten identificar los bienes o servicios de la transacción.
- También debe incluir el valor total de la operación.
- Se debe indicar si el facturador es o no autorretenedor de IVA, del Impuesto Sobre la Renta y Complementarios; y debe especificar si es una empresa catalogada como gran contribuyente o contribuyente del Régimen Simple de Tributación.
- Por último, debe incluir los apellidos y nombre o la razón social y NIT de quien haya fabricado el software junto con el nombre del software.
Resolución de autorización para el sistema POS
Si te interesa facturar electrónicamente y emites tickets de POS, debes utilizar un sistema de facturación y adicionalmente debes consultar la respectiva Resolución de autorización ante la DIAN, pues es un paso obligado dentro del proceso para que puedas operar como facturador electrónico.
Debes hacerlo por medio del Formato 1302. Es un procedimiento que se realiza en línea utilizando la cuenta del contribuyente de la plataforma MUISCA.
Si utilizas POS, ten presente que estos tickets no tienen el valor fiscal del documento equivalente y utilizarlos como factura electrónica podría implicar una sanción.
¿Cómo es la facturación electrónica con el sistema POS?
Los contribuyentes que se encuentren obligados a facturar electrónicamente pueden usar el sistema POS, teniendo en cuenta la regulación del Artículo 13 de la Resolución 000042 de 2020.
Según este Artículo, los tiquetes de máquina registradora emitidos con el sistema POS los pueden expedir los contribuyentes obligados a facturar, siempre y cuando el adquiriente del bien y/o no servicio exija la factura de venta; en este caso de ser solicitada, el obligado está en la obligación de emitirla. En conclusión, si emites documentos con un sistema POS y uno de tus clientes te exige la factura, debes emitirla siguiendo toda la reglamentación de la facturación electrónica.
Los sistemas POS pueden ayudarte a ahorrar dinero en tu empresa
Si tu sistema POS cuenta con los equipos adecuados y con un software de calidad, tu empresa va a poder automatizar diferentes tareas de sus procesos de producción, que si se realizaran de forma manual se traduciría en perder tiempo, eficiencia y por ende dinero.
Por otro lado, con un programa íntegro y funcional las empresas pueden reducir de forma considerable los costos en horas de trabajo de sus empleados al momento de emitir reportes financieros y operativos que son de gran importancia a la hora de conocer los indicadores que muestran cómo está la salud de la empresa.
Aquí puedes consultar cómo opera la facturación electrónica en Colombia
Costo de un sistema POS de facturación
Ahora bien, para identificar el costo del sistema POS para tu negocio debes tener en cuenta las tareas que quieres optimizar y los equipos que vas a necesitar para llevar esto a cabo; en el mercado, como ya lo dijimos, puedes encontrar diferentes tipos de calidad, precios y marcas, y lo ideal es que cuentes con equipos que te brinden los estándares mínimos de calidad para garantizar una integración efectiva con el software que contrataste para evitar la incompatibilidad.
Beneficios de los sistemas POS para las empresas
Cómo puedes ver el software de tu sistema POS es una de las partes más importantes entre la alianza con el hardware y si estás pensando dos veces realizar esta inversión, debes saber cuáles son los beneficios que te garantizaran el retorno de esta inversión. Consulta aquí cuáles son lasfuncionalidades necesarias que debería tener tu software con funcionalidad POS y de facturación electrónica. Entre los beneficios principales de un sistema POS de facturación podemos encontrar los siguientes elementos que facilitan la ejecución de la facturación electrónica.
Control de inventarios
Con el control de inventarios de tu sistema POS es posible identificar los productos agotados, los que tienen una mayor rotación y los que no cuentan con una óptima rotación para que puedas desarrollar estrategias comerciales que te permitan vender estos productos.
Asistencia para la compra de materias primas
Los sistemas POS son capaces de ayudarles a los empresarios para saber cuáles son las materias primas que más necesitan en sus negocios para la elaboración de sus productos, es decir que siempre vas a contar con la materia prima adecuada para que no tengas productos agotados, también te informará si cuentas con materia prima almacenada que no estás utilizando para que no generes nuevas órdenes de compra de estos insumos. En conclusión, con un sistema POS tus inventarios de materias primas van a estar equilibrados y te evitarán gastos innecesarios.
Evita las largas filas de clientes
Con un sistema POS de facturación con periféricos puedes evitar las largas filas de clientes para pagar sus artículos, es decir que este sistema puede ayudarte a mejorar tu proceso de facturación y en la satisfacción de tus clientes lo que se traduce en clientes frecuentes para tu negocio. Conoce aquí cómo mejorar la atención al cliente con un software para POS.
Puedes implementar diferentes formas de pago
Con un sistema POS eficiente es posible establecer diferentes formas de pago, por ejemplo en efectivo, con tarjetas de crédito, tarjetas débito, con bonos y tarjetas de regalo que mejoren el poder adquisitivo de tus clientes.
Este aspecto es de suma importancia porque puedes conocer cuáles son los medios de pago que más utilizan tus clientes y por ende mejorarlo para que siempre sea posible realizar una compra.
Puedes detectar cualquier pérdida en tu empresa
Las empresas que no cuentan con este tipo de sistemas son vulnerables a los robos de dinero en las cajas, también son susceptibles a los desperdicios de mercancía y lo peor es que deben esperar a realizar los inventarios anuales para identificar estas anomalías. Con un sistema POS puedes conocer y detectar en tiempo real estas pérdidas para que realices las acciones correctivas necesarias de manera inmediata.
Tienes un mejor manejo de las devoluciones
La gestión de cambios o devoluciones de manera manual es un reto y un gran problema a la hora de cuadrar los inventarios, con un sistema POS este tipo de inconveniente puede ser solucionado de manera inmediata; esto te permitirá tener un sistema de inventario actualizado y saludable.
Puedes contratar un sistema POS a la medida de tu negocio
Los anteriores son los beneficios más comunes que puedes obtener con un sistema POS de facturación, pero la elección de un software versátil e integral sin duda marca la diferencia a la hora de obtener beneficios más detallados para tu empresa; por esta razón, si cuentas con procesos más complejos, debes buscar una empresa desarrolladora de software que te permita contar con un sistema POS a la medida; esto quiere decir que, de acuerdo con tus necesidades puedas obtener y utilizar únicamente los módulos que sean necesarios para optimizar tus procesos organizacionales.
Es claro que un sistema POS de facturación cuenta con muchas ventajas y beneficios. Lo más importante es que te centres en conseguir el éxito en la implementación teniendo en cuenta que este cuente con las funciones que necesita tu empresa y los equipos adecuados para optimizar los procesos de tu empresa. Otro aspecto de suma importancia es el soporte, ya que si presentas alguna eventualidad debes tener en todo momento el apoyo de un profesional para solucionar estos problemas.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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