En Colombia, las personas naturales y las jurídicas deben conservar sus documentos contables por un periodo de 10 años, pero también deben almacenar otros con fines fiscales. Los últimos se deben almacenar hasta el momento en que la declaración quede en firme, en este artículo te contamos cuáles debes conservar para efectos comerciales y para efectos fiscales por si la DIAN te hace algún requerimiento.
Almacenamiento de documentos contables y fiscales en Colombia: ¿Qué documentos conservar y por cuánto tiempo?
Tiempo de conservación de documentos contables para efectos comerciales
Según los artículos 60 del Código de Comercio y 28 de la Ley 962 de 2005, cualquier entidad o persona natural debe conservar sus papeles y libros contables por 10 años. Cabe destacar que los artículos señalan que, tanto las entidades, como las personas naturales que lleven su contabilidad, deben elegir entre conservarlos de forma física o utilizando medios técnicos, magnéticos o electrónicos siempre y cuando garanticen su reproducción exacta.
Lineamientos de conservación de documentos contables
Para lo anterior, quien lleve su contabilidad debe seguir las normas que establece el Artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los lineamientos que mencionan son los siguientes:
- La información que se encuentra almacenada debe ser accesible por si es necesario una posterior consulta.
- El mensaje de datos o el documento debe conservarse en el formato que se generó, envió o recibió o en algún otro formato que demuestre o reproduzca exactamente la información generada, enviada o recibida.
Cuando se conserve el documento contable debe contener información que permita identificar el origen, el destino, la fecha y la hora en que se produjo el documento, en que fue enviado o recibido.
¿Qué debo hacer cuando pase el tiempo de conservación?
Cuando transcurra el término de conservación de los documentos contables, que es de 10 años, la persona natural o la organización puede destruir todos los libros y papeles si así desea hacerlo. Se suma que, si deseas guardarlos por más tiempo, la Ley no te impide conservarlos por más tiempo. Lo único que se debe garantizar es que el medio en donde se conserven realice una reproducción exacta de los documentos contables.
Tiempo de conservación de documentos contables para efectos fiscales
Con el fin de verificar la exactitud del patrimonio, pasivos, activos, ingresos, deducciones, costos, descuentos, rentas exentas, impuestos y de las retenciones que se encuentran consignadas en las declaraciones, la DIAN está en el derecho de solicitar a los contribuyentes la inspección de sus libros y soportes contables.
En cuanto al tiempo de conservación de la información anterior, los Artículos 304 de la Ley 1819 de 2016 y el 632 del ET indican que, tanto las personas naturales como las empresas que se encuentran obligadas a llevar contabilidad, están obligadas a conservar los documentos contables que mencionaremos a continuación, hasta que se cumpla el término de firmeza de su declaración tributaria correspondiente.
Libros de contabilidad
Dentro de los libros de contabilidad que deben llevar, tanto las personas naturales como las jurídicas se encuentran los siguientes:
- El libro diario: en este se deben registrar los movimientos diarios que realiza la persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad.
- Libro mayor: en este se deben trasladar los saldos de las cuentas al finalizar el mes.
- Libro de inventarios: aquí debe estar registrado todo el control que se tiene de la mercancía.
Comprobantes de orden interno y externo
Los comprobantes de orden interno y externo son los encargados de originar los registros contables.
Medios o archivos magnéticos
Los medios magnéticos que se encargan de contener la información contable, cuando se almacena en un computador.
Pruebas de consignaciones
Se deben almacenar las pruebas de consignación de las retenciones en la fuente que se practiquen en calidad de agente retenedor.
Copia de las declaraciones tributarias
También se debe almacenar la copia de las declaraciones tributarias que se presenten, también los recibos de pago que corresponda.
¿Qué son los documentos contables?
Antes de abordar el tiempo que se deben guardar los documentos contables, es importante aclarar su clasificación y tipos para evitar que te confundas con cada uno de ellos, aquí podemos encontrar los soportes contables, los comprobantes de contabilidad y los libros contables, los describiremos con más detalle a continuación.
Soporte contables
Los soportes contables se caracterizan por ser documentos con origen interno o externo a la empresa. Su función es servir como base para el registro de las operaciones económicas. Un ejemplo son los recibos de caja, las facturas de venta y documentos equivalentes, las notas contables y las letras de cambio.
Comprobantes contables
Los comprobantes contables son documentos que los genera la empresa para registrar todas sus operaciones. Deben estar numerados de forma consecutiva, indicar la fecha de elaboración, su origen, una descripción de la operación y las cuentas que se encuentran involucradas, además del respectivo soporte contable, según como lo indica el Decreto 2649 de 1993. Algunos de ellos son los comprobantes de ingresos, egresos, nómina y de ventas.
Libros contables
En los libros contables quedan asentados los comprobantes ordenados cronológicamente, y con base en ellos las personas o sistemas idóneos preparan los estados financieros de la compañía.
Para concluir, ten presente que las personas naturales y jurídicas que se encuentran obligados a llevar su contabilidad deben conservar sus documentos contables para fines comerciales por un periodo de 10 años.
Los documentos que tienen fines fiscales deben ser almacenados hasta el momento en que tu declaración quede en firma, después de los tiempos que mencionamos es posible almacenarlos en otro lugar o destruirlos.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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