Con la transformación digital y el avance de la tecnología, cientos de procesos han cambiado dentro de todos los tipos de industrias, desde la automatización de procesos, hasta la creación de medios electrónicos para las ventas, las nuevas tecnologías han permitido que el no solo el sector productivo avance a pasos agigantados, sino que los gobiernos también accedan a sus beneficios. Después del éxito en la masificación de la factura electrónica en Colombia, la DIAN estableció la obligatoriedad de la nómina electrónica impulsando el proceso de transformación digital de las empresas, te contaremos lo que implica este paso y porqué impacta directamente en la modernidad de los emprendimientos de nuestro país.
Transformación digital en Colombia
En los últimos años, la digitalización se ha convertido en uno de los principales motores para el crecimiento económico de todo país. Hacer los trámites más ágiles y cercanos para los colombianos ha sido uno de los propósitos de los últimos gobiernos.
Uno de estos significativos avances es la Factura Electrónica, un método cuyo objetivo es mejorar la operación contable al ofrecer decenas de beneficios para las empresas, con menos esfuerzo y menos riesgos de cometer errores. Con este proceso, vino todo un ecosistema digital que impacta directamente a todas las empresas de Colombia.
Las compañías sin importar su tamaño se han visto impulsadas a digitalizar sus procesos y hacer uso de herramientas tecnológicas que faciliten el cumplimiento de los nuevos requerimientos gubernamentales.
La nómina electrónica en Colombia
En el 2021 aparece la nómina electrónica en Colombia, el cual es un documento digital que equivale a la nómina tradicional de empleados, y que se diferencia por presentarse bajo un archivo electrónico que se envía tanto a la DIAN como al empleado. El proceso de emisión de nóminas electrónicas establecido por la DIAN contempla por un lado la emisión de nómina electrónica, llamadas Documentos soporte de pago de nómina electrónica y, por otro lado, notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica, que son documentos electrónicos que deben emitirse para rectificar o modificar las nóminas electrónicas en caso de error.
“El objetivo es desmaterializar otros documentos de manera que el 100% de los soportes fiscales sean electrónicos para poderles ofrecer a los contribuyentes más y mejores servicios como las devoluciones automáticas de impuestos o las declaraciones de renta sugeridas”.
Luis H. Valero, subdirector de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la DIAN También te puede interesar: 6 claves para elegir el mejor proveedor de nómina electrónica
Impacto de la nómina electrónica en las empresas
Seguramente empresas como la tuya o en la que trabajas han tenido que iniciar y estructurar un plan para la aplicación tanto de la facturación electrónica como de la nómina electrónica, sin embargo, es importante que tenga en cuenta lo que esto implica para su organización, pues más allá de convertirse en un requisito, puede beneficiar a tu empresa positivamente.
1. Acelera el proceso de digitalización de tus procesos:
El primer impacto casi inmediato, la digitalización de la nómina permite eliminar tareas operativas y tediosas que generalmente se hacían manualmente. Nos despedimos de las hojas de Excel y le damos la bienvenida al software de nómina, con el cual podemos enviar el documento de manera electrónica y se simplifica de forma significativa todo el proceso de envío y de archivo de este. Gracias a la nómina electrónica se ahorra tiempo en tareas repetitivas y, por lo tanto, aumenta la productividad de la empresa.
2. Mayor uso de la tecnología
Es evidente que estos procesos electrónicos se llevan a cabo con ayuda de la tecnología, no sólo empezamos a usar herramientas como los softwares especializados sino también con otras soluciones como la firma electrónica, logrando optimizar aún más los procesos de su empresa. Además, una vez encuentres los beneficios de estos programas querrás implementarlos en otras áreas de la compañía, puedes tener software de gestión de inventarios, para los puntos de ventas, para la contabilidad y cualquier otro que pueda ayudarte a reducir los tiempos o desarrollar otras actividades igual de importantes para el crecimiento de tu empresa, y de forma complementaria, al mismo tiempo que hay un ahorro de dinero y de tiempo.
3. Velocidad de tareas y agilidad para afrontar cambios y nuevos retos
Con un software de nómina electrónica, las empresas pueden liquidar en segundos. Normalmente, el cálculo, liquidación y pago de nómina es un proceso que requiere de la dedicación completa de al menos una persona que se encargue de esa actividad y podría tardar hasta semanas. Así mismo generar un reporte tardará solo segundos, por lo que la información estará disponible rápidamente para tomar decisiones y reaccionar ágilmente ante cualquier cambio de mercado que se pueda llagar a presentar.
4. Simplicidad en la infraestructura tecnológica:
Al contar con un software de nómina electrónica en la nube, los empresarios solo necesitan un computador para liquidar la nómina de sus negocios, podrán hacerlo desde cualquier lugar que cuente con internet. De esta forma no deberán tener equipos robustos o hardware costoso para poder tener acceso a este tipo de tecnologías.
5. Tu empresa puede estar funcionando desde cualquier lugar 24/7
Otro de los impactos más importantes es que contarás con tu información en cualquier momento y desde cualquier lugar, si quieres tener mayor flexibilidad, trabajar de forma fluida y eficaz desde tu casa o desde otro lugar puedes hacerlo, no es necesario estar físicamente en el negocio para tener el control de la administración. Si cuentas con un software ERP tendrás todo lo que necesitas en tu portátil con conexión a internet.
6. Equipo enfocado en tareas estratégicas
La automatización del proceso de nómina al eliminar tareas operativas le permite al personal encargado de esta labor ocupar si tiempo y conocimiento en labores más estratégicas, tendrás un equipo motivado con posibilidad de aportar y participar de las decisiones de la compañía en vez de simplemente hacer cuadros y cálculos aritméticos en Excel. Podrás ver crecer a tu equipo junto con tu negocio.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
