Proceso de conservación del documento soporte de la nómina electrónica

Tiempo de lectura: 4 min

La nómina electrónica se reduce al documento soporte de pago de nómina electrónica con el que los contribuyentes detallan toda la información del pago de la nómina de sus empleados, pero para muchos aún son confusos varios procedimientos de este nuevo requisito de la DIAN

Como el proceso de conservación que va a ser el que te explicaremos en este artículo.

Proceso de conservación de la nómina electrónica

Según el Artículo 13 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, los documentos soporte de pago de la nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste, que sean generados, transmitidos y validados se deben conservar teniendo en cuenta lo que indica el Artículo 632 del ET. En todos los casos se debe garantizar que la información que se conserva debe ser accesible para consultas posteriores y, en general, que cumplan con las condiciones que describen los artículos 12 y 13 de la Ley 527 del 18 de agosto de 1999.

¿Cómo debe ser el proceso de conservación cuando se realiza con un tercero?

Si la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de la nómina electrónica se realiza por medio de un representante o un tercero; este debe estar inscrito con esta calidad en el RUT  y lo puede hacer cuando la Unidad Administrativa Especial realice el cambio informático necesario.

Luego del proceso anterior y cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica se generé por medio de un tercero, las partes deben conservar el documento que lo acredite para este fin cumpliendo los términos legales que corresponda, con el fin de ser exhibidos o enviados en el momento que la DIAN los requiera.

Aspectos legales de la conservación de la nómina electrónica

El Artículo 632 del ET indica que el término mínimo para conservar el documento soporte de nómina electrónica es de 5 años; esto aplica para todas las pruebas e información, como los libros contables, comprobantes de orden interno o externo y demás que sirvan para acreditar los valores que corresponden a los activos, pasivos, ingresos, patrimonio, costos, entre otros. 

Este lineamiento fue modificado por el Artículo 46 de la Ley 962 de 2005; esta actualización especifica que el término puede cambiar, dependiendo de la fecha en la que debes entregar tu declaración de renta, que a su vez soporta los documentos que te mencionaremos a continuación.

Aporte del Consejo de Estado

Por su parte, el Consejo de Estado se pronunció por medio de la sentencia 18971 de 2014; este le aplicó un criterio lógico y con una mejor interpretación para las normas que mencionamos anteriormente, ahora explica que el plazo para conservar los documentos de los contribuyentes declarantes y no declarantes debe ser equitativo al término de la declaración de renta, pero contabilizado a partir de diferentes momentos. 

Cambios en el Artículo 46 de la norma Antitrámites

Por su lado. El Artículo 46 de la norma Antitrámites fue modificado con el Artículo 304 de la Ley 1819 de diciembre 29 de 2016 y considera que el periodo para conservar la información del Artículo 632 del ET debe ser el mismo término de firmeza de la declaración tributaria que corresponda.

En otras palabras y como lo podemos notar siguiendo la norma, se puede concluir que los contribuyentes o declarantes deben conservar su documentos, pruebas o información por el término de firmeza de su declaración tributaria; esta puede ser en seis meses, tres, cinco, menos o más años.

¿Qué sucede con los no declarantes?

Los catalogados como no declarantes deben conservar sus documentos, pruebas o informaciones por tres años, que se contarán a partir del 1 de enero del año siguiente en el que fue elaborado, expedido o recibido.

Conservación de documentos con fines mercantiles

Otro aspecto importante que debes tener en cuenta para conservar documentos, relacionado con el Artículo 632 del ET y con el Artículo 46 de la Ley 962, es que los términos establecidos para la conservación de documentos  tributarios con fines mercantiles cuentan con un periodo de 10 años, estos lineamientos tributarios también aplican en los distintos entes territoriales según lo indica el Artículo 59de la Ley 788 del 27 de diciembre de 2002.

Conservación de tu nómina electrónica con un software

Los software son las herramientas que más se están utilizando a la hora de realizar procesos tan complejos como la facturación electrónica y la nómina electrónica, esto se debe a que los requisitos de la DIAN cada vez son más estrictos con el fin de disminuir los niveles de informalidad; por esta razón, la forma más segura y fácil de conservar tus documentos y cumplir con todos los lineamientos legales es contratando los servicios de un proveedor autorizado por la DIAN, estos cumplen sin dudas te ayudarán con esta y otras tareas más que son obligatorios para emitir tu nómina electrónica.

Un software de nómina electrónica elimina los archivos físicos

La gestión de nómina manual o utilizando otros métodos desactualizados deben ser almacenados en archivos físicos que ocupan mucho espacio y generan gastos de papel, tinta y energía. Con un software de nómina electrónica puedes conservar toda esta información en la Nube de tu proveedor, a estos datos solo vas a poder ingresar con tu usuario y contraseña; es decir que el software tiene toda la seguridad que necesitas para que tu información esté segura, algo que no pasa con otros métodos tradicionales.

Si te encuentras realizando la habilitación para emitir la nómina electrónica de tu empresa te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que podrás conservar tus documentos soporte en la Nube y acceder a ellos desde el lugar que quieras; además ponemos a tu disposición nuestro equipo de especialistas para que aclare todas las dudas que tengas en cualquier momento.


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